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업무 카톡에서 탈출하기

 

카카오톡 회사에서 절대 쓰지 말아야 하는 이유는? 카카오톡은 일할 때 쓰라고 만든 게 아니기 때문입니다. 개인용 메신저가 아닌 업무용 협업툴을 사용해야 하는 이유! 업무용 협업툴 잔디와 개인용 메신저 카카오톡을 비교해 보았습니다.

 

비교 요약

 

1. 편리한 파일 관리


카카오톡 채팅방에 공유된 파일은 나중에 참여한 사람은 볼 수 없을 뿐 아니라 약 한 달 정도의 보관 기간이 정해져 있어 시간이 지나면 볼 수 없게 됩니다. 또한 검색이 채팅방 안에서만 가능하기 때문에 그 파일이 어디에서 공유되었는지 모른다면 찾기가 매우 어렵습니다.

잔디는 한 번 공유된 파일은 만료 기간 없이 영구적으로 보관됩니다. 대화방(토픽)이나 업로드한 멤버, 기간, 파일 형식 등 다양한 필터로 검색이 가능하죠. 또한 잔디 내에서 사용할 수 있는 잔디 드라이브에 파일을 보관할 수 있습니다. 다운로드 기록을 확인한다거나 모바일에서는 다운로드를 제한하는 등 보안적인 측면에서도 뛰어납니다. 이 밖에도 파일을 다운로드하지 않고 미리보기가 가능하며 파일별로 댓글을 달 수 있어 피드백을 주고받기에 편리합니다.

 

잔디 Check Point!

  • 공유하는 파일은 만료 기간 없는 영구 보존
  • 통합 검색 및 조건 검색(대화방, 게시자, 파일 형식 등)
  • 파일은 다운로드하지 않아도 미리보기
  • 파일 댓글로 실시간 피드백
  • 잔디 드라이브로 잔디 내에서 파일 보관

 

2. 메시지 관리


카카오톡은 핸드폰 번호를 기반으로 계정이 만들어집니다. 그래서 카카오톡으로 업무를 하다 보면 개인 채팅방과 업무 채팅방, 광고 등이 섞여 있어 관리가 어려워지게 됩니다. 또한 카카오톡의 그룹 채팅방은 나중에 참여한 사람은 이전 대화 내역을 볼 수 없기 때문에 업무 히스토리를 파악하기 어렵습니다.

회사 입장에서도 카카오톡은 멤버들을 관리하기가 어렵습니다. 회사와 관련한 정보가 개인용 메신저로 관리되어 효율적으로 공유되지 않고, 보안에도 취약합니다. 퇴사자가 채팅방을 나가지 않아 회사의 정보가 퇴사자에게까지 공유되는 일이 발생하기도 합니다.

잔디는 업무용 이메일 주소를 기반으로 계정을 만들고 관리합니다. 잔디로 업무를 하면 공사 구분이 확실해집니다. 나중에 대화방에 참여하더라도 이전 대화 내역을 볼 수 있어 히스토리 파악을 위한 인수인계를 별도로 거치지 않아도 됩니다. 주제별로, 프로젝트별로 대화방(토픽)을 생성하기 때문에 업무 관리도 편리합니다.

회사의 관리자는 잔디 안에서 멤버들을 관리할 수 있습니다. 퇴사자는 탈퇴시키고, 필요에 따라 멤버를 차단시킬 수 있습니다. 처음부터 제한된 권한을 지닌 ‘준회원’으로 초대할 수도 있습니다. 따라서 정보와 메시지가 회사 안에서는 효율적으로 공유되고, 회사 밖으로 유출될 위험이 없습니다. 이 밖에도 잔디는 메시지 관리를 위해 다음과 같은 기능들을 제공하고 있습니다.

1) 수신 확인

보낸 메시지를 누가 읽었는지 알 수 있어 편리하고, 공지사항 전달 시 유용합니다. 

2) 즐겨찾기

중요한 메시지에 즐겨찾기를 설정해 나중에 모아볼 수 있습니다. 

 

3) 할 일(To do) 추가

메시지를 바로 할 일(To do)로 추가해 관리할 수 있습니다. 할 일로 추가할 때는 담당자 지정, 기한 설정, 리마인드 알림 설정 모두 가능합니다.

 

잔디 Check Point!

  • 주제별, 프로젝트별 대화방(토픽) 생성
  • 새로운 멤버도 이전 대화 내역 확인
  • 메시지 수신 확인
  • 메시지 즐겨찾기 및 할 일 추가

 

3. 외부 서비스 연동


카카오톡은 다른 외부 서비스와 연동되지 않기 때문에 모든 정보를 일일이 확인해야 하는 번거로움이 있습니다. 그 과정에서 정보가 잘못 전달되기도 하고, 바로 확인하지 않아 중요한 정보를 놓치기도 합니다.

잔디는 잔디 커넥트를 통해 그룹웨어, ERP 등 기존 시스템은 물론 구글 캘린더, 트렐로(Trello), 지라(JIRA) 등 외부 서비스와의 연동이 가능합니다. 일정을 관리하기 위해 구글 캘린더만 업데이트하면 별도로 알릴 필요 없이  잔디에서 알림을 받아볼 수 있습니다. 이러한 자동화는 커뮤니케이션에 들어가는 시간과 비용을 줄여줄 뿐 아니라 보다 정확하게 실시간으로 정보를 공유할 수 있도록 해줍니다.

잔디 Check Point!

  • 그룹웨어, ERP, 전자결재 등 기존 시스템과 연동
  • 구글 캘린더, 트렐로, 드롭박스, 깃헙, 지라 등 다양한 외부 서비스와 연동
  • 외부 서비스 연동을 통한 반복 업무 자동화로 업무 효율 향상

 

4. 부가 기능


1) 부재중 설정

카카오톡은 개인용 메신저이기 때문에 퇴근 후, 주말에 업무 내용을 공유하면 멤버들에게 알림이 갈 수 밖에 없습니다. 심지어 병가나 휴가를 낸 멤버에게까지 말입니다. 

잔디는 업무 시간 외 휴일이나 퇴근 후에는 알림을 끄거나 부재중 설정을 할 수 있습니다. 부재중 설정 시 모바일 알림이 오지 않고, 다른 멤버들이 부재중인 멤버를 쉽게 알 수 있습니다. 

 

2) 멘션(지목하기)

카카오톡은 특정 멤버를 지목하여 메시지를 보낼 수 없습니다. 그 멤버가 메시지를 읽었는지 수신 확인도 불가능합니다. 그래서 메시지를 보낸 후 1:1 채팅이나 구두로 메시지를 확인하라고 또 말을 해야 하는 경우가 생기기도 합니다.

잔디에는 대화방에서 특정 멤버를 지목하여 메시지를 보내는 멘션 기능이 있습니다. 지목받은 멤버에게는 알림이 가기 때문에 업무 처리 속도가 향상됩니다. 또한 내가 멘션된 메시지는 별도로 한 번에 확인할 수 있어 편리합니다.

 

잔디 Check Point!

  • 부재중 설정 및 알림 수신 시간대 지정
  • 특정 멤버 멘션하여 알림 발송
  • 멘션된 내용만 별도로 확인

 

Work Better Together

협업을 잘 하기 위해서는 좋은 도구가 필요합니다

일을 할 때 중요한 것은 협업입니다. 이것은 업무용 협업툴 잔디가 추구하는 가치이기도 합니다. 잔디는 처음부터 업무용으로 기획되었고 개발되었기 때문에 협업에 필요한 기능들을 모두 갖추고 있습니다. 이제 업무에 최적화된 협업툴 잔디로 업무 카톡 지옥에서 탈출하세요~

 

카톡 탈출 성공! 잔디 활용 사례

 

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