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업무 히스토리를 지울 수 있나요?(파일 관리)

안녕하세요 잔디 CX팀의 Nana입니다.

 

“파일을 일괄적으로 삭제할 수 있나요?”

“등록된 파일을 삭제하여 용량 확보가 가능한가요?”

많은 분들이 메시지와 파일을 전체 삭제 방법을 요청하시거나 관리자가 지울 수 있는지 궁금해하셨는데요!
잔디는 업무용 협업 툴(Tool)로서 메시지와 파일의 저장하고 그 히스토리를 파악하기에 매우 적합합니다.

하지만 기업의 자산인 중요한 업무 히스토리가 한 번에 사라지는 위험이 있다면 매우 우려가 되겠죠?
따라서 현재 잔디는 1:1 메시지 전체 삭제 기능이나 파일 전체 삭제 기능을 제공하고 있지 않습니다.

잔디는 클라우드 서비스의 협업 툴로 업로드한 메시지 및 파일은 사용자가 스스로 삭제하지 않는 한 영구적으로 보존됩니다.
하지만 업무 자료가 누군가의 실수로 의도치 않게 유실되거나 악의적으로 삭제될 우려도 존재합니다.
이러한 문제를 사전에 대비하기 위해 전체 삭제 기능을 제공하고 있지 않지만, 업무 히스토리를 관리하고 파일 정리를 할 수 있는 효율적인 방법을 소개하겠습니다.

따라서 이번 글에서는 업무 히스토리(메시지, 파일 등)를 잘 기록하고 관리해야 하는 이유 즉, 메시지와 파일을 삭제하고 관리하는 방법에 대한 정보를 알려드리겠습니다. :D

 

메시지 / 파일 삭제 방법은?


메시지에 마우스를 올렸을 때 나타나는 […] 더보기 버튼을 클릭해 [삭제하기] 메뉴를 선택합니다. 

  • 메시지/파일은 작성자 또는 팀 관리자가 삭제할 수 있습니다.
  • 메시지/파일은 개별 삭제만 가능하며, 삭제된 메시지는 복구가 불가능합니다.
  • 파일이 삭제되더라도 차후 다른 팀 멤버가 업무 히스토리를 파악할 수 있도록 파일의 댓글은 유지됩니다. 댓글도 같이 없애기를 원한다면 댓글 작성자가 직접 댓글을 삭제해주세요. 

‘메시지 삭제 방법’ 더 자세히 알아보기
‘파일 삭제 방법’ 더 자세히 알아보기

 

여러 파일을 삭제하는 효율적인 방법은 무엇일까요?


팀 관리자가 메시지, 파일을 삭제할 수 있다는 권한을 이용하는 방법이 있습니다.
팀의 관리자라면 파일 탭에서  모든 대화방 / 모든 멤버 / 모든 파일 타입으로 설정하신 뒤 파일별로 […] 더보기 버튼을 누르시면 삭제가 가능합니다.
특정 대화방에 있는 파일을 삭제하려면 해당 대화방을 선택해서 파일을 삭제하시면 됩니다.

일일이 토픽을 찾아서 삭제하는 방법보다 훨씬 편리하겠죠? :)


 

토픽 방에 있는 모든 내용을 삭제하려면 해당 토픽 방에 파일들을 먼저 정리(삭제)해주시고, 토픽을 삭제해주시면 됩니다.
토픽만 삭제할 경우 파일은 잔디 내 검색 결과에 남아있게 되며 사용 용량(GB) 또한 유지되므로 파일들을 먼저 정리해주시는 것이 좋습니다.
(삭제된 토픽 방의 메시지는 복구가 불가하다는 점 잊지 마세요!)

또한, 잔디에서는 한 파일을 여러 토픽에 공유할 수 있다는 점 알고 계시죠~? 여러 토픽에 공유한 파일을 최초 파일이 올라간 토픽에서 삭제했을  경우 다른 대화방에 공유된 모든 토픽에서도 파일이 자동으로 삭제되므로 업무에 혼선이 생기지 않게 파일 공유 및 삭제 시 주의해주세요.

‘팀 관리자’라면 팀 사용량을 확인해주세요.


그렇다면 메시지와 파일을 삭제한 결과는 어디서, 어떻게 확인할 수 있을까요?

[≡] – [관리자 메뉴] – [팀 사용량]에서 전송한 메시지 개수와 사용 중인 파일 용량을 확인해보세요. 팀 사용량을 틈틈히 확인하시면 파일 저장 공간을 확보하실 수 있습니다.
사용량 업데이트는 매일 새벽 시간대에 진행되고 있으며 오늘 삭제하신 파일의 용량은 내일 반영됩니다.

( 참고 ) 1:1 메시지는 토픽처럼 삭제할 수 없을까요?


토픽은 팀 관리자와 토픽 관리자가 토픽 삭제를 할 수 있지만, 1:1 채팅방은 삭제 대신 채팅 숨기기가 가능합니다.

파일 삭제와 마찬가지로 업무의 혼선이 생기는 것을 방지하기 위하여 1:1 메시지 일괄 삭제 기능을 지원하고 있지 않습니다.

채팅방을 숨기는 방법은 다음과 같습니다.
채팅 목록에서 숨기고자 하는 팀 멤버 이름 위에 마우스를 올려놓으면 채팅방 숨기기 (X)를 클릭할 수 있습니다.
채팅방이 너무 많아 정리를 하고 싶을 때, 자주 대화하는 대화방만 남겨놓고 싶을 때에는 채팅방 숨기기 기능으로 정리해 보세요!

또한, 숨겨진 채팅방을 다시 확인해야 할 때에는 [+] 채팅 시작하기에서 찾고자 하는 팀 멤버의 이름을 검색해서 대화를 다시 시작하거나 이전 히스토리를 확인할 수 있습니다.

업무 히스토리를 남기고 확인하기에 좋은 협업 툴(Tool)이니 만큼 파일을 삭제 및 관리하여 잔디를 좀 더 효율적으로 이용해 보세요~!

 

실제 유료 플랜이 적용된 잔디 팀이 궁금하실 경우 잔디 데모팀을 구경해 보세요.

그 외에 또 궁금한 사항은 support@tosslab.com 메일이나 언제든지 저희 팀으로 연락 바랍니다.

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