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잔디에서 수많은 프로젝트/자산 관리하기

안녕하세요. 크라우드펀딩 스타트업인 와디즈에서 일하고 있는 JCC 1기 남상수입니다.

저는 와디즈에서 새로운 협업툴을 찾아서 업무에 적용할 수 있도록 돕는 일을 하고 있습니다.

이번 글에서는 트렐로, 아사나 와 같이 국내에 잘 알려진 협업툴은 아니지만 와디즈에서 유용하게 사용하고 있는 협업툴인 ‘스마트시트(Smartsheet)’‘에어테이블(Airtable)’을 소개하고자 합니다. 와디즈가 성장하면서 점점 더 수많은 프로젝트와 사내 IT 자산들을 관리하게 되었습니다. 저는 이 많은 프로젝트와 자산 관리를 실수없이 동료들이 할 수 있도록 두 개의 서비스를 잔디에 연동해서 활용하고 있는데요, 그 스마트워크 비법을 알려드리도록 하겠습니다.

1. 스마트시트 : 프로젝트 관리하기

스마트시트는 엑셀이나 구글 시트와 같이 스프레드시트(Spreadsheet) 기반의 협업툴입니다. 얼핏 보면 큰 차이는 없어보이지만 실제로 스마트시트를 사용해보면 여러 구성원이 프로세스에 따라 협업하는 프로젝트를 관리하고 이에 따른 세부 업무를 처리할 때에 엑셀이나 구글 시트와는 다르게 세부 알림 설정이 가능해서 큰 업무 자동화 효과를 경험하게 됩니다.

스마트시트는 아래 이미지와 같이 간트 차트(Gantt Chart) 기능을 내장하고 있습니다. 그래서, 스마트시트가 출시된 초기에는 일정 관리가 중요한 프로젝트들을 관리하는 목적으로 주로 사용되었습니다.

또한 스마트시트는 간트 차트 외에도 열의 타입을 dropdown으로 지정할 수 있거나, 특정 Cell 값의 변화에 따라 이메일, 구글 Chat (G Suite에서 사용하는 알림 봇) 등으로 알림을 보낼 수 있는 기능을 제공하고 있습니다. 이 기능들을 잘 활용하면 일련의 프로세스가 정의된 업무들을 dropdown으로 상태값을 지정하고 각 상태값에 따라서 담당자들이 알림을 받기에 프로젝트 진행상황을 직접 확인하거나 공유해야하는 불필요한 커뮤니케이션 시간을 줄일 수 있습니다.

와디즈에서는 이와 같은 방식으로 기존에 구글 시트로 관리하던 업무들의 일부를 스마트시트로 옮겨 관리하였더니, 과거에 비해 더 효율적으로 협업을 할 수 있게 되었습니다.

예를들어 와디즈 프로젝트가 [0. 킥오프 대기 → 1. 킥오프 완료→ 4. 최종 피드백 대기 → 6. 오픈 → 7. 종료 → 9. 오픈 후 중단] 등의 과정으로 프로젝트가 진행될 때 마다 ‘현 진행상태’ 열의 값을 바꿔주면, 담당자에게 자동으로 알림이 가게 됩니다. 

특정 상태값으로 변경된 항목들에 대해서는 잔디랑 연동도 해놓아서, 스마트시트에 들어오지 않고도 토픽에서 관련자들이 빠르게 프로젝트 진행상황을 공유할 수 있도록 했습니다. 이렇게 스마트시트와 잔디를 연동하기 위해서는 프로세스 자동화 툴인 Zapier와 잔디 Incoming Webhook을 사용하면 가능합니다.

” 스마트시트로 프로젝트 관리하는 방법 브런치 글에서 더 자세히 읽어보기  ” 

 

2. 에어테이블 : IT 자산 관리하기

두번째로 소개하려는 협업툴은 에어테이블(Airtable)입니다.

엑셀/구글 시트나 스마트시트가 특정 시트 안에서만 데이터 관리를 할 수 있다는 한계를 가지고 있다면, 에어테이블은 이런 한계를 넘어 여러 시트 간 데이터 연동이 되는 신박한 기능을 제공합니다. 물론 vlookup과 같은 함수를 쓰면 엑셀/구글 시트에서도 시트간 연동이 가능합니다. 하지만 매번 함수를 걸어줘야 하는 수고를 해야하는 것에 비해 에어테이블은 최초에 한 번 두 시트의 특정한 열을 연결(link)만 시켜주면! 한 번에 두 시트 연동을 끝낼 수 있습니다. 흡사 데이터베이스와 같이 동작하는 거죠.

와디즈에서는 이렇게 데이터 연동 기능이 있는 에어테이블을 이용해서 IT 자산인 사내 PC 관리를 하고 있습니다. ‘PC 정보’와 ‘사용자 정보’를 각각 담고 있는 별도의 분리된 시트를 연결하면 데이터를 중복으로 입력하지 않고도 효율적으로 IT 자산을 관리할 수 있게 됩니다.

<와디즈 사내 노트북(PC) 정보 시트>

 

<IT 자산 사용자 클릭시 연동되어 표시되는 ‘사용자’ 정보 시트의 내용>

또한 에어테이블과 잔디의 연동도 잊지 않고 설정해서, 새로운 PC 장비가 들어왔을 때 잔디 토픽에 알림 메시지를 보내 서로 IT 자산의 변경사항에 대한 정보를 실시간으로 공유하도록 했습니다.

 

에어테이블을 활용하기 전에는 자산 관리를 구글 시트로 했었는데, ‘하드웨어/소프트웨어/사용자’ 로 나누어서 데이터를 별도로 관리하다보니 세 개 시트의 데이터가 서로 맞지 않아서 관리에 어려움이 많았습니다. 에어테이블로 관리하기 시작한 이후에는 시트 간 데이터 연동이 간편하고 데이터 입력이 정확해 효율적으로 IT 자산을 관리할 수 있게 되었습니다. 제 주변에서는 이런 활용사례를 보고서는 에어테이블로 간단한 고객관리나 Class 관리 대시보드를 만들어 본인의 업무에 다양하게 활용하고 있습니다. 진정한 스마트업무 비법이죠?!

 

적절한 툴을 골라서 쓰자

엑셀, 구글 시트, 스마트시트, 에어테이블은 스프레드시트 기반의 협업툴 들로 서로 비슷하면서도 저만의 다른 고유의 기능을 제공합니다. 각기 장단점이 있어서 어느 것이 더 뛰어나다고 말하기 힘듭니다. 당연히 여러 협업툴을 사용해보고 알아보는 것은 피곤한 일일 수 있습니다. 하지만, 협업을 해야하는 업무 성격에 따라서 적절한 툴을 선택해서 사용한다면 실제 협업툴을 적용한 이후에는 이전보다 훨씬 더 효율적으로 일을 할 수 있을 것입니다. 따라서 많은 분들이 저의 글을 읽고 작은 노력으로 큰 생산성 효과를 거두시기를 바랍니다!!

” 우리 회사에 적합한 CRM 툴 찾는 방법 브런치에서 더 읽어보기 ” 

 

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