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[커머스] 인력 30%를 줄이고도 효율성을 올린 동물사랑APS의 비결은?

잔디, 일을 바꾸다: 동물사랑APS

“잔디를 도입한 후 인력 30%가 감소하였습니다.”

 

   KEY SUMMARY

  1. 팀 별 토픽을 생성해 업무 누락이 모두 사라졌습니다.
  2. 좋아요 기능을 통해 @멘션된 담당자가 업무를 정확히 이행하였음을 확인할 수 있게 되었습니다.
  3. 구글 스프레드 시트를 잔디와 연동해 업무 자동화를 실현하여 업무 생산성이 상당히 향상되었습니다.

 

동물사랑APS는 어떤 기업인가요?


2004년부터 반려동물용품을 판매하는 쇼핑몰로 현재 20명의 직원이 있습니다. 반려동물과 함께 사는 세상을 지향하고 있으며 동물 봉사활동을 하며 가치 있는 쇼핑몰이 되고자 하는 목표를 가지고 있습니다. 15년이란 시간만큼 고객들과 꾸준한 교류를 이어가고 있습니다. 단골 분들은 온라인 주문 뿐만 아니라 전화로도 주문 주시고, 구매한 상품이 키우시는 반려동물이 좋아한다며 답례로 이것 저것 보내주시기도 해요.

 

동물사랑APS는 어떻게 협업하고 계시나요?


실시간으로 들어오는 반품, 주문 취소, 수량/제품 추가 등의 고객 요청들을 사무팀에서 물류팀으로 전달하는 건수만 하루에 수백 건이 됩니다.
상품이 입고 되면 유통기한, 재고, 재질, 금액 등이 맞는지 확인하기 위해 발주팀과 입고팀도 소통을 많이 하고 있습니다.
이렇게 사무팀과 물류팀간, 발주팀과 입고팀간의 실시간 커뮤니케이션이 굉장히 중요한데 잔디가 이 부분에서 많은 도움이 되고 있습니다.

 

기존에는 어떤 방식으로 협업하셨나요?


네이트온을 사용했습니다. 하나의 단체 채팅방에 많은 업무들이 공유돼 담당 업무를 파악하는 것부터 일이었어요.
그래서 전화나 구두로 업무를 전하기도 했는데 체계가 없었고 효율적인 소통이 잘 안되다 보니 야근이 잦아지고 업무 누락이 줄지 않았습니다. 소통이 중요해서 소통만 신경 쓰다 보니 다른 업무를 놓치는 경우도 많았어요.

 

어떻게 잔디를 도입하게 되셨나요?


저희 팀원들은 20대부터 50대까지 다양하게 있어요. 50대 분들도 쉽게 사용하실 수 있는 툴이 중요했습니다. 다른 툴은 모두가 적응하기 어려웠는데 잔디는 나이에 상관없이 모두가 금방 적응할 수 있어 도입하게 되었습니다.

<물류팀, 패킹팀 등 현장에서 잔디를 사용하는 모습, 50대 여사님도 어려움 없이 사용하실 수 있는 잔디>

 

잔디가 동물사랑APS에 어떤 도움이 되고 있나요?


전체적으로 잔디 도입 후 업무 효율성은 100% 향상, 인력은 30% 감소하였습니다.

1. 팀별/주제별 토픽: 각 팀 별로, 업무 주제 별로 토픽을 나누어 업무를 공유할 수 있게 되어서 업무 혼선이 많이 줄었습니다.

2. 히스토리 파악: 모든 기록이 잔디에 다 남기 때문에 업무 누락을 매우 많이 줄였어요. 잔디 덕분에 누락 방지에서 확실히 큰 이득을 보았습니다.

3. 커뮤니케이션 일원화: 여러가지 프로그램을 사용할 필요 없이 모든 업무를 잔디로 볼 수 있는 것이 큰 변화입니다. 공지사항도 보드뷰를 통해 한번에 전달하며, 관리자는 모든 토픽에 들어가 업무를 어떻게 처리하는지 파악할 수 있어서 따로 보고를 하지 않게 되었습니다.

4. 쉬운 인수인계: 잔디는 새로운 직원이나 다음 교대 근무자가 들어오더라도 이전의 대화 내용을 모두 확인할 수 있기 때문에 불필요한 업무 시간도 많이 줄고 인수인계도 훨씬 쉽고 빨라졌습니다.

<동물사랑APS의 토픽 활용 사례>

어떤 기능을 가장 많이 사용하시나요?


1. 구글 스프레드 시트 연동: 발송내역, 지출 증빙 등 다양한 문서를 스프레드시트에 작성하도록 하였습니다. 이를 잔디와 연동해 재무팀이 일일이 작성, 확인하지 않고도 자동으로 관련 정보를 실시간으로 받아볼 수 있어 업무의 속도와 의사 결정이 빨라졌습니다.

2. @멘션 기능: 너무 많은 업무들이 오고 가다 보니 배정된 담당자가 해당 메세지를 읽었는지 확인하기가 어렵습니다. 그래서 @멘션기능을 통해 담당자가 놓치지 않도록 하고 있어요.

3. 좋아요 기능: 당일 멘션된 사람은 해당 업무에 모두 좋아요를 누르고 가는 것이 사칙입니다. 예를 들어 물류팀은 업무가 많아 일일이 확인하였다고 메세지를 남기는 것조차 일입니다. 하지만 좋아요 클릭 한 번 만으로도 담당자가 업무를 제대로 처리했는지 확인할 수 있습니다. 현장에서 사용하기 가장 좋은 기능 같아요.

4. 파일 별 댓글 기능: 파일 별로 댓글을 달 수 있어 상품 별 히스토리와 진행된 업무 로그를 파악하기에 용이합니다.

 

잔디를 추천한다면?


“멤버 간 물리적으로 거리가 있는 기업과 교대 근무제를 하고 있는 기업에게 추천합니다.”