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잔디에서 무료로 프로젝트 관리하기

안녕하세요 CX팀 Jessica입니다. 

처음 잔디에 멤버들을 초대하면서 어수선했던 토픽 세팅도 완료되고, 잔디를 익숙하게 멤버 분들이 사용하게 되면 팀 내 커뮤니케이션은 자연스레 활발해집니다. 사내 소통이 늘어난 만큼 업무 분배도 세분화되면서 잔디를 통해 성장하는 팀들이 많습니다. 그 때 공통적으로 잔디에서 할 일 관리를 잘하고 싶습니다! 프로젝트 관리법을 알려주세요! 라는 기분좋은 질문을 많이 해주세요. 그래서 준비했습니다. 어떻게 하면 잔디에서 프로젝트를 손쉽게 관리할 수 있는지 소개해드릴게요. 

* 참고로, 쉽고 무료로 사용할 수 있는 프로젝트 관리 서비스를 소개해드립니다. 따라서 규모가 크거나 복잡한 프로젝트 관리보다는 작은 단위로 쪼개 빠르게 일처리를 할 때 참고하시면 유용할 것 같아요. 

 

잔디에서 프로젝트 관리법 알려주세요! 

 

1. 잔디 할 일 활용

잔디에서는 대화창 내의 메시지 자체를 할 일로 등록할 수 있습니다. 대화 중에 전달받은 말풍선 하나하나가 할 일로 변경되면 그 자체로 담당자, 기한, 세부설명을 포함한 하나의 업무로 등록됩니다. 잔디 팀 내 할 일은 등록된 대화방, 담당자, 기간 검색 필터를 이용해 모든 목록을 확인할 수 있기에 사내 프로젝트 진행 상황 및 상세 설명을 파악하고 수정하기 용이합니다. 프로젝트 별로 토픽을 만들어서 그 안에서 할 일들을 관리해보세요. 

 

2. 트렐로 보드 활용 

목록형으로 나열되는 잔디 할 일 보다, 더 크게 칸반 보드형태로 프로젝트 진행상황을 한 눈에 보고 싶으시다면 트렐로(Trello) 활용을 추천 드립니다. 

트렐로는 프로젝트에서 우리가 할 일 들을 흔히 칠판이나 벽에 스티커 노트로 보드에 차례대로 정리하고, 노트를 붙였다 떼었다 하면서 진행 상황을 표시하는 것처럼 온라인 상에서 프로젝트 보드를 만들고, 그 안의 카드를 여러 목록으로 움직이면서 진행 상황을 팀원들과 공유하는 서비스 입니다. 

이미지 출처 : https://www.timeanddate.com/holidays/fun/single-tasking-day

 

<잔디 팀 주간 업무 회의용 트렐로 보드> 

 

<잔디 팀 번역 프로젝트용 트렐로 보드 예시> 

 

실제 저희 팀은 다양한 트렐로 보드를 만들어 프로젝트를 관리하고 있습니다. 아래와 같은 방법으로 프로젝트를 위한 트렐로 보드를 만들어보세요. 

  • 1. 주제별로 트렐로 보드를 만들어주세요.
    • ex) 주간 회의용, 번역 작업용, 소프트웨어 업데이트 버전 관리용 등 
  • 2. 프로젝트 진행 과정 순으로 목록(List)을 만들어주세요
    • ex) 주간 회의용 보드 : To Share(공유) – To Do(할 일) – In Progress(진행 중) – Completed(완료) – Pending(보류) 순
    • ex) 번역 작업용 보드 : 중국어 번역 – 일본어 번역 – 완료 – 아카이브 저장 순 
  • 3. 목록 내 할 일 카드를 만들어주세요. 
  • 4. 라벨을 이용해 세부 내용을 표시합니다. 
    • ex) 이름 라벨 : 담당자 별로 색깔을 다르게 지정 
    • ex) 부서 라벨 : 담당 부서/플랫폼 별로 색깔을 다르게 지정 

 

3. 트렐로 잔디 커넥트에 연동하기 

트렐로 보드를 만들었다면, 여러가지 변동사항을 잔디에서 자동으로 메시지 알림을 받아 보도록 잔디 커넥트를 연동해주세요. 번거롭게 트렐로의 알림을 별도로 확인하지 않더라도, 잔디에서 자동으로 변동사항에 대한 알림을 메시지로 받을 수 있습니다. 프로젝트 진행사항 알림의 허브를 잔디 토픽으로 만드는 것입니다. 같은 토픽에 참여중인 멤버들 모두 내용을 확인할 수 있기에 업무 공유도 동시에 이뤄집니다. 

 

<잔디 팀 주간 업무 회의용 트렐로 보드를 연동한 토픽> 

 

트렐로를 잔디 커넥트로 연동할 때에는, 토픽 우측 상단 플러그 모양의 [잔디 커넥트] 아이콘을 클릭해 [연동 항목 추가하기]를 해주세요. 

이 때 유의할 점은, 너무 많은 메시지가 들어오지 않도록 트렐로에서 꼭 알림 메시지를 받고자 하는 이벤트 항목만 선택하는 것입니다. 잔디에 트렐로 알림 메시지가 무분별하게 들어올 경우 오히려 노이즈가 될 수 있으니… 만들어놓은 보드의 설정에 따라서 결정해주세요. 

  • ex) 위의 주간 업무 회의용 보드를 예시로 들면 
    • 새 할 일이 추가될 때 알림 받기 : 카드가 생성되었을 때 
    • 진행단계가 변경되었을 때 : 카드가 옮겨졌을 때 
    • 담당자가 변경 되었을 때 : 라벨이 변경되었을 때 

 

4. 트렐로 캘린더로 보기  

프로젝트 관리는 일정 관리와도 큰 연관이 있는 만큼, 캘린더 형식으로 날짜에 맞춰서 진행되는 내용들을 보고 싶으시면 트렐로 우측 상단 화면에 [Calendar] 버튼을 클릭해보세요. 주간, 월간 등 다양한 세부 설정에 맞추어서 프로젝트 달력을 볼 수 있습니다. 

 

5. Elegantt로 간트 차트 만들기  

만약 프로젝트 진행상황을 바(Bar) 형식의 간트 차트(Gantt chart)로 관리하고 싶으시다면 크롬 확장 프로그램인 Elegantt를 추천합니다. 각 일정의 시작과 끝을 그래픽으로 표시하여 전체 일정을 한눈에 볼 수 있습니다. 트렐로 보드를 잘 정리된 간트 차트로 변신시키기 위해 위에서 프로젝트 진행 과정 순으로 목록(List)을 만들어주시기를 권장드립니다. 

 

<Elegantt 간트차트가 적용된 트렐로 보드> 

 

트렐로를 간트 차트로 만들기 방법은 아주 간단합니다. Elegantt 크롬 확장 프로그램을 설치하기만 하면 됩니다. 아래와 같은 이미지의 메인 홈페이지에서 [Install the Chrome Extension] 버튼을 클릭해 프로그램을 설치해주세요. 이 후 트렐로 계정을 로그인해서 내가 간트 차트로 보고싶은 보드를 선택해주시면 됩니다. 

아마 트렐로 보드를 프로젝트 관리를 위한 간트 차트로 바꾸는데 1분도 안 걸릴거에요. 단, 크롬 브라우저 확장 프로그램을 이용해야하기에 PC 설치 프로그램 트렐로에서는 아쉽게도 적용되지 않습니다. 

 

6. 자원관리 신청 보드 활용법 

잔디에 손쉽게 연동 가능한 트렐로로 프로젝트 관리 뿐만 아니라 사내에서 자주 이용되는 자원관리 신청 페이지도 만들 수 있습니다. 목록으로 자원을 분류하고, 그 안에 각 카드를 자원으로 만드시면 사용현황을 한 눈에 정리할 수 있습니다. 라벨을 ‘대여가능,사용중,연체중’과 같이 자원이 사용되는 현황을 표시해보세요. 

또한 각 카드 안에서는 더 세부적인 내용들도 기록할 수 있기에 사용 마감 일자 (Due Date)를 지정하거나 댓글을 달아서 (Add Comment) 누가 언제 어떻게 사내 자원들을 이용했는지 써놓으면 히스토리를 파악하기에 유용합니다.      

위의 자원관리 신청 트렐로 보드는 공개해놓았으니, 한 번 씩 확인해보시고 실제 본인의 트렐로로 복사해서 사내에서 활용해보세요.  

<자원관리 신청 – 잔디 연동 샘플 보드 복사하기> 


 

7. 지라,깃헙 등 다양한 프로젝트 관리 툴 

이번 글에서는 무료로 손쉽게 잔디에서 활용할 수 있는 프로젝트 관리 방법을 소개해드리기 위해서 트렐로와 Elegantt 활용법을 중점으로 보여드렸습니다. 하지만 분명히 이외에도 지라(JIRA), 깃헙 (Github), 아사나 (Asana), 스마트시트 (Smartsheet) 등 다양한 프로젝트 관리 도구를 사내에서 사용하고 계실 것 같습니다. 이 경우에도 잔디로 모든 프로젝트 관리 도구의 알림을 모으는 방법은 동일합니다. 

 

여기저기 정보가 흩어져서 진행상황을 파악하기 어려운 프로젝트 관리가 고민이시라면, 잔디 커넥트로 관리 툴을 연동해 잔디 내부에서 한번에 확인하세요. 

 

 

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