52시간 근무제, 직장인의 업무 방식 바꿨다
잔디가 소개하는 스마트워크 트렌드
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IT, 스마트폰의 발달로 개인도 사용성 좋은 서비스들을 언제 어디서든 쉽고 간편하게 접할 수 있는 시대가 되었다. 이에 따라 편의성에 대한 기준이 높아지면서 시장은 더 세분화되었고 다양한 형태의 서비스들이 탄생하며 실생활에 많은 변화를 만들어내고 있다. 그렇다면 업무 영역에선 어떠한 변화가 나타나고 있을까? 대부분의 기업에서 필수적으로 사용하는 그룹웨어와 이메일은 어떻게 변화하고 있을까? 지금부터 이제껏 깨닫지 못했던 불편한 업무 방식을 낱낱이 꼬집어 보고 이를 해결하기 위한 방법을 소개하고자 한다.
그룹웨어라는 제품군이 사라진다.
그룹웨어(Groupware)가 영어 단어이기 때문에 해외에서도 그룹웨어를 사용하고 있을 거란 착각에 빠지기 쉽다. 외국인에게 “회사에서 어떤 그룹웨어를 사용하시나요?”라고 질문을 한다면 대부분의 답변은 “그룹웨어가 무엇인가요?”로 돌아올 것이다. 해외 기업들은 그룹웨어를 필요로 하지 않는다. 메일로 업무를 승인하고 일정 관리, 프로젝트 운영, 커뮤니케이션 등 업무 용도에 따라 사용성이 뛰어난 개별 서비스를 사용한다.
국내 그룹웨어 사업은 어떻게 시작되었을까?
그룹웨어는 수기로 진행하던 낡은 업무 방식을 디지털화하고 개인이 아닌 단체의 업무 생산성을 높이고자 탄생하였다. 종이 문서로 진행되던 업무가 전산화되어 업무 자료의 보안과 관리가 용이해졌고, 필요한 문서를 단시간에 찾아낼 수 있게 되었다. 결재판을 들고 가 일일이 서명을 받던 결재 시스템은 컴퓨터 상에서 결재 양식을 작성하여 바로 상위 결정권자에게 결재판을 전달할 수 있게 변했다. 불필요한 종이 소모가 사라졌고, 업무 대기 시간이 짧아졌으며, 외부에서도 편리하게 결재를 승인할 수 있어 업무 편의성을 상당 부분 올리는 역할을 하였다. 이후 기업만의 메일 도메인을 소유하기 위한 메일 서버를 탑재하면서 그룹웨어는 ‘회사 업무 환경을 위한 필수 시스템’으로 여겨져 그 성장은 놀라우리만큼 빠르게 진행되었다.
그러나 시대가 변하면서 그룹웨어의 사용성도 떨어지게 되었다.
현재 대부분의 그룹웨어는 이메일, 전자결재, 메신저, 공지사항, 근태관리, 캘린더, 조직도, 웹하드, 자원관리, 게시판, 보안 등 최소 10개 이상의 기능들을 포함해 제공되고 있다. 도입하는 기업에 따라 보통 3~6개월의 구축기간과 수 억원의 초기 구축비용이 발생하고, 그 외 유지보수 및 업데이트 비용이 별도로 추가된다. 이렇게 다양한 기능을 제공하는 값비싼 그룹웨어를 우리는 얼마나 잘 사용하고 있을까?
현실은 이러하다. 대부분 이메일, 전자결재 등 2~3개의 기능만 결재나 보고를 위한 용도로만 사용하고, 대부분의 업무는 사용성 좋고 편리한 서비스들을 찾는다. 그룹웨어의 메신저를 대체하여 카카오톡이나 라인으로 소통하며, 개인별로 사용하는 휴대폰의 캘린더 앱에 일정을 등록하고, 별도의 스토리지 서비스를 이용하여 문서를 보관하고 관리한다. 그렇다면 애초에 그룹웨어를 도입할 필요가 있었을까?
“그룹웨어는 비싸고 무거운 공구박스와 같다.”
그룹웨어는 공구박스와 같다. 처음에는 모든 도구들이 유용할 것 같아 샀지만, 막상 사용하는 도구는 망치와 드라이버 뿐이다. 이미 구매해 버려 창고에 먼지가 쌓인 채 방치된 공구박스와 같이 한번 구축된 그룹웨어는 새로운 기술의 도입을 어렵게 하고 업데이트를 위해 엄청난 추가 비용 지불을 요구한다. 스마트폰의 발달과 함께 모바일 호환성 역시 중요해졌으나 업데이트 비용에 부담을 느껴 2019년 아직까지도 PC에서만 업무 처리가 가능한 기업들도 있다. 한번도 사용하지 않았던 도구들에 먼지가 쌓이고 녹슬어가는 것처럼 그룹웨어의 사용성 역시 떨어지고 있다. 마치 이를 증명이라도 하듯 IT계열사의 그룹웨어 매출은 지난 3년간 절반 이상 줄었다.
그룹웨어가 아직도 업무에 필요한 도구일까?
변화하는 업무 방식
그룹웨어 기능 중 가장 많이 사용하는 이메일은 아주 오랜 기간 동안 직장인의 필수 커뮤니케이션 툴로 자리 잡고 있다. 서신이나 통화로 소통을 하던 시대에 이메일의 탄생은 그야말로 혁신이었다. 이메일은 다수의 인원과도 동시에 커뮤니케이션이 가능하고, 받는 사람과 참조(CC), 숨은 참조(BCC) 등을 통해 책임 소재를 명확히 할 수도 있으며 증거를 남기기에 편리하다. 또한 한번의 메일로 중요한 메일을 임팩트있게 전달할 수 있다는 점 외에도 많은 장점을 가지고 있다.
그러나 비즈니스 격식을 차리며 메일을 써야 하기에 불필요한 시간이 소모되고 실시간 커뮤니케이션이 어려워 결국은 메신저를 찾게된다. 그뿐만 아니라 스팸 메일을 포함한 불필요한 내용의 메일이 넘쳐나 중요 메일 구분하는 것마저도 일이 되곤 한다. 파일 정리를 따로 할 수 없어 내가 찾는 첨부파일이 어떤 메일에 있었는지 일일이 확인해야 할 뿐더러 텍스트보다는 이모티콘이나 짤등과 같은 시각적 커뮤니케이션의 비중이 높아지는 시대에 장문의 텍스트로 가득 찬 메일은 피로감을 높이는 요인 중 하나다. 가장 중요한 것은 내가 메일을 보냈어도 상대방이 해당 메일을 열어보지 않는다면 나의 메세지가 전달되지 않는 것이다. 중요한 메일의 경우는 보냈으니 확인해 달라는 연락을 추가로 해야한다.
이러한 이메일의 단점을 대체하기 위해 카카오톡이나 라인, 텔레그램과 같은 개인용 메신저 앱이 업무에서도 사용되기 시작했다. 외부에 있어도 언제든 소통할 수 있으며, 스마트폰으로 자료를 받아 공유하고, 카메라로 바로 관련 자료를 찍어 전달할 수 있게 되면서 신속한 의사결정 등을 위해 현재의 업무 방식은 자연스럽게 빠른 소통이 가능한 개인용 메신저로 그 세력을 넓혔다. 그러나 여기서도 문제가 발생하기 시작했다.
대다수의 직장인들은 회사 단톡방 하나 정도는 가진 경험이 있을 것이다. 어떤 기업은 중요한 업무 자료를 개인용 메신저에 전체 공유하고 있는가 하면, 한 회사는 직원 개인의 메신저 프로필까지 관리한다는 뉴스 기사도 나올 정도로 공과 사의 구분이 모호해지고 있다. 이러한 사회의 불만을 반영하듯 ‘퇴근 후 카톡 금지’법이 국회 근로기준법 개정안에 발의가 됐다는 소식도 들려왔다. 그룹웨어와 이메일의 불편함에서 벗어나고자 개인용 메신저로 넘어왔지만 보안, 공과 사 모호, 자료 유실 등의 문제로 여전히 문제점을 겪고 있다.
주목받는 협업툴 시장, 그 배경은?
시대가 변함에 따라 업무 방식도 계속해서 진화하고 있다. 주 52시간 근무제가 도입된 후, 업무 효율 극대화를 위한 협업의 중요성이 날로 높아지고 있다. 기업들은 소통 채널을 일원화하여 여러 팀과 실시간으로 업무를 공유하고, 불필요한 업무를 줄임으로써 생산성을 높이고자 변화하고 있다. 이러한 변화의 흐름에 맞게 기존 커뮤니케이션 방식의 문제점을 개선하고 변화된 업무 환경의 니즈를 반영한 ‘협업툴’이 떠오르고 있다. 지금부터 소개할 협업툴들은 그룹웨어와 이메일, 개인용 메신저의 불편함을 제거하고 철저히 ‘업무용 협업툴’로서 제 역할을 다하고 있는 제품들이다. 이메일이 아닌 실시간 메신저를 기반으로 외부 서비스 연동 기능을 제공해 다양한 솔루션들을 한 플랫폼에서 해결할 수 있도록 하였다.
1. 슬랙(Slack)
B2B 역사상 가장 빠른 성장세를 보여준 놀라운 기업, 슬랙 테크놀로지스(Slack Technologies)의 ‘슬랙’은 2013년에 출시해 일명 “이메일 킬러”라고 불리고 있다. 출시한 지 24시간 만에 8천 명이 가입하였으며 2019년 1월 기준으로 일일 사용자 1,000만 명을 돌파하였다. 슬랙은 클라우드 기반의 기업 커뮤니케이션 툴로 주제별 대화방 개설, 파일 공유뿐만 아니라 구글 드라이브, 트렐로 등 150여 개 이상의 타사 서비스들과 연동해 슬랙에서 모든 업무를 처리할 수 있도록 만들었다. 그뿐만 아니라 오픈 API 정책을 펼쳐 개발자들이 자유롭게 응용프로그램을 개발해 슬랙을 편리하게 사용할 수 있도록 지원하고 있다. 오토데스크, IBM, NASA, Trivago 등이 슬랙을 사용하고 있으며 아직 한국어는 지원하지 않고 있다.
2. 팀즈(Teams)
‘팀즈’는 마이크로소프트에서 슬랙과 경쟁하기 위해 시장에 선보인 피드 기반 협업툴이다. 채널을 활용해 맞춤형 주제 또는 프로젝트 그룹을 중심으로 팀을 조직할 수 있다. 통화, 화상 미팅 기능뿐만 아니라 직장인들이 사용하는 ‘오피스365’를 팀즈 내에서 공유하고 공동작업을 할 수 있단 장점을 가지고 있다. Office 365 Business Premium 이상을 사용하는 기업이라면 팀즈를 무료로 사용할 수 있으며, 단독으로는 제공하지 않고 있다. McAfee, GE, Airfrance/KLM 등이 현재 팀즈를 사용하고 있다.
3. 잔디(JANDI)
협업툴은 해외에만 있는 것이 아니다. 토스랩이 개발한 ‘잔디’는 외산 제품과의 차별성을 강점으로 시장점유율 1위(안드로이드 앱 다운로드 기준)를 차지하며 국내 협업툴 시장을 선도하고 있다. 실시간 메신저 기반의 협업툴로 외부 연동 기능을 통해 구글 캘린더, 구글 스프레드 시트, 트렐로 등과 연동해 업데이트 시 자동으로 알람을 받을 수 있게 하였고, 일과 삶의 균형을 위한 ‘근무시간 외 알림 금지’기능은 사용자들 사이에서 큰 호응을 얻고 있다. 보드뷰 기능은 전사 공지사항을 편리하게 전달할 수 있으며 무료로 제공하는 ‘결재’, ‘승인’과 같은 스탬프 이모티콘은 간단한 결재 시스템을 대체하기에 충분하다. 실제로 그룹웨어를 사용하던 모 중견 제조기업의 IT 부장은 “공지, 보고, 결재를 잔디로 옮겨 업무 자동화와 간소화를 실현하였으며 더 나은 의사 결정을 빠르게 내릴 수 있게 되었다”고 말했다. 현재 NS홈쇼핑, 컴투스, 동성코퍼레이션, 무신사 등 고객사 15만 개 팀이 사용중이다.
협업툴이 가져올 업무 변화
‘워라밸’, ‘스마트워크’가 중요한 화두로 떠오르는 가운데 전 세계 협업툴 시장은 매년 두 자리 수로 큰 폭의 성장세를 이어나가고 있다. 이는 기존의 업무 환경의 한계를 극복하여 기업 내 효율적인 커뮤니케이션과 활발한 공유로 팀 효율성을 높이고자 하는 분위기가 반영된 결과다. 협업툴을 통해 즉각적으로 피드백을 공유할 수 있고 명확한 정보 전달로 의사소통의 왜곡을 줄일 수 있게 되었다. 또한 신속한 의사결정은 물론 비효율적인 미팅이나 업무 과정을 줄임으로써 짧아진 업무 시간 동안 더 많은 일을 해냄으로써 기업의 생산성과 경쟁력을 함께 높일 수 있다. 기업들이 협업툴을 도입한 이유와 그로 인해 나타난 변화는 다음 글에서 더 자세히 다룰 계획이다.