[제조] 60년 전통의 제조기업, 동성그룹이 업무 혁신을 위해 선택한 변화는?
잔디, 일을 바꾸다: 동성그룹(Dongsung Group)
“동성의 수직적인 문화가 수평적으로 바뀔 수 있었습니다.”
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KEY SUMMARY
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동성 그룹은?
1959년 기초석유화학으로 사업을 시작한 동성 그룹은 Chemical, Environment, Bio 3가지 사업 군, 5개의 계열사를 가지고 있습니다. 석유화학, 정밀화학 등의 ‘동성코퍼레이션’, 신발 및 섬유용 폴리우레탄 소재, 산업용 흡음소재의 ‘동성화학’, 초저온 보냉재의 ‘동성화인텍’, 항공소재, 중장비 부품의 ‘동성TCS’, 습윤 드레싱, 유착 방지제의 ‘제네웰’로 구성되어있는 그룹입니다.
동성코퍼레이션은 올해 창립 60년이 된 기업으로, 옛 역사와 전통을 버리고 새로운 변화를 추구하는 것이 아닌, ‘온고이지신’ 정신으로 과거와 현재 시대를 기반으로 미래에 맞춰 변화를 추구하는 기업이 되고자 합니다. 지역사회 이웃들과 함께 성장하기 위한 사회공헌활동을 지속적으로 실천하고 있으며, 직원들의 창의성을 높이고 넓은 시각을 가질 수 있도록 유명 강사를 초청하여 매달 강연 시간도 갖고 있습니다.
제조 기업의 경직된 이미지를 탈피하고자 회사의 첫 이미지를 보여주는 라운지를 개방적으로 리모델링 하였으며, 수평적인 기업 문화를 만들기 위해 업무용 협업툴 ‘잔디’를 도입하는 등 지속적인 변화를 시도하고 있습니다.
기존의 업무 방식은 어땠나요?
“전통적인 방식으로 그룹웨어와 메일을 주로 사용하였어요.”
그룹웨어는 보고 체계가 수직적으로 일어나기 때문에 저희가 지향하는 수평적 기업 문화를 방해하는 큰 요소라고 생각했습니다. 사내 공지가 나가면 직원들의 피드백을 알 수 없는 단방향 소통의 시스템이었고, 간단한 사항도 사전 보고, 회의, 내부 승인을 받는 절차를 거치느라 의사결정에 많은 시간이 소요되었습니다. 또한 모바일 기능이 제한적이라 외근 시 실시간 커뮤니케이션은 전화나 카톡을 활용하고, 모바일 그룹웨어에서 첨부 자료를 재확인하는 등의 번거로운 절차가 반복되었습니다.
업무 혁신 프로젝트가 시작된 계기는?
“구세대와 신세대가 공존하는 임직원들의 세대간 격차를 줄이고 수평적인 기업 문화를 조성하기엔 당시의 업무 방식이 적합하지 않았어요.”
2018년부터 주 40시간 근무를 시행하게 되어 업무의 효율성을 높이고자 협업툴 도입을 고려하게 되었습니다. 보통 업무 효율성, 생산성을 높이기 위해 ‘스마트워크’를 많이 지향하게 되는데, 업무 공간을 바꾸거나 새로운 인원을 채용하는 등의 다른 방법보다 협업툴을 도입하는 것이 비용대비 가장 높은 효과를 얻을 수 있다고 판단했습니다.
이에 잔디, 슬랙, 그랩, 플로우, 팀즈, 아지트 등 9개의 주요 협업툴을 모두 직접 사용하고 비교해본 결과, 최종으로 잔디를 선택했습니다.
<잔디 도입 전 동성그룹에서 비교한 각종 협업툴 비교 표>
9개나 검토하셨는데 ‘잔디’를 최종 선택한 이유는?
“카톡처럼 사용하기 편하게 되어 있어 사원부터 임원분들까지 모두 쉽게 적응할 수 있다고 판단했어요.”
잔디는 메신저 형태의 협업툴로써 실시간으로 소통할 수 있다는 큰 장점을 가지고 있습니다. 피드 형태의 협업툴은 결국 실시간성이 떨어져 또 다른 메신저를 찾게 하고 피드 기반은 구조상 검색에 취약할 수밖에 없습니다. 잔디는 메일보다 캐주얼한 느낌이 강해 격식을 차릴 필요가 없고 우리가 추구하는 수평적 기업 문화에 잘 맞는다는 판단을 했습니다. 그 외에도 타 협업툴 대비 잔디가 비교 우위를 갖는 부분들이 많았습니다.
- 별도의 교육 없이도 전 직원들이 바로 적응할 수 있는 사용성
- 외부 서비스 연동을 통한 결재알림, 서버 모니터링, 번역 등 업무 자동화
- 주제별 대화방 생성
- 쌍방향 실시간 커뮤니케이션
- 신속하고 전문성 있는 고객 지원
- 지속적인 업그레이드로 잔디에 대한 강한 신뢰 (6개월 테스트 기간 내에도 서비스가 계속 변화하는 것을 보면서 신뢰도가 쌓임)
임직원 80% 이상이 활발하게 쓰시던데 사내 확산을 위해 어떤 노력을 하셨나요?
“새로운 것을 도입했다고 해서 직원들이 알아서 사용할 거란 생각은 버려야 해요.”
가장 먼저 그룹웨어에서 반드시 필요한 기능을 제외하고는 전부 잔디로 이관하였습니다. 정리해보니 결국 20개가 넘는 그룹웨어 기능 중 꼭 필요한 것은 메일과 전자결재 뿐이었습니다. 전자결재는 잔디와 연동해 실시간으로 모바일 알림을 받을 수 있도록 조치하였습니다. 결재를 올리는 직원들도, 결재를 승인하는 관리자들도 모두 신속하게 업무를 처리하게 되어 잔디가 빠르게 확산되었습니다. 그 뿐만아니라 그룹웨어에 있던 메신저를 제거하였고, 공지 게시판, 커뮤니티, 소식지, 뉴스 등을 모두 잔디로 옮겼습니다.
기업문화 팀에서는 ‘메세지 확인여부 기능’을 통해 공지사항 토픽 내 메세지를 장기간 읽지 않은 직원들에게 일일이 커뮤니케이션하며 잔디를 사용할 수 있도록 안내하였습니다. 이 외에도 직원 혜택과 같은 여러 공지사항들을 오로지 잔디 토픽에서만 확인할 수 있도록 했습니다.
마지막으로 가장 중요한 것은 경영진의 의지라고 생각합니다. 아무리 좋은 툴이어도 위에서 사용하지 않는다면 실무진들도 잘 사용하지 않습니다. 사장님과 전무님께서도 사내 소통과 협업을 강조하셨고, 실제 잔디를 통해 직원들과 적극 소통하면서 사용을 독려하셨습니다.
잔디를 어떻게 활용하고 계신가요?
1. 전자 결재 알림: 그룹웨어는 결재요청이나 승인이 되어도 따로 알람이 오지 않아 일일이 시스템에 들어가서 확인해야하는 불편함이 있었습니다. 잔디와 연동을 통해 결재가 올라오면 관련 정보가 바로 전송돼 빠른 업무 처리가 가능합니다.
2. 서버 및 SAP 연동: 사내 주요 IT 시스템 상태에 대한 알림을 잔디로 받고 있습니다. 색상에 따라 서버의 상태를 확인할 수 있어서 이슈가 발생했을 때 즉각적으로 대응할 수 있게 되었습니다. SAP 마감 현황도 자동화하였습니다. 기존에는 결산 여부와 모든 데이터를 일일이 확인했지만, 이젠 잔디의 알림만으로도 마감 현황을 한눈에 확인합니다.
3. 번역봇 활용: 해외 법인 담당자가 즉각적으로 커뮤니케이션할 수 있도록 파파고의 API를 연동하였습니다. 영어, 중국어, 일본어, 인도네시아어 등 여러개의 언어를 명령어를 사용하여 잔디에서 바로 번역해볼 수 있어서 현지 담당 직원들이 편리하게 쓸 수 있도록 지원하고 있습니다.
4. 전사 공지: 그룹웨어에서는 공지가 나가도 직원들이 확인을 하였는지, 공지에 대한 피드백이 있는지 확인하기가 어려웠습니다. 처음 잔디를 도입했을 때 공지에 직원들이 댓글을 달면서 반응을 천천히 보이기 시작했고, 이제는 잔디 내 직원들의 반응을 보며 새로 생긴 사내 제도의 성패 여부를 판단하기도 합니다.
5. 외부 협업: 회계 법인, 인사 외부 업체, IT 등 전체 인력 중 5%가 외부 인력으로 이루어져 있습니다. 준회원 기능 덕분에 필요한 정보만 단계별로 노출하고 커뮤니케이션도 수월해져 외부 인력과 편리하게 협업할 수 있게 되었습니다.
잔디를 도입한 후 어떤 변화가 생겼나요?
“수직적이고 비효율적인 업무들이 사라져 업무 생산성이 상당히 높아졌어요.”
1. 의사소통 왜곡 감소: 보고자의 성향에 따라 데이터 해석이 다를 수 있기 때문에 올바르지 않은 결과가 도출될 수 있었습니다. 하지만 이제 모든 데이터가 잔디로 자동 수신되기 때문에 전 직원들이 관련 데이터를 투명하게 확인할 수 있고 이에 대한 의사소통도 즉각적으로 이루어지게 되었습니다.
2. 업무 자동화: 외부연동 기능으로 업무 자동화(전자 결재 알림, 마감 현황 모니터링, RSS를 통한 뉴스 클리핑 등)를 실현하여 같은 시간에도 더 많은 일을 처리할 수 있게 되었습니다.
3. 신속해진 의사결정 : 업무 공유가 활발해지고 즉각적으로 피드백을 주고받아 의사결정이 보다 빨라졌습니다. 특정 사안에 대해선 투표를 통해 임직원 분들의 의견을 수렴하기 때문에 해당 결과를 경영진 분들도 바로 확인하고 수용하게 되었습니다.
4. 업무 히스토리 관리: 신규 입사자에게 매번 같은 내용들을 반복적으로 알리는 것이나 단순 내용도 인수인계 과정을 거쳐야 하는 것이 비효율적이라 느꼈습니다. 업무 내용을 모두 데이터화 하면 조금 더 효율적이지 않을까 생각하였는데 잔디는 모든 대화 내용이나 파일이 삭제하지 않는 한 영구적으로 남아 있어 업무 히스토리를 관리하거나 인수인계를 할 때 훨씬 편리해졌습니다.
5. 공과 사 분리: 잔디는 업무전용이라는 개념이 있어 개인 영역을 침범하지 않게 되었습니다. 퇴근 후에도 업무 관련 연락을 받지 않게 되었고 워라밸을 중시하면서 개인 시간을 존중하는 문화가 자리잡게 되었습니다.
6. 미팅 감소: 실시간 의사결정이 가능해져 불필요한 미팅이 많이 줄었습니다. 자리에 계시지 않을 경우엔 의견이나 안건을 전달하기가 어려웠는데 이젠 잔디에 남기면 무조건 보신다는 신뢰가 쌓여서 간단한 의사결정은 잔디로 하게 되었습니다.
7. 수평적인 기업 문화: 의사소통 채널이 일원화 되었고 단방향으로 이뤄지던 커뮤니케이션이 쌍방향으로 변화되어 수평적인 기업 문화가 조성되기 시작했습니다. 이전엔 사장님을 직접 뵙고 대화를 나누는 것 외에는 소통할 기회가 많지 않았지만 이제는 이모티콘을 통해서 조금 더 부드럽고 편하게 의사소통할 수 있게 되어서 잔디를 통해 직접 의견이나 업무 내용을 전달할 수 있게 되었습니다.
잔디를 추천한다면?
“해외 법인, 지사, 계열사, 공장 등 여러 커뮤니케이션 구조를 가진 기업에게 잔디를 추천합니다.”
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