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구글 캘린더 + 잔디로 일정 관리하기

잔디에서는 일정 관리를 어떻게 할 수 있나요? 잔디 자체에서는 캘린더가 없던데… 가장 많은 분들이 주시는 질문 중 하나입니다. 그 답은

 

” 구글 캘린더를 잔디에 연동해 알림을 받아 일정 공유를 할 수 있습니다. ” 

 

입니다. 그럼 어떻게 잔디 팀은 100% 구글 캘린더를 활용해서 빠짐없는 일정 관리를 하고 있는지 보여드릴게요. 

 

1. 구글 캘린더 목록 정리하기 

먼저 내가 자주 확인해야하는 구글 캘린더 목록을 정리합니다. 처음에 구글 캘린더 화면에 들어가시면 본인의 캘린더와 생일 또는 국가 휴일 같은 기본 캘린더만 표시됩니다. 그렇기에 협업을 위해 내가 자주 보거나 잔디에 연동 알림을 받고 싶은 캘린더들을 우선 추가해주세요. 

 

1-1) 자주 확인해야하는 우리 팀원, 팀장님 캘린더 추가하기 

1-2) HR팀에서 관리하는 연차휴가 캘린더 추가하기 

1-3) 전사 또는 프로젝트 업무 일정 공유용 캘린더 추가하기 

 

[캘린더 추가] 버튼에 동료의 계정 이메일 주소를 입력하시면 됩니다.  

 

또는 해당 캘린더 관리자에게 공유 메일을 보내달라고 요청하세요. 이후 나의 구글 캘린더 중 ‘다른 캘린더’ 목록에 공유받은 캘린더가 추가된 것을 확인할 수 있습니다. 

더 자세한 캘린더 공유 방법은 구글 고객센터에서 확인 >> 

 

2. 잔디 커넥트로 구글 캘린더 연동하기 

구글 캘린더 목록이 정리되었으면 일정 알림을 잔디로 받을 수 있도록 연동합니다. 

2-1) 토픽 우측 상단에 플러그 모양 [잔디 커넥트] – [연동 항목 추가하기] 를 클릭합니다. 

 

2-2) 구글 계정 로그인 후, 나타나는 캘린더 중 잔디에 연동하기 원하는 캘린더를 선택해주세요. 잔디 커넥트 당 1개의 캘린더만 연결됩니다. 1:1 매칭이에요.

 

2-3) 이제 알림 설정 시간과 어떤 일정 변동 상황을 알림 받을 지 상세 내용을 체크합니다.

 

2-4) 토픽에 연동한 캘린더 알림이 들어오는 것을 확인할 수 있습니다. 

 

“새로 생긴 나의 일정 및 수정현황을 실시간으로 알림받을 수 있습니다”

“동료의 일정도 알림 받을 수 있습니다” 

” 우리 팀 프로젝트 일정도 공유할 수 있습니다”

” 연차 현황 관리도 구글 캘린더와 잔디면 오케이 ! ” 

 

 

3. 캘린더에 일정 등록하기 

캘린더 일정을 등록할 때는 아래 두가지 팁을 유념해주시면 스마트하게 일정 관리를 할 수 있을것 같습니다. 

 

3-1) 일정 참석자 추가하기 

일정에 같이 참여하는 동료가 있다면 [참석자 추가]를 해주세요. 동료의 계정주소 또는 위 1번 단계에서 추가한 캘린더 이름을 입력하면 됩니다. 

 

3-2) 공개/비공개 여부 설정하기 

내가 그 시간에 일정은 있지만, 자세한 이름이나 내용을 밝히고 싶지 않을 경우에는 ‘비공개’ 설정을 해서 다른 사람들이 보지 않도록 할 수 있습니다. 개인적인 스케줄 등록시에 활용해보세요. 

 

4. 캘린더 등록을 규칙화하기  

구글 캘린더 + 잔디로 일정 관리하기로 마음 먹었다면 팀 멤버들 모두 캘린더 등록을 규칙화해야 효과가 있습니다. 캘린더 등록을 습관화! 생활화! 해주세요. 아래와 같은 장점이 있습니다. 

 

4-1) 빈 시간을 보고 회의 시간을 잡을 수 있다. 

동료들의 캘린더 현황이 한 눈에 보이니, 빈 시간을 보고 회의를 요청할 수 있습니다.  ‘이 때 회의 시간 괜찮으신가요?’ 하고 물어보는 번거로운 일이 없어집니다. 

 

4-2) 동료들의 위치나 스케줄을 파악하고 투명하게 공유할 수 있다. 

가끔 동료들이 사무실에 없으면 위치나 일정을 파악하기 어려웠던 적 있으시지 않나요?
이제 모두 자신의 일정을 구글 캘린더에 넣어 놓았다면 언제든지 서로 화면에서 일정을 확인할 수 있습니다. 또한 잔디에 일정 알림 메시지도 오기에 번거롭게 일일이 ‘저 OO 미팅하러 홍대 가요~’ 라고 말하지 않아도 되겠죠. 팀원들의 스케줄이 투명하게 공유되는 장점이 있습니다. 

 

4-3) 일정이 변경되거나 삭제될 경우 자동으로 동료들에게 알림을 줄 수 있다. 

자동 일정 생성 알림이 오는것과 마찬가지로 일정이 수정되거나 취소될 때 잔디 메시지로 알림을 받도록 설정할 수 있습니다. 회의실이나 시간이 바뀌었거나 아예 일정이 취소되었을 때도 바로바로 알림 메시지를 보낼 수 있으니 참석자들이 일정 관리를 하기에 편리합니다. 


 

 

구글 캘린더 + 잔디로 일정 관리하기 글 보니  ‘우리 팀에도 적용해야겠다!’ 라는 생각이 들지 않으시나요?
더이상 회의시간 맞추느라 여러 사람에게 스케줄 물어보거나 변경 시간을 알려주는데 불필요한 시간을 낭비하지 말고 스마트워크를 하시길 바랍니다. 

 

구글 캘린더와 잔디 도입문의는 support@tosslab.com 으로 언제든지 연락주세요.

 

 

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