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복잡한 품의 절차 간단하게 해결하기

휴가, 명함, 결재 등 품의를 올릴 때 어떤 방식으로 관리를 하고 계신가요? 혹시 간단한 품의도 너무 많은 시간을 할애하고 계시지는 않으신가요? 오늘은 구글 설문과 잔디를 이용하여 1분이면 가능한 품의 절차 방법에 대해서 알려드리려고 합니다.

그 중 대표적으로 직장인 여러분이 가장 관심 있어하는 “휴가 신청”을 예시로 상세하게 안내드리겠습니다. 
(명함 신청이나 직무교육 신청 또는 비용 결제 등도 동일한 형식으로 활용이 가능합니다.)

아래 이미지와 같이 휴가를 가고 싶은 팀 멤버가 휴가 신청 양식의 구글 설문지 폼을 작성해서 [제출]만 하면 바로 잔디로 담당자가 휴가 신청 알림을 받아 볼 수 있습니다.

(예시) 양식을 작성해서 제출하면 담당자가 실시간 신청 확인 가능
 

 

구글 설문지 양식을 이용하여 ‘휴가 신청’ 관리하기


[Step 1]  휴가사용 신청서 양식 만들기

[Step 2]  휴가 신청 토픽과 연동하기


 

[Step 1] 휴가 사용 신청서 양식 만들기

1. 신청서 양식 만들기

(예시) 구글 설문지를 이용한 휴가 신청서

 

2. 구글 스프레드 응답 시트 생성

  • 휴가 신청서에 필요한 질문과 답변을 완성한 후 [응답] 시트를 생성합니다. 시트 생성은 구글 스프레드 시트 아이콘을 클릭하면 생성하실 수 있습니다.
  • 새 스프레드 시트를 만들어서 사용하거나 기존 스트레드 시트에서 선택해서 만들 수 있습니다.
구글 스프레드 시트 아이콘 클릭하여 설문 응답 시트 생성

 

3. 신청 – 응답 테스트

  • 휴가 신청서를 작성해서 [제출]하면 그 즉시 응답 시트에서 신청 확인이 가능합니다.
  • 정상적으로 신청서가 들어오는지 테스트를 통해서 확인해보세요.
(예시) 휴가사용 신청서 시트

 

휴가 신청 서식을 완성했으면 다음은 잔디와의 연동 방법을 살펴볼까요?

 

 

[Step 2]  휴가 신청 토픽과 연동하기

1. 잔디 커넥트 Incoming Webhook 연동

  • (구글 스프레드 시트 정보를 연동할) 토픽 우측 상단에 플러그 모양의 [잔디 커넥트] 버튼을 누른 후에 [연동하기]를 클릭해주세요.

  • 잔디 커넥트 항목 중 하단에 있는 [Webhook 수신 (Incoming Webhook)] 의 [연동 항목 추가하기] 버튼을 클릭합니다.

  • 커넥트 세부 사항을 설정해주세요.
  • Webhook URL은 [복사하기] 버튼을 클릭해 클립보드에 저장합니다.
  • 연동할 토픽이 제대로 설정되어 있는지 확인해주세요.
  • 웹훅의 프로필 사진과 이름을 설정해주세요.

 

2. Zapier에서 JANDI 베타테스터 등록하기

Zapier에서 JANDI 어플을 쉽게 연동하기 위해 우선 베타테스터로 아래 링크를 통해 등록해주세요. 

베타테스터 등록 링크 : bit.ly/zapier-jandi

Zapier는 구글 스프레드시트, 잔디, 지메일 등등 여러 서비스를 연결하도록 도와주는 웹 서비스 연동 플랫폼입니다. 베타테스터 등록 링크를 통해 Zapier에 로그인해서 [Accept Invie & Build Zap] 버튼을 클릭하면 3번 단계에서 JANDI 어플이 표시될 준비가 완료됩니다. 

 

3. Zapier에서 Zap 만들기

  • 3-1. 구글 스프레드 시트와 잔디 커넥트 웹훅을 연결하기 위해 재피어(Zapier)에 들어갑니다. 로그인 후, 메인 화면 우측 상단의 [Make A Zap!] 버튼을 클릭합니다.
    • Zapier는 여러 서비스를 연결하도록 도와주는 웹 서비스 연동 플랫폼입니다.
    • Zap은 Zapier 서비스의 연동 항목의 단위입니다.

  • 3-2. 1. When this happens 단계에서 구글 시트(Google Sheets) 앱을 선택합니다.

 

 

  • 3-3. Trigger Event는 New Spreadsheet Row 로 새로운 행 내용이 들어올 때마다 알림 받기로 선택할게요.
    예를 들면, 새로운 휴가 신청이 들어올 때마다 새로운 시트에 행이 입력되기 때문에 알림을 받는 형식입니다. 완료 후 [CONTINUE] 버튼을 클릭해 다음 단계로 넘어갑니다. 

 

  • 3-4. 구글 계정을 로그인해서 연동합니다. 

 

  • 3-5. 신청자 명단이 정리되고 있는 구글 스프레드시트(Spreadsheet)와 세부 워크시트(Worksheet) 항목을 선택해주세요. 완료 후 [CONTINUE] 버튼을 클릭해 다음 단계로 넘어갑니다. 

 

3-6. 이제 꼭!! Test & Continue 버튼을 눌러 정상적으로 데이터들이 연결되었는지 확인해주세요. 테스트가 정상적으로 진행되지 않으면 연동이 잘 되지 않고 에러가 나는 경우가 많습니다. 

테스트로 샘플 데이터까지 정상적으로 연결된 것을 확인되면 [Done Editing] 버튼을 클릭해 다음단계로 넘어갑니다. 

 

3-7. 위에서 받아온 구글 시트의 데이터를 이제 잔디 메시지로 변환할게요. 2.Do this… 부분에서 ‘JANDI’를 키워드로 검색해서 JANDI 1.0.2 어플을 선택합니다. 

JANDI 어플이 검색되지 않는다면, 2번 베타테스터 등록 단계가 정상적으로 완료되지 않았기에 2번 단계를 재시도해주세요. 

 

Action Event는 자동으로 Send Incoming Webhook으로 선택됩니다. 완료 후 [CONTINUE] 버튼을 클릭해 다음 단계로 넘어갑니다. 

 

3-8. 잔디 계정 이메일과 비밀번호로 로그인을 합니다. 

 

3-9. 잔디 메시지로 받을 웹훅 정보를 설정합니다.

  • Webhook URL은 위의 1-3번 단계에서 복사해 놓은 잔디 웹훅 URL을 그대로 붙여 넣습니다.
  • Messeage, Title, Description에 입력할 내용들을 선택합니다.
    • [=+] 버튼을 클릭해, 구글 스프레드시트에서 입력할 내용을 가져올 수 있습니다. 
      • ex) 신청자 이름, 부서, 휴가 기간, 휴가 유형 등 
    • 직접 키보드로 입력해 원하는 글귀를 넣을 수도 있습니다. 
    • [구글 시트 신청서로 이동하기](http://docs~~ )와 같이 잔디 텍스트 효과를 추가해 연결 링크를 넣을 수도 있습니다. 
    • 잔디 텍스트 효과 방법 알아보기 : 메시지에 연결 링크 추가하기

⬇︎

< 잔디 웹훅 메시지 템플릿 적용된 예시> 

  • 3-10. 마지막입니다. [TEST & CONTINUE] 버튼을 눌러 정상적으로 잔디 메시지가 들어오는지 테스트를 진행합니다. 

  • 완료 뒤에는 꼭 Zap을 우측 상단 화면에서 [On]으로 켜주세요. On이 되어 있을때만 아래와 같이 연동된 메시지가 들어오는 걸 확인할 수 있습니다. 

  • 3-11. 토픽에 연동된 웹훅은 언제든지 나중에 중단/수정/삭제도 가능합니다. 

 

3. 관련 담당자 초대

  • 해당 토픽에 관련 담당자를 초대해 줍니다.
    • ‘휴가 신청’ 토픽의 경우: 부서장, 인사 담당자
    • ‘명함 신청’ 토픽의 경우: 구매 담당자, 담당 디자이너
(예시) ‘명함신청 알림’ 토픽의 멤버 목록

 

잔디 인사팀에서는 아래와 같은 신청서를 통해서 팀 멤버의 신청 알림을 받아 보고 있습니다. 팀 멤버는 신청이 간편하고 담당 관리자는 빠르게 확인을 할 수 있어 훨씬 효율적으로 업무를 하실 수 있습니다.

  • 명함 신청
  • 휴가 신청
  • 비용 결제
  • 직무 교육 신청 
(예시) 잔디 팀에서 사용하고 있는 각종 신청서

 

어떠신가요~? 그 밖에도 각 종 신청서를 잔디로 받아보는 것이 가능하니 시도해 보는 것을 추천합니다! 구글 설문지와 잔디 알림을 이용해서 좀 더 편리하게 업무를 진행해보세요!

 

1 개의 코멘트
  1. 신철욱 말한다

    영업의 구매요청 -> 구매팀 간에도 사용할 수 있겠습니다. 감사합니다.

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