시간을 효율적으로 사용할 수 있는 ‘업무 우선순위’
잔디가 소개하는 스마트워크 트렌드
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업무를 시작할 때 우선순위를 정하지 못하는 사람이 있다. 해야 할 일은 많은데 무엇을 먼저 해야 하는지 몰라 우왕좌왕하다 결국 하루면 마무리할 수 있는 일을 이틀, 사흘 동안 하는 사람들을 많이 봐왔다. 일의 우선순위를 정하는 것은 시간을 효율적으로 사용하고 일의 생산성을 높이는데 크게 기여한다.
나의 경우, 업무 메모를 하고 눈으로 우선순위를 정해서 일한다. 눈으로 우선순위를 정하지 못할 경우 메모된 목록을 보고 일의 순서를 적는 것을 권한다. 그것도 복잡하다면 포스트잇으로 다시 한번 일의 순서를 메모해서 붙여 두는 방법도 있다.
순서를 정하는 일반적인 규칙은 빠르고 쉽게 처리할 수 있는 일부터 정하는 것이 좋다. 이러한 규칙은 평소의 기준을 말하는 것이며 그보다 우선되는 것은 상사가 급하게 요청한 일이다. 전화나 메일 보내는 것이 가장 쉽게 할 수 있는 일이지만 지금 당장 기획서를 수정해 달라는 지시를 받고도 일 순서의 일반적인 규칙을 따라가서는 안된다. 급하게 요청된 업무는 빠르고 쉽게 처리하는 것보다 우선순위가 더 높아야 함을 잊지 않아야 한다. 그럴 때는 빠르게 우선순위를 변경해 상사가 요청한 업무를 먼저 처리할 수 있는 순발력을 발휘해야 한다.
일반적인 규칙의 빠르고 쉬운 일이라 함은 전화로 확인해야 하는 일, 메일을 보내는 일 등을 말한다. 이런 일은 오랜 시간이 걸리는 일이 아니기 때문에 바로 처리할 수 있다. 전화 통화는 퇴근시간이 가까워져 처리하지 않고 빠르게 오전 중 처리하는 것이 가장 좋다. 부재중일 경우 메모를 남겨 두면 다시 전화가 올 테니 미뤄질 일이 없다. 메일 또한 마찬가지다. 전달해야 하는 내용이 필요한 메일이라면 보낸 것으로 그 일은 끝난다. 혹은 상대에게 회신을 받아야 하는 메일이라면 언제까지 회신을 부탁한다는 메모와 함께 메일을 보내 놓으면 일단 처리됐고 회신이 올 때까지는 잊을 수 있다.
급한 일을 처리하고, 빠르게 처리할 수 있는 일을 마무리한 다음은 일의 중요도에 따라 시작하면 된다. 보통 중요한 일을 뒤로 미뤘을 때 다른 일을 하면서도 마음 한구석이 무겁다. 중요한 일을 먼저 처리하고 나면 나머지는 의외로 쉽게 풀리는 경우가 많다. 이는 경제학자 파레토가 만들고 경영컨설턴트 조지프 주란이 주장한 20% 주요 문제를 해결하면 80%는 저절로 해결된다는 ‘소수와 사소한 다수(the vital few and the trivial many)’로 주장한 ‘2080법칙‘과 같은 맥락이다.
다만, 일을 하다 보면 자신이 예상했던 것보다 쉽게 풀리지 않을 때가 있다. 예를 들어 오후 4시경 마무리가 되어야 다음 업무를 진행할 수 있는데 시간이 가까워져도 마무리될 기미가 보이지 않을 때는 일의 순서를 바꿔보는 것도 방법이다. 되지 않는 일을 끙끙거리며 끝내 보겠다고 시간을 보내다 다음일까지 미뤄지는 경우가 발생하기 때문이다. 만약 당일까지 마무리해야 하는 일이라면 보고해야 할 상대에게 미리 양해를 구해 늦어짐을 알리고, 다음날까지 해도 되는 일이라면 잠시 생각의 전환을 통해 다른 업무를 해 보는 것이 좋다.
또한, 자신의 우선순위대로 일을 하다 다른 업무가 들어오는 경우가 있다. 업무를 효율적으로 처리할 수 있는 사람은 일의 ‘선별 능력’도 가져야 한다. 현재 자신이 가진 업무와 추가적인 업무를 선별해서 우선순위를 정할 수 있어야 한다는 뜻이다. 본인이 반드시 해야 할 업무라면 업무 조정을 할 줄 알아야 하며, 우선순위에서 밀려남에 대해 요청한 상대에게 말해줄 수 있어야 한다. 그런 고민 없이 업무를 받으면 결국 일의 우선순위도 무너지고 상대가 부탁한 일도 제시간에 처리할 수 없게 된다.
우선순위를 정하며 일을 진행한다는 것은 자신의 생산성을 높일 수 있다는 것이다. 생산성이 올라가면 남들과 같은 시간을 다르게 사용한다는 의미이여 사회생활의 큰 경쟁력이 되며 효율적인 시간 관리을 할 수 있는 사람이 된다.
일의 생산성과 효율성을 높이는 여러가지 습관이 있다. 일의 우선순위를 정하는 일 또한 이러한 습관 중 하나이다. 작은 습관들이 모여 자신의 업무 스타일을 만들고 사회에서는 ‘일 잘하는 사람’, 개인적으로는 ‘자기 관리를 잘 하는 사람’이 될 수 있음을 기억하기 바란다.
