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[리테일] 온누리H&C의 스마크워크 실천 방법 3가지

잔디, 일을 바꾸다 : 온누리H&C

“불필요한 업무와 미팅이 모두 사라졌습니다”

 

 

l 국내 최초, 최대 약국 프랜차이즈 온누리H&C


온누리H&C는 1991년 온누리 약국 체인에서 시작해 올해로 29년차를 맞았습니다. 2015년 온누리H&C(Health&Communication)으로 사명을 변경하고 약국 체인과 더불어 다양한 헬스케어 사업으로 그 분야를 확장해 왔습니다. 현재 전국에는 약 2080처의 약국 가맹점을 운영하고 있으며, 헬스케어 사업으로 글루콤 영양제와 같은 300여 개의 자체 상품(PB)도 선보이고 있습니다.

 

 

l 온누리, 스마트워크를 실현하다


약국 산업은 전반적으로 보수적이고 수직적인 문화가 형성되어 있습니다. 하지만 온누리H&C는 시대의 변화에 발맞추어 이러한 조직문화를 혁신하고 스마트워크를 실현하고자 다방면으로 변화를 시도하고 있습니다.

1. 스마트 오피스

팀과 업무 영역을 넘어 서로 소통할 수 있는 환경을 조성하기 위해 스마트 오피스를 도입했습니다. 스마트 오피스의 가장 큰 특징은 자유좌석제와 스마트 라운지입니다. 일반 사무실에서는 본인의 개별 업무에만 집중하던 것과는 달리 수평적인 업무 교류가 가능해져 서로 대화하고 협력하는 업무 문화가 형성되었습니다.


온누리H&C의 스마트 오피스

 

2. 협업툴 잔디

하드웨어 뿐 아니라 소프트웨어에도 혁신이 필요하다고 생각해 협업툴 잔디(JANDI)를 도입했습니다. 업무별로 토픽을 만들어 부서 간 소통은 물론 기안 품의, 사내 자료 공유까지 모든 업무를 잔디에서 하고 있습니다. 이메일, 전자 결재, 메신저, 전화 등 산재되어 있던 업무 채널이 잔디 하나로 단일화되어 체계적이고 효율적인 업무가 가능해졌습니다. 

온누리H&C 잔디팀의 토픽 목록

 

3. 밸류커미티

젊은 직원들을 중심으로 밸류커미티(Value Committee)를 만들어 치킨 파티, 야구장 소풍 등 다양한 사내 문화 행사를 기획하고 있습니다. 예산을 회사에서 지원하고 직원들이 주도적으로 진행하고 있기 때문에 사내 분위기가 더 젊고 역동적으로 바뀌었습니다. 이 밖에도 직급과 상관없이 서로간의 호칭을 ‘OO님’으로 통일하는 등 수평적인 문화를 조성하기 위해 노력하고 있습니다.


스마트 라운지에서 사내 행사를 즐기는 직원들

 

 

l 잔디, 업무 문화를 바꾸다


협업툴 도입을 추진하면서 가장 고민했던 부분은 ‘소통’입니다. ‘내부 조직간의 소통, 그리고 전국 2천여 개 가맹점들과의 소통을 스마트하게 하는 것’ 두 가지 과제가 있었습니다. 여러 협업툴을 검토해 보았지만 그 중에서도 메신저 기반의 잔디가 온누리H&C가 고민하는 소통의 문제를 가장 잘 풀어줄 것이라고 생각해 도입을 결정하게 되었습니다.

잔디는 업무 시스템을 바꾸었을 뿐 아니라 업무 문화에도 긍정적인 변화를 가져왔습니다.

  • 사내 업무 문화가 수평적으로 바뀌었습니다.

이전에는 일방적으로 업무를 지시하고 보고/승인하는 수직적인 업무 프로세스였습니다. 하지만 잔디에서는 모두에게 대화창이 열려있고 누구에게나 발언할 수 있는 권한이 있습니다. 그래서 직급과 상관없이 자유롭게 의견을 내는 문화가 형성되었고, 임원들 역시 직원들과 더욱 가깝게 소통하게 되었습니다.

  • 서로의 업무에 대해 더 잘 알게 되었습니다.

이전에는 내가 직접적으로 관련되어 있는 업무 외에는 알 기회가 없었습니다. 하지만 잔디에서는 토픽을 통해 모든 업무가 공개되어 있기 때문에 다른 부서에서는 무슨 일을 하고 있고 무엇을 필요로 하는지 알 수 있습니다. 이에 따라 회사 전반에 대해 더 관심을 갖게 되었고, 업무가 중첩되는 비효율도 피할 수 있습니다.

 

 

l 잔디가 정착되기까지


처음부터 모든 직원들이 잔디를 반겼던 것은 아닙니다. 원래 메신저를 사용하지 않는 직원들은 업무용 협업툴 자체를 낯설게 느꼈고, 기존의 정형화 된 결재 시스템에 더 익숙한 직원들은 결재 기능이 없는 것을 오히려 불편하게 여겼습니다. 협업툴 사용에 대해 ‘귀찮다’, ‘감시하느냐’와 같은 부정적인 의견도 일부 있었습니다.

또한 기존의 개인용 메신저는 주로 실무자들끼리 대화를 나누던 채널이었기 때문에 비교적 자유롭게 대화를 나누곤 했었습니다. 하지만 잔디를 전사적으로 도입면서 토픽에 임원들도 참여하자 업무 대화가 딱딱해지고, 심한 경우에는 실무자들끼리 토픽을 별도로 만들어 해당 토픽에서는 업무 공유가 잘 이루어지지 않기도 했습니다. 아무래도 상급자가 있으면 업무의 결과를 도출해야 할 것만 같은 부담감이 있어서 그랬던 것 같습니다.

잔디는 업무 과정을 공유하기 위한 것이지 감시하거나 평가를 하기 위한 것이 아닙니다.

그래서 잔디를 도입한 목적에 대해 지속적으로 강조하고 설득했습니다. 또한 임원들에게도 불필요한 지적은 줄이고 칭찬과 격려를 해줄 것을 요청드렸습니다. 이렇게 실무자들과 임원들의 사이를 조율하면서 잔디를 통해 평등한 업무 문화를 만들어가기 위해 노력하고 있습니다. 아직 100% 실현되었다고는 할 수 없지만 조금씩 변화하고 있습니다. 지금은 직원들이 잔디를 통해 더 자유롭고 효율적으로 일하고 있고, 전체적인 분위기도 훨씬 더 부드러워졌습니다.

 

 

l 잔디 Before & After


메일/결재 시스템 → 잔디

기존에는 모든 업무를 사내 전자 결재 시스템 및 이메일로 진행했습니다. 일방적인 업무 지시와 수직적인 보고 체계로 각자 전달받은 업무만 처리하곤 했습니다. 하지만 회사 규모가 점차 커지면서 관리하는 가맹점이 2천여 개 이상으로 증가했습니다. 자연히 내부 직원들이 늘어났고 여러 부서로 파생되었습니다. 하나의 약국을 만들기까지 너무 많은 커뮤니케이션 비용이 소요되었습니다.

잔디는 여러 사람들이 동시에 소통할 수 있는 협업툴이기 때문에 위 문제들을 모두 해결할 수 있었습니다. 일방적인 업무 지시가 아닌 업무를 공유하는 문화가 형성되었고, 가맹점 및 외부 협력업체와도 더욱 효율적으로 소통할 수 있게 되었습니다.

 

개인용 메신저 → 잔디

사내 결재 시스템 및 이메일에는 실시간 소통 채널이 없다 보니 카카오톡이나 네이트온 같은 개인용 메신저를 사용했습니다. 하지만 개인용 메신저로 인한 여러 가지 어려움이 있었습니다.

  • 체계적인 업무 관리 × : 개인용 메신저는 그저 빠른 대화를 위한 창구에 불과합니다. 단순 채팅 기능만을 제공하기 때문에 체계적인 업무 관리는 불가능합니다.
  • 통합 검색 × : 주고받은 대화 내역이나 올렸던 파일을 찾기가 어렵습니다. 통합 검색 기능이 없기 때문에 어떤 채팅방에서 공유했는지 일일이 기억해야 하는데 사실상 불가능합니다.
  • 공과 사 구분 × : 업무 채팅방과 사적인 채팅방이 혼재되어 있어 업무 내용을 찾기가 번거롭고 헷갈립니다. 또한 퇴근 후나 주말에도 업무 알림이 올 수 있어 직원들이 스트레스를 받았습니다.

잔디는 업무 전용 협업툴이기 때문에 업무와 사생활이 분리되는 것은 물론, 더욱 효율적으로 업무를 관리할 수 있습니다. 특히 통합 검색이 가능해 어떤 대화방(토픽)에서 이야기했는지 기억할 필요가 없고, 참여한 대화방/멤버/기간/문서 형식 등 필터링을 사용한 검색도 가능해 정말 편리합니다.

 

전화/미팅 → 잔디

개인용 메신저는 공식 채널도 아니고 관리 규정이 있는 것도 아니었기 때문에 사실상 업무 소통이 실시간으로 이루어진 것은 아닙니다. 그래서 결국은 전화를 걸어 소통하는 경우가 많았고, 간단한 의사결정에도 미팅을 요청하곤 했습니다. 또한 미팅을 진행한다고 하면 참여자들에게 개별적으로 일정과 장소를 전달해야 했기 때문에 오히려 미팅을 준비하고 공지하는 시간이 오래 걸리기도 했습니다.

하지만 잔디 도입 이후에는 불필요한 전화/미팅이 모두 사라졌습니다. 잔디는 전화만큼 실시간으로 소통할 수 있고, 미팅만큼 빠른 의사결정이 가능하기 때문입니다. 미팅을 진행할 때에도 잔디에서 담당자들을 태그해 일정 및 장소를 공지하면 되기 때문에 불필요한 업무도 줄어들었습니다. 또한 앞으로는 잔디 엔터프라이즈 플랜 내의 화상 전화 기능을 활용하기 위해 현재 테스트 중에 있습니다. 

 

 

l 온누리H&C 토픽 살펴보기


공지사항

전사 공지사항을 전달하는 토픽입니다. 기본토픽으로 잔디 팀에 들어오면 자동으로 참여되도록 했습니다. 이러한 전사 공지 외에도 업무별, 부서별 공지사항 역시 모두 각 토픽에서 전달하고 있습니다. 또한 멘션 기능을 사용하면 해당 직원에게 알림이 가기 때문에 일일이 메시지를 보내거나 전화를 하는 등의 불필요한 업무가 줄어들었습니다.

 

품의·기안품의

기존의 사내 결재시스템도 모두 잔디로 대체했습니다. 게시판 형태의 보드뷰를 활용해 하나의 게시글이 하나의 결재 건이 되게 했고, 결재 담당자들을 태그합니다. 담당자들은 댓글로 결재 승인 결과를 공유하는데, 이 때 잔디에서 제공하는 업무 전용 이모티콘을 활용하면 더욱 간편합니다.

 

자료실

사내 프로그램이나 표준 문서 자료 등을 각각 토픽으로 만들어 관리합니다. 또한 영업에 필요한 자료가 이미 토픽 안에 모두 정리되어 있기 때문에 개개인이 자료를 따로 보관할 필요가 없습니다. 파일 미리보기 기능으로 외부에서도 모바일로 자료를 쉽게 열람할 수 있어 외근이 잦은 담당자들에게는 정말 편리합니다.

 

밸류커미티

밸류커미티 운영도 잔디에서 이루어집니다. 사내 문화 행사를 공지하기도 하고, 복리후생으로 제공되는 연수원이나 펜션 예약과 관련한 정보를 제공하기도 합니다.

 

 

l 외부 커뮤니케이션도 잔디에서


앞으로는 공지사항 전달, 약국 경영 컨설팅, 신제품 안내, 제품 주문 등 가맹점 관리도 모두 잔디에서 실시할 계획입니다. 자체적으로 전산 시스템이 있기는 하지만 지난 1년 동안 잔디를 사용하면서 메신저 기반의 툴이 더욱 매력적이고 효과적이라는 것을 검증했기 때문입니다.

현재는 일부 가맹점주(약사)만을 대상으로 시범적으로 운영하고 있지만 향후 1-2년 안에 전국 2천여 개 가맹점주들을 모두 준회원으로 초대할 계획입니다. 외부 협력 업체와도 잔디로 소통하고 있기 때문에 준회원은 300-400명으로 늘어날 예정입니다.

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약국 컨설팅

상담이 필요한 약국은 잔디 토픽 안에서 컨설팅을 진행합니다. 기존에는 주로 전화를 통해 상담을 진행하곤 했습니다. 만약 진열과 관련된 상담과 결제 시스템에 대한 상담이 필요하다고 하면, 약사님이 본사의 각 담당자들과 1:1로 통화를 하는 식이었죠. 그러다 보니 시간도 많이 들고 담당자들 간 내용이 잘 공유되지 않았습니다. 지금은 하나의 토픽 안에서 약사님과 각 분야 담당자들이 동시에 소통할 수 있어 더욱 빠른 상담이 가능합니다.

 

외부 업체 협력

신규 약국 오픈 시에는 인테리어 업체, 간판 업체 등 다양한 외부 업체와 협력하고 있습니다. 이 때 업체 관계자를 준회원으로 초대해 잔디에서 소통합니다. 기존의 전화나 개인용 메신저를 사용했을 때보다 더욱 체계적이고 효율적으로 소통할 수 있어 업체 관계자들도 만족스러워하고 있습니다. 

 

 

l 스마트하게 잔디 사용하는 법


구글 캘린더 연동

구글 캘린더를 기획팀 토픽에 연동해 놓았습니다. 매일 아침 잔디에서 구글 캘린더에 등록된 일정을 한 번에 자동으로 알려주기 때문에 놓치는 일정과 업무가 사라졌습니다.

 

트렐로 연동

스토어지원본부(영업본부)에서는 영업 활동 내용을 트렐로에 기록하고 있습니다. 지점별 토픽과 트렐로를 연동해 업데이트 된 내용을 잔디에서 실시간으로 받아봅니다.

 

RSS 구독

RSS 피드를 연동해 업계 뉴스를 잔디로 받아봅니다. 누군가 직접 검색하거나 클리핑 하지 않아도 자동으로 최신 뉴스를 받아볼 수 있습니다.

 

조직도

잔디 안에서 조직도를 활용해 부서 및 팀 정보, 직원들의 정보를 체계적으로 관리합니다. 모바일 앱을 사용하면 굳이 직원들의 연락처를 저장해 놓지 않아도 잔디를 통해 바로 연락할 수 있어 편리합니다.

 

 

l 잔디를 추천합니다!


“프랜차이즈를 관리하는 회사라면 잔디를 추천합니다”

개인용 메신저나 전화만으로 여러 지점을 동시에 관리하다 보면 커뮤니케이션에 많은 시간과 비용이 소요됩니다. 하지만 잔디에서는 업무별·지점별 토픽에서 본사 담당자들과 가맹점주가 동시에 대화할 수 있기 때문에 더욱 효율적인 소통이 가능합니다.