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사내 이메일이 비효율적인 8가지 이유

아직도 사내에서 이메일로 소통하시나요?

구성원이 업무를 진행할 때 이메일 소통에만 의존하고 있나요? 아주 긴 이메일 스레드 속에 중요한 질문에 대한 답변을 찾기 어렵나요? ‘전체 답변’을 보내 곤란한 상황을 겪은 경험이 있나요? 만약 이 모든 질문에 모두 ‘Yes’라면, 당신은 아마도 이메일이 우리의 업무 일상에서 효과적이지 않다는 것에 공감할 것입니다.

이메일은 외부 파트너나 고객과 연락을 주고받는 등 특정 상황에서는 좋은 도구이지만 업무를 완수하기 위한 기본 도구로는 적합하지 않습니다. 즉 협업이나 프로젝트 관리를 위한 소통 도구로는 적합하지 않죠. 다음 8가지 포인트에서 이메일이 생산성에 미치는 악영향, 혼돈의 원인, 현장직원에게 이메일이 불편한 이유가 여실히 드러납니다.

 

메일함이 넘칩니다.

2017년, 하루에 약 2,690억 통 이상의 메일을 주고받았습니다. 보통 직장인들은 하루에 약 122통 이메일을 받았으며 그중 중요하고 관련된 정보를 포함한 이메일은 오직 38%뿐이었습니다. 사람들은 중요하지 않은 정보 공세를 받으면, 대량 삭제하거나 단순히 훑어보는 과정에서 중요한 정보를 놓치기 마련입니다.

 

불필요한 시간이 소비됩니다.

McKinsey Global Institute에 따르면 이메일 사용자는 일주일 평균 13시간을 이메일을 읽고 회신하는데 사용하며, 주당 업무 시간의 28%을 소비합니다. 그러나 그 이메일에서 중요한 정보는 절반 미만이며, 나머지는 대부분 읽을 필요가 없거나, 확인하지 않은 상태로 방치됩니다. 이메일에 회신하고 다시 업무에 집중하는데 소요되는 시간은 평균 64초가 걸리며, 1시간에 36회 이상 체크했을 때 생산성이 저하됩니다. 만약 고객을 상대하는 직원이 이메일을 비 생산적으로 활용한다면 이는 본인의 생산성 뿐만 아니라 고객 만족도 전반에도 영향을 미칩니다.

 

협업을 위한 툴이 아닙니다.

많은 사람들이 사용하고 있는 이메일은 협업을 목적으로 만들어진 것이 아님에도 불구하고 많은 사람들이 그 용도로 사용합니다. 프로젝트 관리에서부터 이슈 관리까지, 끝나지 않는 이메일 스레드에서 이루어진다고 생각해 보세요. 소통은 비효율적이고, 혼란스러우며 협업 및 생산성에 악영향을 미치게 됩니다. 이메일 대신 협업 및 프로젝트 관리 전용 도구로 업무를 보다 효과적으로 관리할 수 있으며, 이 툴들은 중요한 업무를 여러분과 팀원 모두가 놓치지 않게 도와줍니다.

 

이메일은 실시간 대화를 위해 만들어진 툴이 아닙니다.

이메일은 단순한 상황과 1:1 소통에는 문제가 없지만 즉각적으로 회신을 받아야 하거나, 여러 명과 메시지를 주고받을 때 오해나 오류가 생길 수 있습니다. 구성원들이 업무에서 발생할 수 있는 다양한 상황에 따라 업무용 메신저, 전화, 화상회의와 같은 적절한 도구를 선택해 커뮤니케이션할 수 있도록 기반을 마련하는 것이 필요합니다. 

 

현장직 근로자는 이메일을 사용하지 않습니다. 

근로자의 약 72% 이상은 사무실 책상에서 일하지 않고 이메일을 사용하지도 않습니다. 필드 엔지니어, 병원 직원, 생산 직원 같은 현장 직원들은 조직에서 어떤 일이 발생하고 있는지 반드시 알아야 하지만 만약 그 정보가 이메일로 전달되면, 그것은 완전히 잊힐 가능성이 큽니다. 현장직 근로자가에게 사내 정보를 지속적으로 받고 있고 언제나 연결되어 있다고 인지시켜 주고, 그들과 끊임없이 교류하는 것은 매우 중요합니다. 한 기업은 이메일로 전달하던 사내 소통을 현장직 근로자가 자주 사용하는 모바일 메신저로 변경했을 때 업무 생산성이 크게 향상되었다고 보고했습니다. 

 

Mobile First가 아닙니다.

이메일은 처음부터 모바일이 아니라 화면이 큰 PC용으로 설계되어 있어 모바일에서 느리고 사용성이 불편합니다. 외근직 직원들은 대게 외부에 있거나 고객과 함께 있는 상황에서 문제를 해결하기 위해 모바일을 자주 이용하는데, 길어진 스레드 사이에서는 원하는 정보를 쉽게 찾을 수 없어 고객을 기다리게 할 수 있습니다. 

 

회신 의무가 약합니다.

이메일은 회신 의무가 상대적으로 약하고, 어떤 사람이 이메일을 열고 메시지를 읽었는지 확인하는 것이 쉽지 않습니다. 경영 및 인사 담당자는 회사의 중요한 정보를 직원들에게 전달했을 때 읽었는지 확인할 수 없고, 직원들이 “이메일을 못 받았습니다”라고 해도 할 말이 없습니다.

 

저장과 검색이 비효율적입니다. 

이메일이 실시간 의사소통 및 협업에 효과가 없는 이유 중 하나는 저장한 메일의 검색 기능이 부족하기 때문입니다. 받은 편지함에 수 백통의 메일이 있는데 상세 내용을 기억하지 못할 때 키워드, 수신인, 수신/발신 날짜를 검색하기엔 상당히 불편합니다. 노트북이나 PC가 아니라 모바일을 자주 이용하는 직원은 검색이 더욱 어렵습니다. The Serivce Council에 따르면 현장 직원들이 불편해하는 업무 중 2위는 업무 처리에 필요한 정보를 찾는데 시간이 오래 걸리는 것입니다.

 

사내 이메일보다 더 나은 대안을 찾으세요.

이메일은 단순한 상황에서 소통할 때 적합하지만, 많고 중요한 내용이 오고 가는 소통에는 효과적이지 않습니다. 기업이 성장하려면 팀을 실시간으로 연결해 주어 구성원들이 효율적으로 협업하게 하고, 정보를 실시간으로 나눌 수 있는 솔루션을 전략적으로 선택하는 것이 중요합니다. 더욱이, 리더는 기업의 커뮤니케이션이 조직 내 모든 구성원에게 고르게 전달되어야만 한다는 것을 명심해야 합니다. 


잔디와 같은 업무용 협업툴은 PC, 태블릿, 모바일로 실시간 소통하여 사무실과 현장 간 경계를 허물어 사내 구성원들 간 정보 소통이 더욱 원활해집니다. 수많은 스레드 대신 주제별 대화방에서 관련자 간 명확한 소통이 가능하며 검색 기능으로 문서를 유형별, 소유자별, 대화방 별로 3초 만에 쉽고 빠르게 찾을 수 있습니다. 또한 자신의 업무에 맞게 각 대화방별 알림을 관리할 수 있어, 메시지 확인에 소비되는 시간과 노력을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 비효율적인 사내 이메일 대신 실시간 사내 커뮤니케이션이 가능한 업무용 협업툴로 생산성과 업무 성과 향상, 두 가지 모두를 잡으세요!

 

본 글은 Field Service Digital에 게재된 Kristen Wells의 8 Reasons Email is Ineffective in the Workplace글을 번역해 가져온 내용입니다. 내용의 이해를 돕기 위해 일부 의역과 편집이 있음을 알려드립니다.

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