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협업툴 도입 시 고려해야 할 6가지

협업툴은 새로운 업무공간입니다.

코로나19로 기업들은 어떤 환경에서도 기업의 업무 연속성을 유지하고, 구성원들의 안전을 보장하기 위해 언제 어디서나 일할 수 있는 스마트워크로 전환을 가속화하고 있습니다. 이는 전통적인 업무공간인 사무실뿐만 아니라 디지털 워크플레이스의 중요성이 점차 커지고 있다는 것을 의미합니다.

삼정 KPMG에서 발간한 Covid-19 Business Report에 따르면 코로나19로 비대면 근무 확산, 비대면 업무 처리를 위한 인프라 도입이 나타나고 있으며, 이러한 변화에 대응하기 위한 방안으로 디지털 기술, 새로운 환경, 일하는 방식 변화를 통해 업무 경험 혁신을 꾀하는 디지털 워크가 부상하고 있습니다. (출처: Covid-19 Business Report 코로나19로 가속화될 디지털 워크 및 기업 대응 방안 중)

이러한 메가 트렌드 전환으로 다양한 협업툴이 시장에 출현하며 경쟁이 점차 심화되고 있습니다. 국산부터 외산 서비스, 구축형 시스템부터 SaaS형 서비스까지, 다양한 선택지 중 우리 기업에 맞는 최선의 선택을 하기 위해 다음의 가이드를 확인해 보시기 바랍니다. 

 

검증된 협업툴인가?

기업의 업무환경은 기업 문화와도 맞닿아 있기 때문에 다양한 비즈니스 환경을 아우를 수 있어야만 합니다. 특히 기업이 속한 산업, 규모, 그리고 업의 특성까지 갖는 보편성을 유지하면서도 기업이 갖고 있는 고유 특성을 반영할 수 있어야만 전사가 활용하는 업무 시스템으로 자리 잡을 수 있습니다. 

믿을 수 있는 도입 및 활용 사례로 기업에 최적화된 협업툴로 자리 잡았는지 확인해 보시기 바랍니다. 시장 내 플레이어들은 각기 다양한 레퍼런스를 보유하고 있다고 주장하고 있습니다. 하지만 도입 후 극히 일부 부서에서만 사용하거나 활용도가 지극히 낮아 기업에 뿌리내리지 못한 경우가 많으니 세심한 검토가 필요합니다.

사례를 검토하실 때 기업의 워크플로에 긴밀하게 연계되어 실제로 비즈니스에 활용되고 있는지를 확인하세요. 그리고 우리 기업이 속해있는 산업분야에서 어떻게 협업툴을 사용하고 있는지 활용 노하우도 제공하고 있는지 파악하는 것이 중요합니다.

한 예로 부동산업을 하는 기업에서 협업툴을 활용한다면 부동산 중개 업무 단계에 맞춰 협업프로세스가 긴밀하게 연결되어 있어야 합니다. 건물 정보 수집/실매물 확인 단계부터 입주고객 등록/매물 추천 그리고 계약 성사까지 기업 핵심 비즈니스 단계에 긴밀하게 연계되어 각 프로세스의 분절이 자연스럽게 연결될 수 있는 협업툴을 선택하면 전사적으로 생산성이 향상될 수 있습니다. 

마지막으로 스타트업부터 1000명 이상 임직원을 보유한 중견/대기업까지 기업으로 보유한 협업툴 제공자를 선택하시기 바랍니다. 다양한 고객 스펙트럼을 통해 축적된 노하우와 안정적인 서비스는 타 경쟁사가 결코 모방할 수 없는 경쟁력이 있다는 것을 반증합니다. 검증된 사례를 통해 서비스의 신뢰성을 확인했다면 우리 조직과 Fit이 맞는지 확인해야 합니다.

 

전사가 사용이 가능한가?

협업이 시너지를 내기 위해서는 전사 내 통합된 소통 창구가 필요합니다. 기업내 일부 팀 또는 부서 단위로 협업툴 사용을 시작했다고 할지라도, 결국 전사에 적용되어 활용되어야 당초 도입 목적, 즉 사내 소통 및 생산성 향상을 달성 할 수 있습니다. 그러므로 협업툴이 기업에게 전달하는 가치를 검증하기 위해 ‘전사 도입사례’를 얼마나 풍부하게 보유하고 있는지 확인해야 합니다.

기업은 협업툴을 전사에 도입하기 위하여 PoC(Proof of Concept) 단계를 거치면서 조직 내 정착 가능성을 검토합니다. 규모가 큰 조직일수록 많은 이해당사자들이 이를 검토할 가능성이 높기 때문에 다양한 이해관계자를 설득할 수 있는 영업 및 개발 조직의 대응 역량도 고려하시기 바랍니다. 

 

쉽고 간결한 사용성을 갖고 있는가?

협업툴은 20대의 신입사원부터 60대 임원까지 다양한 사용자가 누구나 쉽고 편리하게 사용할 수 있어야 합니다. 국내는 개인용 메신저 사용률이 매우 높아 이와 유사한 사용자 경험을 가진 메신저 기반 협업툴은 별도의 시간과 노력 없이 쉽게 활용이 가능합니다. 더불어 IT 서비스를 매우 능숙하게 다룰 수 있는 개발팀이나 전산팀은 물론 IT 서비스나 서비스 적용이 익숙하지 않은 부서까지 고려한 사용성을 갖추는 것이 중요합니다.  

더불어 사용자가 인지하지 못하는 사용성까지 고려해야 합니다. 국내 기업 환경을 반영한 조직도, 기존에 활용하고 있는 그룹웨어/인사시스템 연동, 그리고 직장인 소통에 맞춘 이모티콘 등 국내 기업 환경과 소통을 세심하게 고려한 기능은 외산툴과 비교했을 때 차별적 우위를 가집니다. 

 

도입 후 온 보딩을 지원하는가? 

협업툴을 도입했다고 해서 조직의 생산성이 즉각적으로 향상되는 것은 아닙니다. 구성원들이 협업툴을 활용하면 얻을 수 있는 가치에 대한 공감과 함께, 사용 방법을 숙지해야만 협업툴을 100% 활용할 수 있습니다. 그렇기 때문에 협업툴 서비스 주체가 문서화된 가이드와 온/오프라인 교육으로 기업 내 협업툴을 안착 시킬 수 있는 아이디어와 실질적인 방법을 제공하는 것이 중요합니다. 

  • 관리자/사용자 대상 활용 교육을 제공하는가?
  • 문제가 발생할 경우 실시간으로 지원을 받을 수 있는가?
  • 도입부터 정착 및 활용 유지까지 Life Cycle에 맞는 가이드가 존재하는가?
  • Customer Experience를 담당하고 있는 별도의 팀이 존재하는가?

더불어 기업 내 정착을 위해 기업이 활용하고 있는 기존의 시스템과 유기적으로 연동 되어야 합니다. 기업에서 기존에 활용하고 있는 전자결재, 일정관리를 위한 구글 캘린더, 프로젝트 관리를 위한 트렐로 연동 등 많은 사용 케이스를 바탕으로 가이드 문서를 제공하고 있는지도 확인해 보시기 바랍니다.

 

지속적인 관리가 가능한가?

서비스 도입 후 지속적인 관리도 협업툴 선택 필수 고려 사항입니다. 구축형 협업툴은 업데이트 주기가 길고, 한번 구축된 서비스의 전면적인 개편 및 개선은 ‘차세대’ 또는 대형 프로젝트가 되어 비용과 시간이 많이 소요됩니다. 그러나 SaaS기반의 협업툴은 매달 정기적인 업데이트를 제공하는 것은 물론, 지속적으로 변화하는 사용자 니즈를 반영하기 위해 끊임없이 개선되고 진화합니다. 

또한 협업툴이 관리자 기능에서 구성원들의 메시지 양 등 사용량 데이터를 주기적으로 확인할 수 있게 하여 협업툴이 실질적으로 구성원들의 업무에 어느 정도 활용하고 있는지 정량적인 데이터로 확인할 수 있으며 이는 조직의 성과 및 생산성 파악에 주요 지표로 활용될 수 있습니다. 

 

확장성이 있는가?

조직 규모에 맞게 유연하게 대응할 수 있는 서비스인가를 확인해야 합니다. SaaS형 협업툴은 조직 규모 변동에 유연하고 민첩하게 대응할 수 있으나 구축형 협업툴은 조직이 급격하게 성장하거나 대규모 변동이 있을 경우 최적화를 위한 별도의 비용과 시간이 필요합니다. 

또한 사내 협업뿐만 아니라 파트너나 고객 등 외부 협력까지도 고려한 확장성 있는 서비스인지도 확인해야 합니다. 외부 소통까지 협업툴 활용이 가능하다면 불필요한 이메일 및 개인 메신저를 활용한 불편한 소통을 대폭 축소할 수 있습니다. 

거시적인 관점에서 글로벌 비즈니스 및 해외에 위치한 법인이나 지사, 파트너와 협력을 필요로 한다면 다국어 서비스가 지원되고, 현지 통화로 결제 가능하며 그 나라 업무 문화에 맞는 기능을 지원하는 서비스인지 확인해야 합니다. 현지화(Localization) 된 서비스로서 해외 시장에서 시너지를 낼 수 있는지 확인하세요.


협업툴은 단순히 업무를 지원해 주는 서포터를 넘어 이제는 기업의 새로운 업무공간으로 자리 잡고 있습니다. 디지털 업무 공간에서 중요한 것은 ‘안전과 보안’입니다. 조직 구성원이 코로나19와 같은 위협에서 보다 안전한 재택 환경에서 업무를 진행하게 함으로써 생산성을 유지하게 하는 것은 물론, ‘개인용 메신저’ 활용함으로써 구성원이 무심코 저지를 수 있는 기업 보안 유출 사고에 대해 방지하기 위해서라도 우리 기업에 맞는 협업툴을 선택하시길 바랍니다. 

하루가 다르게 변화하는 디지털 기술, 코로나 19와 같은 외부 환경의 위협, 일하는 방식 변화를 통해 업무 경험 혁신을 꾀하는 디지털 워크는 더 이상 내일의 일이 아닙니다. 빠르게 변화에 대응하는 조직만이 살아남을 수 있는 오늘, 위의 6가지가 조직의 내일을 위한 최선의 선택에 도움이 되는 이정표가 되길 바랍니다.

협업툴로 우리 조직에 꼭 맞는 디지털 업무공간을 창조하세요!  

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