寫在專題之後 — 為什麼電商團隊總能走在趨勢前端？企業管理的美麗與憂愁

之前我們寫了工作職場中的各種文章，探討生產力、會議效率、雲端工作的未來，但是範圍太廣很難切中核心，於是決定每個月以一個產業類型為主題，並且挑選「電子商務團隊」為第一次的專題對象。

因為…

電子商務比任何產業，需要更快速、更競爭的管理方式。

電子商務團隊，為何總能走在數位趨勢前端？

綜觀整個網路的發展，是以「個人」為主要發起源頭，以「去中心化」的商業模式不斷改變既有的市場。簡單來說，就是從終端用戶 (價值鏈最下游) 倒推往上游發展，並非從上而下的變革。

以產業來說，餐飲、零售、廣告行銷等行業對於數位化的進程快；相較來說，上游的工業製造、農業等生產製造行業，改變的速度就緩慢許多。如果要說哪個產業進程最快，那麼答案十有八九，就是電子商務了！(面臨最前沿的商業模式、行銷手法、物流倉庫管理等等)。

因為走在最前面，所以懂得傳統管理的麻煩

大多人對於電商的印象，都停留在於產品服務、行銷、社群層面，但是真正讓電商團隊煩惱的往往不是這些 (或不只是這些)，還有更多管理的問題。很可惜的是，目前坊間的企業管理多探討大型公司的管理方式，對於初創或是中小型電商來說，傳統管理並不完全適合。

尤其在專訪不同類型、不同成長經歷的電商團隊後，更是有這樣的感觸。我們簡單用「成長期團隊」和「轉型期團隊」來討論各自遇到的問題與創新作法。

成長期團隊

1. 億萬女鞋電商王國 Bonbons 原創設計女鞋，以觀察客戶需求出發，深耕會員服務讓 Bonbons 粉絲數將近 20 萬人次，而獨到的展間經濟學連韓國部落客、香港明星、菲律賓網紅、越南網紅都慕名而來。 「電商公司就是走在這麼新的行業，隨時需要大量跟內部團隊告知！」 — Bonbons副總經理游景翔。
2. 台灣銀飾王國 Vacanza ，從原本名不見經傳的夜市小地攤，成為年營收上億元的台灣流行銀飾龍頭品牌。這個員工平均年齡只 26 歲的公司，成功整合網路、實體通路，接下來他們將繼續往東南亞前進。「針對活動達成率、進行狀況、客人對活動的具體反應，各間門市會和總部各部門做更深度的訊息分析傳遞。」 — Vacanza 專案經理 Ryder。

轉型期團隊

1. 全球第四大團購電商 Ticketmonster 滿足各個消費族群的需求，以多樣化的商品和服務提高客戶滿意度。目前擁有 1,200 名員工，且每月營業額超過新台幣 55 億元。 「回到電子商務的產業特性，其實整個產業界做的事情大同小異，可是誰能又更快更省錢，誰就能被凸顯出來」 — Ticketmonster CSO。
2. Monton 台灣脈騰走出代工製造，融合快時尚與客製化設計，成功轉向品牌設計與經營。他想告訴你：最困難的不是產品製造，而是設計並訴說故事的品牌經營能力。「如果你也是希望提升管理速度的人，同意時間遠比金錢、人力更珍貴的話，跨部門的會議與溝通肯定是關鍵」 — Monton 台灣脈騰 Oscar。

我們發現，電商團隊遇到的共同問題是：

產業特性沒有明顯部門區分，水平溝通、太多的會議是最關鍵的問題。

總結來說，電商團隊的問題就存在於「跨部門溝通」、「太多會議」。我們不禁詢問：溝通為什麼一定要在會議當中？

我們高估會議的重要性，同時低估溝通的必要性，特別是事前溝通的準備。會議有必要嗎？選擇正確的人？正確的方式？已經做了哪些準備？

2015 年研究，美國企業每年花費 370 億美金在無效率會議

戒掉 「沒事就開會議 」的壞習慣一文中，直接點出：企業無效率的關鍵就在太多、太長的會議（幾乎是團隊溝通的毒瘤），每次開始會議前問自己三個問題：可以取消這場會議嗎？可以縮短會議時間嗎？以及事前做了哪些準備？

在許多知名企業中，甚至會以會議效率來評量管理者的能力。一個長達兩小時的垃圾會議，和一個充分討論的三十分鐘會議，管理能力是好是壞一目了然。你可以決定淘汰會議，或讓會議淘汰你。

企業管理的美麗與憂愁

可是，現實是我們還是要有會議，那可以怎麼做呢？

蒐羅各個生產力大師的作法後，建議有九個提升會議效率的方式，包含事前的準備、主持人的選擇、時間控管等等。也有不少人提出像是站立會議、走動會議的方式，以全新方式提升會議效率。

我們團隊這樣做，每天平均會議不到 15 分鐘

看了這麼多「心法」，你是不是想說都在打高空呢？事實上，JANDI 團隊選擇幾個重要作法，讓每天的會議不到 15 分鐘。（以下真實場景）

「哦嗨！我結束了」

「天阿，你們公司的開會也開太快，是怎麼開的！」 — 所有人都對我們公司的會議好奇起來

如果硬要說我們團隊的會議關鍵，我認為是：事前準備、正確的態度、適合的雲端工具。比方說： 在會議上，每個團隊成員需要回答三個問題：今天你完成了那些工作？明天你打算做什麼？你的任務有遇到什麼困難嗎？

雲端工具助攻，溝通更方便

善用 Airtable、Trello、JANDI 三個雲端工具，掌握會議記錄、任務追蹤和團隊討論三個關鍵。如何讓「匯報有效」、快速，讓參與人員認為「跟我有關」，甚至能「有效追蹤」才是匯報會議的重點，而 Airtable、Trello、JANDI 正是不錯的選擇。

JANDI 提出一個針對電商團隊的管理方式

深入研究數個電商團隊後，發現溝通與協作效率的差異度極大！
我們歸納了最關鍵的三個問題：

顧客聲音無法正確回報相關部門？

有的團隊，在同一個群組討論所有事件，造成嚴重洗版問題，無法將資訊快速地傳達給相關同仁！
有的會選擇不用社群通訊軟體溝通協作，將資訊分流、公私分明。

資訊回溯，變成一件浪費時間的事？

LINE 檔案搜尋十分不便，又有儲存期限、且圖片會壓縮破壞品質。
JANDI 所有檔案及訊息永久儲存；又可以在忘記檔名的情況下，透過「篩選」的方式，找到所需的資料。

指派任務沒人理，不曉得今天有啥待辦事項？

有的組織負責人覺得每次分配工作都沒人回應，或者是大家常常忘記。
有了 JANDI 的提及區塊，一上線就能立即處理自己的任務，搭配待辦清單，便能快速與他人協作！

身為電商團隊的負責人，

或者團隊成員的你，是不是也有這種感覺？

最後，相信看到最後的你，已經具備了解決你目前組織的無效率病症的解決方法，趕快點擊下面的「電商組織的範本參考團隊」來體驗看看吧！