직장인 생활백서 – ‘칼퇴’를 위한 시간 절약 노하우 5가지
직장인 생활백서 – ‘칼퇴’를 위한 시간 절약 노하우 5가지
퇴근 시간은 6시이건만.. 오늘도 예정된 소개팅을 취소하는 박 사원.
산더미 같은 일 때문에 야근을 달고 사는 김 대리.
‘칼퇴’는 이미 머나먼 나라의 이야기라고 철썩같이 믿고 있는 이 과장.
왠지 내 이야기 같다면?
그렇다면 잘 찾아오셨습니다.
당신의 ‘칼퇴’를 위해 준비한 직장인 생활백서 1탄.
그 첫 번째 포스팅으로 당신의 퇴근 시간을 당겨줄 시간 절약 방법 5가지를 알려드립니다.
1. 업무 시작 전 계획 짜기
혹시 일이 많다는 생각에 출근하자마자 업무로 곧장 뛰어드시나요?
안타깝지만 이런 습관은 좋지 않다고 합니다.
업무 시작 전 1분이라도 미리 계획을 짜는 게 약 10분 정도 업무 시간을 줄여줄 수 있다고 하네요.
자리에 앉아 오늘 해야 하는 업무는 무엇인지 정리하는 시간을 가져보는 건 어떨까요?
여기서 기억해야 하는 또 한 가지 팁!
‘급함’이 곧 ‘중요함’은 아니라는 사실!
급한 업무는 최대한 빨리,
중요한 업무는 시간을 조금 더 들여서 스케줄링 하는 게 중요하겠죠?
2. 이메일의 노예가 되지 말자
직장인들 중 실시간으로 이메일을 확인하시는 분들이 있는데요.
ThinkUp의 창립자 Gina Trapani는 이런 습관이 굉장히 좋지 않은 습관이라고 지적했습니다.
실시간으로 이메일을 확인하면 곧바로 답장을 해야될 것 같은 기분이 들기 때문인데요.
시간을 정해놓고 특정 시간에만 메일을 처리하면 어떨까요?
물론 상황에 따라 피치 못하게 이메일을 자주 사용해야 하는 상황이 있을 수 있는데요.
그럴 땐 동료들에게 협조를 부탁해 보세요.
업무 효율성 향상의 일환으로 이메일 가능 시간을 정했다는 점을 설명하고,
급한 용무가 있을 시 전화 등을 통해 말해달라 하면 분명 동료들도 이해해 줄 겁니다.
3. 90분마다 휴식 취하기
“무슨 업무 시간에 휴식이야? 그럴 시간이 어디 있어?” 라고 말할 수도 있어요.
하지만 업무 효율성을 높히기 위해 90분마다 휴식을 취하는 게 굉장히 중요하다고 해요.
사실 이 주장은 과학적 근거에 따른 주장이랍니다.
인간의 에너지는 90분 주기로 작동한다고 하는데요.
따라서 90분 이상 쉬지 않고 일을 하게 되면 집중력이 급격히 낮아진다고 하네요.
90분 동안 쉬지 않고 일하셨다면 잠깐 화장실이라도 다녀오는 건 어떨까요?
4. 정보를 효율적으로 정리하기
보고서를 쓰거나 리서치 도중 “분명 어디서 봤는데…어디였더라” 라고 생각하는 일이 많을 텐데요.
이런 일을 방지하기 위해 정보를 효율적으로 정리해 놓는 게 중요합니다.
간혹 중요한 정보를 캡처해서 정리하는 분들도 있는데,
이런 경우 Ctl+F 마법이 통하지 않으니 워드, 엑셀, 구글닥스 이용을 추천합니다.
어떤 툴이라도 좋아요. 주제별/날자 별로 정보를 정리해 놓으면 나중에 정보 검색이 편해집니다.
문서 정리 시, 나만의 규칙을 정하면 더욱 쉽고 편해진다는 점 잊지 마시구요.
5. 나만의 툴을 찾아라!
내 업무에 맞는 소프트웨어를 사용하는 것만으로도 획기적으로 시간을 절약할 수 있는데요.
예를 들면, 기업용 사내 메신저 서비스인 ‘잔디’처럼 다양한 기기로
언제, 어디서나 팀원들과 업무를 진행할 수 있다면 시간을 효과적으로 관리할 수 있겠죠?
또는 Vector Magic 처럼 일반 이미지 파일(gif., PNG)을 벡터이미지로 바꿔 주는
소프트웨어도 업무 시간을 줄여주는 나만의 툴이 될 수 있을 것 같습니다.
이외에도 본인의 업무 환경, 스타일에 따라 시간을 줄여줄 소프트웨어가 있으니,
하루 5분 정도 ‘소프트웨어 쇼핑’에 시간을 써보시면 어떨까요?
