직장의 업무 효율성? 직원들의 불만부터 먼저 잡아라
직장의 업무 효율성? 직원들의 불만부터 먼저 잡아라
기업이라면 누구나 최대한 효율적으로 일하기를 원한다. 문제는 과연 어떤 부분을 가장 예리하게 개선할 것인가 하는 문제다. CRM 소프트웨어를 새로 업그레이드하면 장기적으로는 효과를 볼 수 있다. 하지만 매달 내는 비용은 증가하고 교육 기간 동안 생산성은 떨어질 것이다.
회사의 업무 능률을 향상시키는 문제의 해답은 멀지 않은 곳에 있다. 바로 직원들의 불만을 살피는 것이다.
스스로 그렇게 생각하지 않을지 몰라도 일반적으로 우리는 모두 상당히 효율적이고 합리적인 전문가다. 매일 장거리를 운전해서 출퇴근하기로 결심한 사람은 주변에 많지 않을 것이다. 사람들은 모두 본능적으로 빠른 시간 내에 좋은 결과를 내고 싶어 한다. 어떤 일이 늘어지기 시작하면 누구나 짜증이 난다. 짜증이 난다는 것은 어떤 일에 지나치게 많은 시간과 에너지를 낭비하고 있다고 알려주는 우리 몸의 신호라고 할 수 있다.
일상적인 업무 시간에 팀원들이 어떤 문제에 불만이 있는지를 알아보면 어떤 부분을 개선해야 효율성을 높일 수 있는지 알 수 있다. 만약 직원들이 고객의 관심을 이끌어 내지 못한다며 무역 박람회에 참가하기를 싫어한다면 그 무역 박람회에 참가하는 데에 드는 비용과 이득을 다시 분석해 봐야 한다. 이 회사가 참가하기에 적합하지 않은 박람회일 수도 있고, 적합한 박람회라고 할지라도 너무 많은 인원을 배치했을 가능성이 있다. 만약 직원들이 메일로도 충분히 해결할 만한 일로 회의를 한다며 불만을 토로한다면 사무실 내부의 의사소통 체계를 점검해 볼 필요가 있다.
직원들의 불만을 살펴보면 특정한 패턴을 발견할 수 있을 것이다. 그리고 어떤 부분이 회사에 큰 영향을 미치고 있는지 알 수 있을 것이다. 또한 몇몇 직원들의 일상적인 업무 만족도를 아주 저렴한 비용에 개선할 수 있는 방법을 발견하게 될 수도 있다. 업무 효율성을 극대화하기 위해서는 이런 패턴을 발견하여 문제 해결의 우선순위를 정해야 한다.
직원들의 불만은 대부분 아래 세 가지 전략으로 해결할 수 있다.
- 자동화할 수 있는 기술을 도입하라
반복 작업을 해야 하는 업무에는 기술을 도입하여 효율성을 향상시킬 수 있다. 영업과 같은 복잡한 업무의 효율성을 향상시키려면 전문 소프트웨어가 필요하다. 하지만 단순 반복 작업은 문서 템플릿과 같은 단순한 툴만 도입해도 효율성을 향상시킬 수 있다. 직원이 “어떤 일을 하는 데 시간이 너무 많이 든다.”는 불만을 제기한다면 그 업무를 자동화할 수 있는 기술을 도입해보자. 분명 효과를 볼 수 있을 것이다.
- 비효율적인 외근이나 미팅 시간을 줄여라
이동 시간은 직원들이 업무를 할 수 있는 시간을 빼앗는다. 또한 함께 모여서 이야기할 필요가 없고 일방적인 메일이나 메모로 해결할 수 있는 사안으로 회의를 하면 직원들이 불만을 가질 수 있다. 이런 시간이 아깝다는 의견이 있다면 회사의 외근 및 출장 규정이나 회의 일정을 점검해 볼 필요가 있다.
- IT나 기타 다른 전문적인 업무에 아웃소싱 시스템을 활용하라
만약 직원들이 컴퓨터 문제 등 전문적인 기술이 있으면 편해질 수 있는 문제로 고생하고 있다면 외부 업체를 고용하거나 전문 계약직 직원을 고용하는 방법을 생각해볼 만 하다. IT 직원 한 명이 직원들의 시간을 충분히 절약해 줄 수 있다면 그 직원은 그 비용 이상의 역할을 하는 것과 다름없다.
어떤 시스템을 개선할 수 있는지 살펴보는 것과는 별개로 단순히 팀원들의 이야기에 귀를 기울이는 것만으로도 직원들의 업무 만족도를 높일 수 있다. 직원들의 불만에 관심을 가지면 직원들의 업무 환경을 개선시킬 수 있다. 효율성 측면에서 직원들의 업무 만족도를 높이는 것만큼 효과적인 일은 없을 것이다. 새로운 팀원 한 명을 고용하려면 굉장히 많은 비용이 들기 때문이다.
회사의 효율성을 높이고 싶다면 직원들의 의견에 가장 먼저 귀 기울여야 한다. 직원들이야 말로 가장 직접적으로, 가장 먼저, 회사가 개선해야 할 시스템을 경험하고 있는 이들이며, 그 해결 방법을 알고 있을 가능성이 가장 크다. 직원들의 불만에 집중하라, 그러면 회사의 수익은 올라갈 것이고, 직원들은 당신에게 감사하게 될 것이다.
* 본 글은 Phonix Business Journal에 올라온 Sheila Kloefkorn의 글을 번역해 가져온 내용임을 밝힙니다.
