원격근무 팀 관리에 효과적인 협업 툴 5가지
원격근무 팀 관리에 효과적인 협업 툴 5가지
요즘에는 온라인 툴이나 시스템이 많아 회사에서 원격 근무를 도입할 수 있는 가능성이 높아지고 있다. 만약 당신이 원격 근무를 하고 있거나, 원격 근무 직원을 관리해야 하는 입장이라면 생산성을 향상시킬 수 있는 최고의 툴을 준비하고 싶을 것이다. 하지만 시중에 툴이 너무 많기 때문에 그 다양한 종류에 압도당하기 쉽고 정말 필요한 것이 무엇인지 확신하기가 힘들다. 소프트웨어 회사의 관점에서 원격 근무 팀을 관리하기 좋은 다섯 가지 협업 툴을 소개한다. (여기에 소개되는 협업 툴은 물론 ‘재택근무’에도 유용하다 – 엮은이 주)
각각의 툴에 대해서 자세하게 설명하지는 않았다. 자세히 설명하려면 각각에 대해서 따로 블로그 포스팅을 했을 것이다. 대신 핵심 기능에 대해서만 다루었고, 우리에게 어떻게 도움이 됐는지, 여러분에게는 어떻게 도움이 될지에 대해서 설명하고자 한다.
1. 두들(Doodle)
여러분 회사의 팀원들도 다양한 도시나 다양한 나라에 흩어져 있다면 회의나 컨퍼런스 콜 시간을 정하기가 매우 어려울 것이다. 각자 다른 일정이 있고 약속이 있기 때문이다. 심지어 시차가 있는 나라에 직원이 있다면 일이 더 복잡해진다. 다행히도 이 문제를 아주 쉽게 해결해 주는 아주 소중한 툴이 있다. 바로 두들(Doodle)이다. 두들은 수 없이 많은 메일을 여러 명과 동시에 주고 받으면서 모두에게 맞는 시간을 정하는 복잡한 업무에서 당신을 구해줄 것이다.
만약 당신이 원격 근무를 하는 팀원들과 회의 일정을 잡아야 하고, 모두가 참여할 수 있는 시간이 언제인지 알 수 없는 상황이라고 가정해 보자. 먼저 두들을 사용하여 이벤트를 생성하고, 회의를 주최하자고 제안하고 싶은 날짜와 시간을 표시한다. 그리고 투표를 할 수 있는 링크를 보내 팀원들을 두들 이벤트로 초대한다. 초대를 받은 사람들은 링크를 열어 가능한 날짜 및 시간을 클릭하여 투표에 참여할 수 있다. 전원이 투표에 참여하고 나면 모두가 가능한 시간이 몇 개 추려지고, 여러분은 그 중 언제가 미팅을 하기에 가장 좋은지 판단할 수 있게 된다. “시차 지원 기능”을 이용하면 서로 다른 시간대에 있어도 그 부분까지 고려하여 회의 시간을 정할 수 있다.
투표에 응답하지 않은 참가자에게는 두들 이메일 리마인더를 보낼 수 있고, 여러분도 누가 응답을 했고, 누가 응답을 하지 않았는지 추적할 수 있는 알림을 받을 수 있다. 물론 비즈니스 협력사, 파트너, 또는 고객과의 회의 일정을 잡을 때에도 두들은 유용한 툴이 될 것이다.
2. 드롭박스(Dropbox)
다른건 몰라도 이 한 가지는 확실하게 이야기할 수 있다. 원격 근무를 하는 팀에게는 모든 직원이 액세스할 수 있는 온라인 파일 호스팅 시스템이 필요하다. 드롭박스(Dropbox)는 팀원 누구나 접속할 수 있는 클라우드에 대용량 파일을 올리거나 여러 개의 폴더를 저장하는 데 없어서는 안 될 존재가 되었다. 드롭박스는 사용자 가이드, 사례 조사 등 필요한 완성본 상태의 파일을 올리고 내려받는 데에도 아주 유용한 툴이지만, 그 뿐만 아니라 현재 진행 중인 프로젝트 파일로 멀리 떨어져 있는 여러 명의 직원이 각각 다른 시점에 함께 작업하기에도 아주 좋은 툴이다.
또한 폴더나 파일을 서로에게 보내는 것도 아주 쉽다. 그냥 파일에 대고 오른쪽 클릭을 한 다음 “Share Dropbox link(Dropbox 링크 공유)”만 누르면 된다. 다운로드 링크가 클립보드로 복사되고, 이를 다른 사람에게 보낼 수 있다. 링크를 받은 사람은 여러분의 드롭박스에서 파일을 다운로드 받을 수 있다.
한 가지 간단한 팁을 공유하자면, 드롭박스에 다른 곳에서 근무하는 팀원의 이름, “conflicted copy” 그리고 날짜가 적힌 파일 이름의 중복 파일이 생기지 않도록 조심해야 한다. 우리에게도 이런 현상이 종종 발생하는데, 이는 두 명이 동시에 같은 파일을 열어서 수정을 했다는 뜻이다. 드롭박스는 이럴 때 이 파일을 병합하지 않고 각각의 수정 사항이 적용된 두 개의 파일을 따로 저장한다.
3. 지라(JIRA)
아틀라시안(Atlassian)에서 제공하는 지라(JIRA)는 이슈 및 작업을 추적해주는 제품으로서, 우리와 같은 소프트웨어 회사라면 프로젝트 관리 시스템으로서 완벽한 선택이다. 지라를 사용하면 주요 프로젝트 및 관련 작업을 모두 추적할 수 있고 과거에 진행했거나, 현재 진행 중이거나, 미래에 진행할 작업에 대한 최신 정보를 놓치지 않게 해준다.
팀원이 새로운 작업을 생성하거나 작업에 코멘트를 남길 때 @를 사용하여 당신을 언급할 수 있고 그러면 지라에서 메일로 알려준다. 멀리 떨어져서 일하는 팀원이 프로젝트 진척 상황에 대한 최신 정보를 받을 수 있는 아주 좋은 방법이다. 또한 여러분에게 주어진 모든 작업을 볼 수 있고 대시보드에서 동료 팀원들이 최근에 어떤 활동을 했는지도 확인할 수 있다. “Issues”에서는 현재 상태, 프로젝트, 이슈 유형, 담당자 등을 이용하여 이슈를 모두 검색할 수 있다.
대충 살펴보면 이 시스템은 소프트웨어 개발자에게만 적합한 시스템처럼 보일 수 있지만 사실은 다양한 부서에서 사용하고 있는 기본적인 툴이다. 웹사이트는 물론 영업 및 마케팅 관련 프로젝트 및 작업의 진척 상황을 확인 하는 데 이 툴을 활용할 수 있다. 이 툴은 프로젝트의 진척 상황을 관리하고 우선순위를 정하는 것 뿐만 아니라 멀리 떨어져서 일하는 팀원들에게 피드백을 남기는 데에도 아주 유용하게 사용된다.
또한 지라 시스템을 컨플루언스(Confluence)와 연동시킬 수도 있다. 컨플루언스 역시 아틀라시안에서 제공하는 협업 제품으로, 위키(Wiki) 기능 및 파일 관리를 하는 데 사용한다. 위키 페이지는 새로운 노하우를 작성하거나 그 노하우를 팀원들과 공유하기에 아주 좋은 기능이다. 컨플루언스 페이지는 지라의 모든 이슈 페이지에서 연결될 수 있다. 개발팀 역시 이후에 SCRUM 회의에서 사용할 단기간 계획 보드를 만들기 위해서 컨플루언스를 사용할 수 있다. 컨플루언스 파일 관리 시스템은 오피스 문서를 저장하고 편집하는 데 편리한 기능을 갖추고 있다. 또한 이전 버전 추적이 가능하다. 이를 통해서 앞서 드롭박스에서 언급한 “충돌로 인한 복사본” 문제를 해결할 수 있다.
4. 세일즈포스(Salesforce)
세일즈포스(Salesforce)는서비스형소프트웨어(SaaS)비즈니스 모델의 개척자이자 CRM 분야에서 가장 유명한 회사다. 세일즈포스를 사용하면 한 곳에서 고객에 관한 상세한 정보를 파악하고 예측할 수 있다. 또한 영업팀이나 지원팀은 원격으로 이 시스템에 접속할 수 있다.
우리 영업 답당자는 세일즈포스를 통해서 판매자들, 고객들, 판매 기회 및 고객과의 연락 내역까지 파악한다. 예를 들어 보자면, 고객 필드를 추가해서 고객이 속한 산업군이 정확히 무엇인지, 고객이 어떤 언어로 연락하는 것을 선호하는지, 고객이 있는 지역과의 시차는 얼마나 나는지 등을 기록한다.
고객과 이메일을 통해 연락한 내역을 세일즈포스에 아주 쉽게 기록할 수 있다. 고객이 메일을 보내거나 우리가 고객에게 메일을 보내면 그 즉시 메일의 복사본을 세일즈포스 시스템에 보낼 수 있다. 이 기능이 원격으로 근무하는 팀에게 좋은 점은 무엇일까? 예를 들어 한 고객이 뭔가 질문이 있거나 문제가 있어서 전화를 했다고 가정해 보자. 물론 일반적으로는 원격 근무를 하는 영업 담당자가 고객을 응대해야 한다. 하지만 당장 영업 담당자를 연결할 수 없는 상황이라고 가정해 보자. 세일즈포스를 사용한다면 시스템에 접속하여 고객 정보를 볼 수 있다. 고객과 영업 담당자가 이메일로 연락했던 기록을 확인할 수 있으며 심지어 영업 담당자가 다음주에 돌아왔을 때 이 문제를 이어서 해결할 수 있도록 새로운 작업을 생성할 수 있다.
세일즈포스는 다양한 온라인 회사와 협력하고 있기 때문에 세일즈포스 인터페이스에서 다양한 통합 기능을 바로 이용할 수 있다. 예를 들어 세일즈포스 시스템을 이메일 자동화 시스템, 이메일 마케팅 시스템, 프로젝트 관리 시스템, 문서 관리 시스템, 소셜 미디어 플랫폼, 심지어 내부 데이터베이스와도 연동할 수 있다.
5. 스몰 임프루브먼트(Small Improvements)
스몰 임프루브먼트(Small Improvements)는 온라인 인사 및 직원 업무 평가 관리 시스템이다. 이 시스템 역시 서비스형 소프트웨어(SaaS) 솔루션으로서직원들과 원격 근무를 하는 직원들이 개인 목표를 세우고 업무 평가를 하고 통합적인 피드백을 받는 원스톱 시스템을 제공한다.
원격 근무를 하는 직원이라면 스몰 임프루브먼트 계정에서 개인 목표를 설정할 수 있다. 그리고 이 목표를 우선순위에 두고 정기적으로 업데이트하는 것이 중요하다. 그래야만 다른 팀원들과 상사가 여러분의 업무를 함께 파악할 수 있기 때문이다. 상사 입장에서는 대략적인 상황을 파악하고 원격 근무를 하는 직원들의 진척 상황을 계속 주시할 수 있다. 또한 원격 근무를 하는 직원들에게 현재 목표에 대한 피드백을 요청하거나 “칭찬” 기능을 사용하여 직원들에게 긍정적인 피드백을 보낼 수도 있다.
업무 평가의 경우, 원격 근무를 하는 직원들은 스스로를 평가하는 자기 평가 과정을 완료한 후에 평가에 대한 상사의 답변을 기다린다. 이러한 평가 및 인사 고과를 얼마나 자주 수행할지는 각 회사가 정하기 나름이다. 1년에 한 번 진행할 수도 있고, 매달 진행할 수도 있다.
심지어 스몰 임프루브먼트를 다른 애플리케이션과 연동할 수도 있다. 예를 들면, 스몰 임프루브먼트 시스템을 작업 관리 및 위키 시스템인 컨플루언스와 통합할 수 있다. 이런 통합 기능 덕분에 원격 근무를 하는 직원이 컨플루언스에서 진행한 작업을 스몰 임프루브먼트로 바로 불러와 인사 고과를 진행할 수 있다. 원격 근무를 하는 직원에 대한 인사 고과를 작성할 때 관리자는 직원들의 목표를 살펴볼 수 있고 심지어 컨플루언스에서 완료한 작업도 확인할 수 있다. 관리자는 서로 다른 온라인 시스템을 왔다 갔다 하면서 인사 고과를 작성하는 것보다 훨씬 간편하게 원격 근무를 하는 직원의 업무에 대해서 파악할 수 있다. 게다가 스몰 임프루브먼트에 제공한 피드백은 동기화되어 팀원들은 컨플루언스에서 그 피드백을 확인할 수 있다.
* 본 글은 미국 소프트웨어 회사인 Mikogo 블로그에 올라온 Top 5 Collaboration Tools for Managing a Remote Team을 번역/각색해 가져온 내용임을 밝힙니다.
