‘우린 답을 찾을 것이다. 늘 그랬듯이’ – 직장인 사내 커뮤니케이션 편
‘우린 답을 찾을 것이다. 늘 그랬듯이’
– 직장인 사내 커뮤니케이션 편-
“윤 대리, 저번에 보내줬던 XXX 온라인 마케팅 제안서 파일 메일로 한 번 더 보내줄 수 있어? 받고 바로 확인은 했는데, 메일이 너무 쌓여서 도대체 찾을 수가 없네.”
* 본 이야기는 연출된 내용이 아닙니다.
회사에서 업무를 하다 보면 도저히 ‘피할 수 없는 상황’을 몇 가지 만나게 된다. 이 글은 온라인 마케팅 2년 차 AE인 필자의 이야기다. 현재 근무 중인 온라인 마케팅 팀은 단 2개의 커뮤니케이션이 존재한다. 온라인, 그리고 오프라인. 이 글을 읽고 있는 직장인 분들도 비슷하지 않을까 싶다.
조금 더 구체적으로 풀어보면 ‘온라인’과 ‘오프라인’ 커뮤니케이션에는 카카오톡, 문자, 전화, 이메일, 구두지시 등이 있다. 필자의 업무는 주로 사무실 내에서 진행되기 때문에 동료들과 ‘오프라인’을 통해 업무 진행과정을 공유한다. 하지만 특정 이슈(이를테면, 업무 지시 사항, 고객사 커뮤니케이션)는 기록으로 남겨야 추후에 확인할 수 있기에 이메일 혹은 메신저를 활용하고 있다.
‘나도 처음에는 그럴 줄 몰랐다’
메신저. 입사 초기 개인 용도로 사용하던 개인 메신저를 통해 ‘일을 위한 커뮤니케이션’을 한다는 점에 대해 큰 불편함을 느끼지 않았다. 아니 못했다. 오히려 기존에 사용하던 메신저를 이용한다고 생각하니 편리하다라고까지 생각했으니. 허나 이 생각은 사회 초년생의 오판이었다.
AE 1년 차 시절, 사내 커뮤니케이션을 카카오톡 내 그룹 채팅 방에서 진행하기로 전사적 결정이 이뤄졌다. 대수롭지 않게 여겼던 이 결정이 내 삶을 송두리째 바꾼 계기가 되었다. 분명 고용 계약서에는 ‘6시 퇴근’이 명시되어 있었으나, 카카오톡 그룹방이 활성화된 후, ‘6시 퇴근’은 먼나라의 이야기가 되버렸다. 카카오톡 그룹방에 올라오는 업무 메시지를 즉시 확인하고 처리하는 일이 생활화 되어버렸고, 수 개월 넘게 이런 패턴이 반복되다보니 일과 삶의 균형을 위한 특단의 조치가 필요하다는 생각을 하게 되었다.
비단, 이 이슈는 나만의 문제가 아닌 대한민국 직장인이라면 의례 겪을 일이라 생각한다. 이에 이번 글을 통해 기존 직장인의 사내 커뮤니케이션 문제점을 짚어보고 정리해보았다.
Problem 1. 多채널을 활용한 중구난방 커뮤니케이션
[문자] ‘윤대리, XXX A지점 운영시간 공지를 10시부터 22시까지로 변경해줘’ (오전 11:34) [카카오톡] A지점 운영시간 공지를 또 변경해야 할 것 같아. 자꾸 말씀이 바뀌시네^^;; (오후 2:34) [메일] 아래 점장님이 보내신 내용으로 변경 부탁해 (오후 4:21)
*시간 흐름의 순서대로 정리하였습니다
스마트폰이 없었던 시절, 사내 커뮤니케이션의 대부분은 1:1 대화, 미팅, 이메일, PC메신저, 전화(혹은 문자)로 진행되었다. 하지만 스마트폰이 생긴 이후, 채널 또한 많아졌다. 추가된 채널은 모바일에 집중되어 있다. 카카오톡을 포함한 모바일 메신저, 그리고 모바일로 연동한 이메일, 혹은 모바일과 연동된 그룹웨어까지! 덕분에 업무 내용은 실시간으로 공유되나 다채로운 채널을 통해 소통이 이뤄지다 보니 더 복잡해졌다. 일에 대한 피드백, 히스토리가 여러 채널을 통해 오고 가며 정보도 흩어지고, 커뮤니케이션을 놓치지 않기 위한 노력(시간+에너지) 또한 증가하였다.
실시간 커뮤니케이션도 좋고, 업무 효율성 제고도 좋다. 하지만 다채널을 활용한 폭풍 커뮤니케이션은 ‘업무 효율성 제고는 커녕 기운만 빠지게 만든다. ‘해야 할 일을 정리해야 하는 일’이 또 다른 업무로 돼버리기 일쑤인 상황은 우리의 또 다른 고충이다.
Problem 2. ‘카톡, 사수 님의 메시지가 도착했습니다”
업무를 지시하는 사수가 여러 명이 있을 경우, 커뮤니케이션 문제는 여지없이 발생한다. 카카오톡을 통해 사수 A,B 혹은 A,B,C에게 업무 지시를 직접 받음에 따라, 팀 간 공유/검토해야 할 업무가 제대로 확인되지 않는 경우가 허다하다. 같은 팀이어도 어떤 업무를 하고 있는지 파악되지 않는 뭐한 상황이 발생하는 것이다. ‘협업’이 필요한 업무의 증가와 한 사람이 담당하는 업무의 범위가 과거 대비 넓어지는 현 시대의 업무 특성 상, 이와 같은 문제는 꾸준히 생길 것이다. 누구도 웃을 수 없는 상황. 안타깝지만 지금 이 순간에도, 그리고 미래에도 계속될 것이다.
Problem 3. 아는 사람만 안다는 ‘문서 파일 검색의 공포’
동료 曰 ‘저번에 보내줬던 거 같은데, 다운받은 파일이 뭐가 최종본인지 모르겠어요(눈물)’
사내 커뮤니케이션의 중요한 부분 중 하나는 ‘문서(파일)’이다. 폭풍공감을 이끌어낸 드라마 ‘미생’에서도 나왔듯, 직장인은 ‘문서’로 커뮤니케이션 할 경우가 다반사다. 이에 따라, 다양하고 방대한 문서가 일주일에도 수 십 개에서 수 백 개까지 같은 팀, 혹은 회사 내 다른 팀 멤버들과 오고 간다. 이메일과 메신저로 오고 간 과거의 문서 파일을 찾아내고 공유하는 것도 일반적이다. 문제는 이 일반적인 ‘업무’가 가끔 혹은 자주 스트레스를 유발한다는 사실이다. 직장인이라면 안다. 이메일과 메신저로 오고 간 문서를 검색하고 찾아내는 게 생각보다 쉽지 않다는 사실을. 촌각을 다투는 업무에서 이와 같은 상황을 겪는 다면 그 스트레스는 이루 말할 수 없다. 등 뒤가 서늘해지는 기분은 겪어보지 않은 사람은 모를 것이다. 정녕 답이 없는 걸까?
(image source: flickr)
지금 이 순간에도 직장 내 많은 이들이 위와 같은 이슈에 대해 고민하고 있고 해결책을 찾고자 한다. ‘인터스텔라’의 대사 “우린 답을 찾을 것이다. 늘 그랬듯이”처럼 사내 커뮤니케이션에 대한 답을 찾기 위해 우리는 끊임없이 노력할 것이다.
