불필요한 ‘회의’는 나를 망친다
불필요한 ‘회의’는 나를 망친다
– 효율적인 회의 준비를 위한 팁 3가지 –
아침 출근 준비. 샤워하고 길을 나서면서, 그리고 버스와 지하철에 올라타면서도 이것저것 생각으로 머리가 복잡하다. 바로 오늘! 중요한 회의가 잡혔기 때문.
‘이번 회의에서는 뭔가 결정이 되어야 한다’, ‘바쁜 사람을 어렵게 모시는 자리라 뜻 깊은 시간으로 꾸며야 한다’, ‘회의장 대관료, 섭외비 등 미팅 준비에 투자한 비용이 큰 만큼 잘 준비해야 한다’ … 회의에 대한 압박이 마음을 조여온다.
몇 가지 간단한 사전 준비 및 사후 대처 등을 통해 최상의 회의 결과를 도출하는 방법에는 무엇이 있을까?
[효율적 미팅 준비를 위한 팁 3]
1. 논의의제를 선(先) 공유하라
사전에 회의 목적과 세부내용, 참석자 등의 주요 정보를 공유하고 논의의제 등을 명확히 정리해 참석자들에게 선(先)공유 하라. 회의 전 미리 검토해야 할 자료가 있다면 반드시 전달한다.
참가자가 회의에 참석할 때까지도 논의의제를 잘 모른다던가 회의 준비 없이 들어온다면 결국 준비 없이 참석한 그 한 사람을 위한 다시 설명을 해야 하고, 그 자리에서 논제를 파악했다 할지라도 ‘사전’ 고민의 과정이 없기에 만족할 만한 의사결정을 하기 힘들 것이다.
혹 회의 안건을 일일이 검토할 여유가 없는 사람(흔히 말하는 ‘윗분’)에게는 함께 회의에 참석하는 부하 직원의 간단한 브리핑 및 의사결정 고민 지점을 회의 전이라도(회의장 이동시간 활용) 공유하는 것이 회의의 질을 높여준다는 점, 잊지 말자!
2. 결정사항을 명확히 하라
본(本)회의 시간이다. 비록 예정됐던 시간보다 10분 늦게 시작했지만, 참석자는 전원 출석했고 논의의제도 사전에 공유되었다. 본격적인 회의 전에 소집자가 회의목적, 논의의제 등을 다시 한 번 언급한다.
회의가 특정 안을 ‘결정’해야 할 경우, 더더욱 회의 진행자의 역할이 중요해진다. 논의 안건에 대한 자세한 안내 및 결론에 도달하기 위한 매끄러운 진행이 필요하기 때문.
A도 B도 C도 아닌데 대안이 없는 난감한 상황이 발생하면 곤란하다. 이럴 때를 대비해 진행자는 각 대안에 대한 본인이 생각하는 장단점(또는 회의 전에 상사에게 조언을 구할 수도 있다)과 판단기준을 적절히 제시해 줄 필요가 있다. 이해관계자가 얽혀있어 최상의 결론을 도출하기 어렵다면 차선책으로 유도하는 등 회의 분위기를 조성하고 결정을 하기 위한 핵심 고려사항을 제시해 의사결정자들의 올바른 판단의 길라잡이 역할을 할 수 있다.
3. 업무 분장과 마감시한을 명기하라
회의가 끝났다고 마음을 놓긴 이르다. 회의 참석자의 이해도가 동일한지 회의록을 통해 공유하는 것이 중요하다. 특히 논의 내용, 논의 결과, 업무 분장, 마감기한은 회의록에 필수적으로 포함되어야 할 내용. 그래야 회의 안건에 대한 후속 조치가 적절한 시기에 취해질 수 있다.
회의 이후, 참석에 대한 감사 인사와 회의록 내용 확인 요청을 문자로 전송해보는 건 어떨까. 참석자들에게 작은 감동도 주고 회의 이후 본인의 역할을 다시 한 번 리마인드 시켜 일석이조의 효과를 누릴 수 있다.
회의는 그냥 윗 사람(의사결정자, 흔히 상사)들만의 리그이고, 본인은 그냥 자리만 채우고 다이어리에 뭔가를 끄적거리면 충분하다고 생각했던 적이 있었다. 단순 참가에서 벗어나 준비•소집•진행하면서 회의를 잘 이끌어야 한다는 압박감이 마음 한쪽을 짓누르기도 했다.
최소 위 3가지를 명심하면서 회의도 하나의 ‘정식 업무(당연히 정식 업무인데 은근히 회의를 소홀히 여기는 경향이 있다)’ 이상으로 중요도를 부여하고, 회의 결과와 그 이후의 진행까지 말끔히 이끌어 나간다면, 더욱 ‘인정’ 받는 구성원이 되지 않을까.
TIP) 사전에 회의 개최에 소요되는 비용을 공유하는 것도 회의 참가자들의 회의 준비의 동기부여를 심어줄 수 있다고 한다^^
