5가지만 알면 해결되는 사회 초년생의 업무 미팅 노하우
5가지만 알면 해결되는 사회 초년생의 업무 미팅 노하우
처음 회사에 입사해 겪었던 어려움 중 하나는 업무 미팅에 적응하는 것이었다. 많은 사회초년생도 공감할 것으로 생각한다. 하루하루, 매 순간이 평가의 연속인 신입사원에게 직장 선배, 상사와 함께하는 업무 미팅은 계속해 눈치를 보게 되는 어려운 자리임이 틀림없다. 업무 미팅에서 존재감을 드러내고 싶은 욕심은 가득한데, 막상 업무 미팅에 들어가면 꿀 먹은 벙어리마냥 앉아있는 시간이 대부분이고, 업무 미팅에서 신입사원이 해야 할 기본적인 일들조차 미리 캐치하지 못해 선배들의 지적과 도움을 받으면서 쌓이는 스트레스….
‘얘기 좀 할까’ 회의를 소집하는 팀장님의 메시지만 받아도 한숨부터 쉬어지는 사회 초년생들을 위해, 센스가 부족해 신입사원 당시 그 누구보다 많이 부딪히고 깨졌던 필자의 경험을 토대로 ‘사회초년생의 실전 미팅 노하우 5가지’를 공유해보려 한다.
1) 미팅 시간 10분 전에 도착해 있을 것.
업무 미팅에 참석하는 사람은 크게 두 부류로 나눌 수 있다. 미리 도착해 준비하는 사람과 늦게 오는 사람. 미팅 장소에 10분만 일찍 도착해도, 그날 회의의 주요 내용이 무엇인지, 어떤 이야기를 해야 할지 충분히 준비할 수 있다. 10분 안에 가능하냐고 반문할 수 있겠지만, 실제로 회의에 참석해보면 회의 전 10분은 분위기 적응, 이슈 정리에 충분한 시간이라는 것을 알 수 있다. 반면 회의 시간 정각에 헐레벌떡 들어오거나 늦게 들어오는 경우는 어떨까? 회의시간 내내 좌불안석이 될 가능성이 높다. 늦게 온 시간만큼 놓친 내용이 있을 것이고, 그 전에 논의된 내용들에 무조건 따라야 하며, 의견을 내거나 질문을 해야 할 때에도 ‘늦었으면서 말이 많다’는 핀잔을 피할 수 없을 것이다.
친구와의 약속도 그렇지 않나. 늦으면 밥을 산다 던 지, 친구에게 메뉴 선택권을 주는 것처럼, 회의에 늦을 경우 많은 것을 양보하고, 눈치를 봐야 한다. 무엇보다 신입사원으로서 평가받는 중요한 사안 중 하나인 ‘업무 태도’에 좋지 않은 인상을 심어주게 될 것이다.
반드시 미팅 10분 전에 회의실에 도착해야 한다는 것을 명심하자. 늦어서도, 헐레벌떡 정각에 들어가서도 안 된다. 업무 미팅에서 회의 내용을 완벽하게 이해하지 못한다 하더라도, 톡톡 튀는 아이디어를 내지 않더라도, 미팅 시간 10분 전에 미리 도착해 준비하는 것만으로도 일단 태도 점수는 잘 받을 수 있다.
+tip) 업무 미팅 전, 미리 ‘빔프로젝터’ 기계를 점검하는 것도 하나의 팁이다. 구두로만 회의를 진행하기도 하지만, 대게는 어떤 사안에 대한 자료를 보면서 논의하는 방식으로 진행되기 때문에 회의 전에 빔프로젝터 작동 여부를 확인하고 바로 이용할 수 있도록 세팅해두자.
2) 자료는 미리 출력해 준비해둘 것.
매 순간이 평가의 연속인 신입사원에게 회의 전 자료 준비는 센스와 꼼꼼함을 증명할 수 있는 일종의 찬스다. 회의 전 팀장님 혹은 선배가 회의 주제에 대해 말해 줄 것이다. 회의 주제와 관련해 어떤 자료가 필요한지 꼼꼼히 확인하고, 이를 바탕으로 참고자료, 발표 자료 등을 미리 출력해두자. ‘잡무’정도라고 생각할 수도 있지만, 자료를 준비하면서 미리 회의 내용을 숙지할 수 있고, 회의에서 어필한 의견 또한 준비할 수 있으니 생각 외로 많은 도움이 될 것이다.
자료 출력의 경우, 팀 내의 정기회의일 땐 흑백을 기본으로 하되, 양면으로 출력되는 ‘에코 출력 기능’을 활용하거나, PPT자료일 경우 ‘N-up 기능’을 활용해 종이 한 장에 여러 페이지를 출력해 두는 것도 하나의 팁이다.
#외부 업체와의 미팅일 경우
+tip1) 반드시 컬러로 인쇄하고 여유시간을 활용해 바인딩(binding)까지 해두는 센스를 보여주자. 꼼꼼히 준비한 성의를 보여주는 것은 물론, 컬러 인쇄가 문서의 이해력과 집중도를 높여줘 원활한 회의 진행에 보탬이 될 것이다.
+tip2) 노트북 및 태블릿 PC 이용자를 위해 MS 파워포인트나 워드는 PDF 파일로 변환해 준비해두자. (iPad 등 애플의 스마트기기에서는 MS-Office 파일이 정상 작동되지 않기 때문!) 저장, 보내기 기능을 활용해 간단히 PDF 파일로의 변환이 가능하다
3) 모르는 것은 모른다고 말하고, 질문하라.
인턴, 신입사원이라는 명찰을 달고 있는 동안에만 누릴 수 있는 특권 중 하나가 무엇이든 물어볼 수 있다는 것인데, 이는 업무 미팅에 있어서 사회 초년생이 가져야 할 가장 중요한 태도로도 이어진다. 업무 미팅 시, 팀장님이 지시하는 업무 내용이 헷갈린다거나, 진행 중인 회의 내용이 잘 이해되지 않는다면 반드시 질문해야 한다. 필자는 ‘제대로 질문하지.’ 못해 난감한 상황을 여러 번, 꽤 많이 겪었었다. 사회 초년생이라면 절대로 넘겨짚거나 자신의 감을 믿어서는 안 된다. 회의에서 상사가 지시한 내용을 정확히 이해하지 못한 채 내 이해대로 업무 일지를 작성하거나 업무를 처리해 곤란한 상황을 여러 번 겪기도 했다. 순간의 부끄러움을 피하고자 ‘내가 생각한 것이 맞겠거니’하고 넘겨짚었던 것이 나중에 더 큰 위기를 가져왔던 것이다.
사회 초년생이라면 절대 자신의 감을 믿어서는 안 된다. 아는 것은 안다고, 모르는 것은 모른다고 말하고 반드시 질문하자. 물론 팀장님으로부터 “그것도 이해 못 하느냐”는 핀잔을 들을 수는 있겠지만, 문제를 사전에 예방하는 데에는 질문만 한 것이 없다. 뿐만 아니라 적절한 질문은 적극적으로 회의에 참여하고 있다는 인상을 상사에게 심어줄 수 있기 때문에, 꿔다 놓은 보릿자루 마냥 수동적으로 앉아있기보다는 질문하며 적극적인 태도로 회의에 임하도록 하자.
+tip) 그렇다고 신입사원의 패기로 ‘언제든 물어보겠어!’ 무턱대고 물어봐서는 안 된다. 질문에도 요령이 있다. 업무 미팅의 흐름에 방해되지 않는 선에서 질문하는 것이 중요하다. 가령 상사가 업무 관련 내용을 지시할 때라던지, 회의 중간에 다음 챕터로 넘어가기 직전, 혹은 회의가 끝나고 상사가 정리 멘트를 할 때 즈음 물어보는 것이 포인트!
4) 외부 거래처 미팅 시 명함은 반드시 준비할 것.
신입사원에게 외부 미팅을 단독으로 맡기는 경우는 거의 없지만, 선배와 함께 외부 미팅에 참석하는 경우는 종종 있다. 이때 명함 준비는 필수다. 사회초년생의 경우 명함을 주고받은 경험이 많지 않기 때문에 깜빡 잊거나, 선배를 따라 나간다는 안일한 생각으로 명함을 두고 가는 경우가 종종 있다. 하지만 외부 미팅에서 ‘명함 준비’는 기본 중의 기본이다.
정중하게 명함을 건넸는데 ‘죄송하지만 지금 명함이 없어서요.’라고 대답하면 기본적인 예의에도 벗어나는 데다 좋지 않은 이미지를 상대방에게 심어주기 충분하다. 따라서 외부 미팅을 나갈 때는 반드시 명함 케이스 혹은 지갑에 명함을 준비해 가도록 하자.
5) Simple is the best. 회의록 작성은 간단명료하게!
회의록 작성은 신입사원의 전담 업무다. 업무 미팅 시 적극적으로 의견을 내지 못할 때도 ‘의견이 없냐’라는 팀장님의 핀잔으로부터 조금은 자유로울 수 있는 건 신입사원이기에 용인되는 것도 있지만, 회의 내용을 기록하고 있다는 적극성을 어느 정도 띄고 있기 때문이다. 회의에서 신입사원의 주요 업무는 회의 중에 오고 가는 내용을 모두 기록하고, 이를 바탕으로 회의록을 정리해 팀원들에게 공유하는 것이다. 회의록은 신입사원의 능력을 단적으로 평가할 수 있는 수단 중 하나이기 때문에 꼼꼼하게 작성해야 한다.
첫 회의록을 작성할 때 1시간 회의 내용을 3시간에 걸쳐 작성했었던 악몽(?)이 떠오른다. 회의 중에는 농담을 제외한 모든 이야기를 기록한다고 하더라도, ‘회의록’에는 필요한 내용만 간추려서 간단히 정리하는 것이 중요하다. 팀마다 정해진 양식이 있겠지만, 기본적으로 ‘회의 일시, 장소, 참석자, 주요주제, 상세내용(발언자), 업무 마감기한’을 기준으로 정리하면 더욱 수월하게 작성할 수 있다. 중요한 내용은 색을 달리 표시한다거나 밑줄로 강조하는 센스 또한 잊지 말자.
회의록 정리가 끝났다고 해서 ‘회의록 작성 업무’가 끝난 것은 아니다. 마지막 이메일로 공유하는 것까지 잘 마무리를 해야 한다. 이메일을 작성할 때에는 회의록만 달랑 첨부하는 것이 아니라, 이번 회의에서는 어떤 사안이 주요 내용이었는지, 최종 결론이 무엇인지 정도만 두, 세 줄로 간단히 정리해 작성한다면, 바쁜 업무로 정신없는 선배의 업무 피로도를 줄여주는 센스 있는 후배가 될 수 있을 것이다.
#회의록 공유 TIP
+tip 1) 파일명은 간단하게! 회의 날짜, 주요 내용을 포함하도록 한다. Ex) 20150805_주간 회의록
+tip 2) C.C 이메일 참조를 활용해 회의에 참석하지는 않았지만, 팀과 관련된 상사에게도 회의록을 보내도록 한다.
+tip3) 오탈자 확인은 기본! 한국어 맞춤법 검사기 활용해 회의록 및 이메일 내용의 오탈자를 확인하자. (http://speller.cs.pusan.ac.kr/)
사회초년생들이 하는 고민 중 하나가 ‘현실과 이상 간의 괴리감’일 것으로 생각한다. 나 또한 내가 상상하고 기대했던 업무에 전혀 미치지 못하는 작은 일들. 잡무라고만 느껴지는 일들에 나의 가치가 매겨지는 것 같다며 오랜 시간 투덜거리기만 했다. 투덜거림의 시간, 작은 일들을 하면서도 제대로 하지 못해 선배들에게 하나하나 조언을 받아야만 했던 시간을 통해 깨달은 한 가지는 잡무야말로 업무 전반을 경험하고, 업무를 배울 수 있는 최고의 기회라는 것이다.
앞서 정리한 ‘사회초년생의 업무 미팅 노하우 5가지’ 또한 굉장히 작고 세심한 일들이다. 전문성을 요하기 보다는 센스와 태도에 관한 내용들이다. 막중한 책임감을 요하는 일들은 아니지만, 업무 전반을 배울 수 있는 5가지 작은 노하우를 잘 활용한다면 센스 있는 신입, 꼼꼼한 준비로 두터운 신임을 쌓는 신입사원으로 발돋움할 수 있을 것이다.
