종이 없는 사무실? 효율적인 업무를 위한 4가지 팁
종이 없는 사무실? 효율적인 업무를 위한 4가지 팁
기술이 발전할수록 우리의 업무 환경 역시 이에 맞춰 변화해야 한다. 다시 말하자면, 쓸데없이 일만 많아지는 종이 사용 시스템을 탈피하고 종이를 쓰지 않는 효율적인 시스템을 도입해야 한다는 뜻이다.
종이로 된 서신, 안내서, 사용 설명서와 수표를 사용하던 시대는 이미 지나갔다. 종이를 사용하는 어떤 시스템이 있든 간에 매우 높은 확률로 그 시스템을 대체할 수 있는 훨씬 경제적이고 효율적인 자동화 시스템이 존재할 것이라는 건 그 누구도 부인하기 힘들 것이다.
비즈니스 위크는 1975년 즈음 가장 먼저 종이 없는 업무를 지향했지만 별로 성공적이지 못했다. 오히려 그 반대 상황이 더욱 판을 치기 시작했다. 이메일과 인터넷을 포함한 신기술은 회사 직원들로 하여금 오히려 더 많은 양의 종이를 인쇄하도록 유도하였다. 그리고 그 인쇄량의 지속적인 증가가 ‘종이 없는 업무’를 향한 시도의 첫 시발점이 되었다.
현대 사회의 기술 발전과 지속해서 변하는 업무 환경은 점점 종이 없는 회사에 근접할 수 있도록 만들었다. 종이 없는 업무는 그저 친환경적이고 인쇄 비용을 줄이는데 그 목적을 두고 있지 않다. 왜냐하면 종이 사용량이 줄어든다는 것은 결국 효율성이 증대하고 있다는 증거이기 때문이다. 그래서 기업의 업무 효율성 향상을 위해 종이를 사용하지 않는 방법 네 가지를 지금 소개하고자 한다:
1. 팩스 머신은 지금 당장 처분하라
팩스 머신은 1980년대부터 존재하였던 골동품이다. 하지만 놀라운 건 지금 이 순간에도 누군가의 이메일 서명에는 아직 팩스 번호가 찍혀있다는 사실이다. 다시 말하자면, 종이 없는 업무를 위한 첫 번째 방법은 종이 기반의 시스템을 다 처분하는 것이며 팩스 머신은 단연코 그 1순위에 해당한다.
지금 현재 사무실에 많은 공간을 차지하고 있는 서류 뭉치들은 스캔하여 디지털 파일로 관리하는 것이 훨씬 효율적일 것이다. 결국, 소량의 종이 서류를 관리하는 기업이 정돈되고 생산적인 직원들을 양성할 수 있는 곳이라는 의미가 아닐까.
팩스 머신, 서류 서랍 그리고 페이퍼 클립을 포함한 종이의 사용을 가능케 하는 모든 물품의 수량을 줄여 보아라, 그럼 직원들은 자연스럽게 종이를 사용하지 않는 대체품을 찾게 될 것이다. 포스트잇은 해야 할 일의 정리를 위해 결코 사라지지 않을 수도 있지만 다른 종이 사용을 권장하는 물품을 줄이는 노력은 꼭 필요하다.
2. 클라우드 업무 환경을 도입하라
클라우드는 우리의 업무 환경을 새롭게 정의해버렸다. 그도 그럴 것이, 현재 미국 중소기업의 40% 정도가 이미 클라우드 업무환경을 도입하였고, 2020년도에 이르러서는 이 수치가 두 배가 될것이라는 2014 Intuit 연구결과도 나왔기 때문이다.
클라우드 업무 환경 도입은 종이 기반의 시스템을 대체할 수 있을 뿐 만 아니라, 직원들이 언제 어디서 어떤 기기를 사용하든 업무 관련 자료에 항상 접근할 수 있는 환경을 마련해주기에 업무 효율성 향상의 효과도 얻을 수 있다. 업무 현장의 개념이 유연해지고, 재택근무 역시 증가하면서 사무실 밖에서 업무를 볼 수 있는 기능은 이제 더 이상 부가 가치가 아닌 필수 요소가 되어버렸다.
또한, 클라우드의 사용은 업무 시스템을 좀 더 편리하게 연결해준다. 협업을 위해 파일을 주고받고, 위로는 승인 요청 아래로는 업무 지시를 할 필요가 없어진 것이다. 예를 들어, 구글 드라이브(Google Drive)를 활용하게 되면, 팀원들은 자기 자리에서 일어날 필요 전혀 없이 협업을 손쉽게 할 수 있다.
3. 시간 소모가 큰 절차는 자동화하라
시간 소모가 큰 프로세스의 자동화는 종이 사용도 줄이고 직원 모두의 업무 효율성에 긍정적인 영향을 끼친다. 신입 사원의 트레이닝 기간을 예로 들어보자. 종이를 사용하지 않는 자동화 시스템을 도입하게 되면, 신입 사원들은 수많은 종이 서류, 안내서, 매뉴얼을 일일이 검토하는 불필요한 시간도 줄일 수 있고, 관리자들 역시 손쉽게 신입 사원에게 필요한 업무를 지정하고, 관리하며, 보관할 수 있다.
꼭 자동화되어야 할 또 다른 절차는 연금 등록 및 관리 시스템이다. 쌓여 있는 서류와 연금 관련 정보를 검토해야 하는 이 골치 아픈 절차는 손쉽게 등록하고 연금 관련 정보를 찾아 확인할 수 있는 자동화 시스템으로 대체되어야 할 것이다.
4. 시간 절약 앱을 사용하라
요즘 우리 삶 속에 앱이 적용되지 않는 부분이 없음을 느낀다. 종이 없는 회사를 지향한다면, 모바일 앱 사용을 권장한다. 모든 직원이 종이 및 시간을 절약할 수 있도록 도와주는 앱이 도처에 널려 있기 때문이다. 업무용 앱에는 전자 문서 파일에 서명할 수 있도록 해주는 SignNow부터 시작하여 시간 관리 앱인 Toggl 그리고 해야 할 일 정리 앱 WorkFlowy 등 우리 업무에 도움을 주는 앱이 많아졌다.
최신 업무용 앱을 활용하다 보면 모든 직원이 종이 서류를 찾고, 관리하고 작성하는 시간을 줄이고 훨씬 중요한 업무를 보는데 시간을 더 투자할 수 있도록 도와줄 것이다.
* 본 글은 Entrepreneur에 게재된 Boost Productivity With These 4 Tips for a Paperless Workplace을 번역해 가져온 내용임을 밝힙니다.
