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업무 툴, 한국 직장인 필수품으로 자리잡다

 

 

 

생산성을 높이기 위한 ‘직장인’의 노력은 저마다 차이가 있다. 어떤 이들은 기존 업무 환경을 그대로 따르는가 하면 어떤 이들은 새로운 기기 혹은 툴(Tool)을 활용하면서 업무에 생산성을 더한다. 반대로 이들 기술을 활용하지 못함에 따라 업무에 차질이 생길 때 좌절감을 느끼는 이들도 적지 않다. 그렇다면 여러분은 어떤 방식의 업무 스타일을 선호하는가?

 

스마트 기기 그리고 다양한 툴(Tool)의 등장은 업무 환경의 변화에 큰 영향을 미치고 있다. 예를 들어 출근 후, 할 일 목록을 살펴보며 도저히 할 수 없겠다 생각되는 일들이 간혹 있다. 업무 생산성에 발목을 잡힌 상황에서 혼자 극복하기 쉽지 않을 때 우리는 가끔 자신에게 맞는 것을 다시 찾기 위해 새로운 툴과 프로세서를 경험해야 할 때도 있다.

 

이처럼 개인 업무의 안정성 유지나 생산성 마비를 벗어나기도 중요하지만, 빠르게 변하는 시장 대응과 데이터 분석, 공동 작업 활성화 및 그밖에 생산성 향상, 업무 효율을 극대화를 위해서라도 툴(Tool)의 사용은 반드시 필요한 부분이다.

 

 

앞선 이야기처럼 툴을 활용해야 하는 크고 작은 이유는 여러 가지가 있겠지만, 필자가 생각하는 이유는 크게 3가지다. 바로 그 첫 번째는 ‘변화에 따른 협업의 증가’다. 개인 그리고 기업마다 그 성격의 차이는 있겠지만, 전체적인 업무 패러다임의 변화는 ‘창의적인 업무 그리고 협업’에 초점을 맞추고 있다.

 

직장인들 또한 이러한 변화에 대응하기 위해 임직원 간 협업을 강화해 생산성 향상을 수 있는 동적인 환경이 필요하다. 그러기 위해서라도 일상적이고 정형화된 업무는 CRM, ERP 등과 같은 툴 혹은 애플리케이션을 활용하는 것이다. 이렇게 되면 증가하는 업무 분담, 연계 작업 및 구성원 간 협업을 함에 있어서도 더 많은 시간과 자원을 할애할 수 있게 된다.

 

 

 

두 번째는 “정보지식의 획득과 공유”다. 직장인의 업무 생산성은 개인 역할 기반의 지식 정보에 따라 좌우되기도 한다. 때문에 우수한 정보 지식의 공유를 위하여 사내, 외 네트워크를 활용해 보다 신속한 정보 접근성이 중요시되는 이유이기도 하다.

 

또한, 자신이 가진 것을 공유하는 것보다 독점하고자 했던 예전과 달리 창의적 지식 생산 및 공유와 평가받기 그리고 자발적 참여와 주도로 변화고 있는 지식 공유 패러다임의 변화 역시 직장인들의 관련 툴 사용과 맞물려 자연스레 변하고 있다.

 

하지만, 직장인 대부분이 개인화된 정보 외 외부의 우수한 정보를 필터링하는 작업만으로 벅찬 게 사실이다. 이럴 때 RSS피드 리더나 에버노트 등으로 자신의 업무 관련 정보를 큐레이션 할 수 있는 툴(Tool)을 활용하는 것도 하나의 방법이겠다. 그 다음 개인 혹은 그룹을 데이터 및 소셜 네트워크에 연결해 개인 아이디어를 공유하는 것만으로도 생산성 향상에 기여할 수 있겠다.

 

 

 

마지막으로 툴 사용 이유는 ‘시공간 제약의 극복’이다. 하지만, 이를 위해서는 기업 내 모든 업무에 있어서 ‘보안 문제’를 빼놓을 수 없다. 기업은 스마트폰 대중화에 대비해 모든 디바이스와 서비스를 차단하기란 사실상 불가능하다. 때문에 업무와 가장 밀접한 문서나 콘텐츠를 공유하고 협업할 수 있는 클라우드 기반 서비스들을 차단하고 있다. 지식 정보 공유 사이트, 아이디어나 개인 정보를 정리하는 노트 및 메모 툴도 대상이 되는 경우가 많다.

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기업들이 이러한 서비스를 사내에서 접속할 수 없도록 막는 가장 큰 이유는 주요 정보가 이들 서비스를 통해 유출될 수 있다는 판단 때문이다. 그러나 카카오톡, 라인과 같은 모바일 메신저 서비스를 업무 소통 및 협업을 목적으로 암암리에 활용하는 것도 사실이다.

 

실제 직장인들의 업무 환경에서 이러한 서비스들은 기존의 비효율적인 업무 방식을 개선하고 기업 내부 시스템보다 실제 업무 시나리오를 빠르게 지원한다. 하지만, 현실은 기업이 만든 커뮤니케이션과 협업 서비스는 PC에서만 제공하거나 보안을 이유로 모바일 디바이스 환경을 지원할 수 없다.

 

사실상 사무실 내 자기 PC에서만 업무를 하게 되어 모바일 디바이스와 클라우드 서비스는 무용지물이 돼 버린다. 이제는 문서를 암호화하는 것이 아니라 문서에 대한 권한을 적용하여 디바이스와 클라우드에 상관없이 활용할 수 있는 체질 개선이 필요하다. 물론, 이는 기업의 정책과 문화에 대한 변화와 혁신이 동반되어야만 한다.

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직장인들의 업무 환경은 급변하는 IT 트렌드에 맞춰 빠르게 변화하고 있다. 개개인의 생산성 향상은 기존의 비효율성을 제거하고 새로운 방식을 받아들이면서 개선된다. 이제 변화와 혁신의 근본적인 방향과 흐름을 이해하고 새로운 툴과 프로세스를 경험하며 인식과 굳어진 방식에서 탈피해야 직장인 스스로뿐 아니라 기업 역시 변화에 동참할 수 있을 것이다.