[공공기관] 코트라(KOTRA), 협업 툴 ‘잔디’ 도입 후 팀 업무가 달라지다
잔디, 일을 바꾸다: 코트라(KOTRA) IT사업단
| 대한무역투자진흥공사(KOTRA)1962년 창립된 코트라(KOTRA)는 국내외 기업 간의 투자 및 산업기술 협력 지원, 무역 진흥 관련 업무를 수행하는 준정부기관이다. 현재 전 세계 81개국에 9개 지역본부, 119개의 해외 조직망을 갖추고 있으며, 기업들의 해외비즈니스를 위한 인프라 역할을 수행하고 있다. |
◇ 잔디를 도입하게 된 계기가 있나요?
장재호: 사내 이메일이 종종 누락되는 경우가 잦아 새로운 협업 툴을 써보면 좋겠다고 생각을 했어요. 올해 5월, 비글로벌 서울 2015(beGLOBAL Seoul 2015)에 갔다가 잔디 부스를 방문해 간략한 설명을 들었는데요. 다른 툴도 생각해봤지만 잔디를 사용해보니 확실히 편하다는 판단이 생겼는데요. 이후, 잔디 페이스북, 블로그 및 기사를 통해 더 알아보고 사용을 결정했습니다.
◇ 잔디가 실제로 업무 환경에 도움을 줬던 부분이 있나요?
장재호: 작년의 경우, 컨퍼런스를 주임 14명이 준비했는데, 올해는 업무 인력을 감축하라는 정책이 하달되어 6명으로 줄었습니다. 14명이 하던 일을 6명이 처리해야 하기에 업무 효율성과 생산성을 높일 필요가 있었습니다. 그래서 좀 더 공격적으로 잔디를 도입한 이유이기도 한대요. 미스 커뮤니케이션이나 업무 로스로 일 진행에 차질을 빚는다면 여간 곤란한 게 아니거든요.
이유림: 어떻게 보면 잔디가 8명의 몫을 해준 거나 마찬가지예요.
장재호:저희가 코트라(KOTRA) IT사업단이기 때문에 바이어 유치 업무를 주로 하고 있습니다. 컨퍼런스를 위해 전 세계 60개의 바이어들과 커뮤니케이션해야 하는데 무역관과의 시차 이슈로 중남미나 CIS(중앙아시아) 지역은 전화통화가 안 되고, 메일을 보낼 경우엔 회신을 받기 위해 48시간 이상이 걸리기도 합니다. 잔디 도입 후, 커뮤니케이션이 빨라졌는데요. 덕분에 이메일로 진행되던 기존의 커뮤니케이션에 많은 변화가 생겨 잔디 도입 후, 이메일 사용량이 약 80% 정도 줄었습니다.
또 메르스가 한창일 당시, 바이어들이 한국에 들어오길 꺼려해 주로 화상 채팅을 통해 회의를 진행했는데요. 코트라(KOTRA) 시스템이 불안정해 파일 공유에 애를 많이 먹었습니다. 그런데 잔디를 사용하고 나선 저희뿐만 아니라 해외 바이어들도 크게 만족했는데요. 우스갯소리지만 바이어들은 잔디가 기존 시스템의 이슈로 코트라(KOTRA)가 직접 개발한 협업툴 서비스로 착각할 정도였습니다.
잔디의 또 다른 특징은 기존 문서 중심의 바이어와의 오프라인 미팅 문화를 바꿨다는 점인데요. 잔디의 모바일 앱으로 원하는 문서 파일을 바로 찾아 확인할 수 있기 때문에 이전처럼 문서를 출력할 필요가 줄어들었고, 외부 미팅이 급하게 있을 시 정말 유용했습니다. 카카오톡, 이메일 등으로는 200개가 넘는 바이어를 관리하기엔 한계가 있죠.
이유림: 코트라(KOTRA) IT사업단은 메일, 전화, 사내 메신저 등 여러 업무 툴을 혼용하고 있는데요. 이러다 보니 파일 관리가 어려워 헷갈리는 일이 많았습니다. 이후, 잔디로 통합해 커뮤니케이션을 하다 보니 최신 버전의 파일을 모든 멤버가 공유하고 열람하는 게 편해졌는데요. 코트라(KOTRA) 사내 메신저는 1회 파일 전송 시, 10MB 이상의 파일을 보낼 수가 없도록 제한되어 있는데요. 잔디는 300MB이기 때문에 파일 전송 시 편리하게 주고 받을 수 있어요.
그리고 코트라(KOTRA) 사내 보안 정책상, PC 내에 필터 기능이 있어서 지속적으로 예전 파일을 자동으로 삭제하거든요. 잔디의 경우, 파일 만료 기한이 없기 때문에 예전 문서들도 다시 검색해 다운 받을 수 있고, 이전 대화 이력들이 보존되기 때문에 누가 올렸는지, 어떤 상황에 파일을 공유했는지 확인할 수 있어 좋습니다. 저는 개인적으로 그룹채팅방 개념인 ‘토픽’을 저 혼자를 위한 토픽으로도 만들어 개인적으로 필요한 메모를 남기거나 파일을 저장하는 용도로도 쓰고 있습니다.
카카오톡은 개인용 메신저라 그런지 파일 관련 기능이 불편하고, 개인적인 영역에 업무를 끌어들이는 것 같아 공과 사 분리가 안 되는 기분인데 잔디는 그렇지 않아 심적으로 편하다는 장점도 말씀드릴 수 있을 것 같아요.
임선아: 사실 장재호 님이 너무 추천하셔서 혹시 잔디의 주주가 아닐까 의심까지 했어요. 처음 잔디를 접했을 때, ‘카카오톡 놔두고 굳이 이런 메신저를 사용해야 하나?’라는 생각이 들었는데, 막상 잔디를 이용해보니 정말 편리했어요. 파일과 대화를 한 채팅창에서 바로 볼 수 있어 좋더라고요. 물론, 공과 사를 구분할 수 있다는 포인트는 저도 공감합니다.
이유림: 장재호님 같은 분이 사내에 있다면 잔디 사용자가 폭발적으로 늘지 않을까요? 카카오톡이 업무 메신저 시장에 관심을 갖고 잔디와 비슷한 기능을 덧붙일 수도 있을 텐데요. 그렇게 될 경우, 카카오톡 하나만으로 개인, 업무 커뮤니케이션을 할 수 있겠지만 공사 구분이 안될 테니 좋진 않을 것 같아요.
◇ 잔디를 사용하면서 가장 만족한 부분이 있다면?
장재호: 잔디가 있으니 행사 당일 마음이 편했어요. 모바일을 통해 함께 일 하는 사람들과 실시간으로 협업을 진행할 수 있었으니까요.
임선아: 파일 자료실 리스트를 보며 업무에 적합한 메신저라고 생각했습니다.
유미림: 공사 시스템에서 처리하기 어려운 기능을 에서 못하는 걸 잔디에서 처리할 때 가장 만족해요.
◇ 앞으로 잔디를 어떻게 활용하고 싶으신가요?
장재호: 제 코트라(KOTRA) 동기들도 행사 기획 및 진행, 보고서 번역, 사보 제작, 장기자랑, 엠티 준비까 다양한 일을 하고 있는데요. 이런 동기들에게 잔디를 알려주고 싶고, 현재 본사 위주로 사용 중인 잔디를 외부 파트너인 무역관과 협업 용도로 사용하고 싶습니다.
◇ 마지막으로 잔디에 대해 더 하고 싶으신 말씀이 있다면?
임선아: 잔디에서 주셨던 잔디 인형을 사무실에서 열심히 키우고 있어요. 감사합니다.
장재호: 잔디와 같은 협업 툴이 늘 필요하다고 생각해 왔어요.
