직장인이여, 이제 그만 미팅 중독에서 벗어나자

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직장인이여, 이제 그만 미팅 중독에서 벗어나자

 

 

팀장 [명] 사전적 정의: 회사의 특정 부분 혹은 업무를 담당하고 있는 사람으로 보통 자신에게 보고하는 직원을 여러명 두고 있음 현대어 정의: 다음 회의에 제때 도착하기 위해 복도를 미친듯이 뛰어다님과 동시에 핸드폰으로 이메일 답장을 보내는 사람

 

 

만약 여러분이 사전적 정의에 해당하는 ‘팀장’에 속한다면 존경받아 마땅하다. 하지만 대부분의 팀장들에게 보고하는 사람들을 관리하는 시간은 사치에 가깝다.

 

당신이 팀원과의 1:1 미팅을 자주 취소 하거나, 업무 분담을 제대로 하고 있지 못하거나, 팀원들과 점점 멀어지는 걸 느끼고 있다면 충분히 죄책감을 느끼고 있을 것이다. 물론 이 글은 당신에게 죄책감을 느끼게 하려 쓰여진 글은 아니다. 오히려 당신이 스스로에게 주어진 일에 책임을 다하면서 동시에 멋진 팀을 꾸릴 수 있도록 돕기 위해서 작성되었다. 나는 여러 팀장에게 많은 시간을 일하지 않으면서도 효율적으로 일할 수 있는 방법에 대해 컨설팅하면서 깨달은 몇 가지 포인트를 소개하고자 한다.

 

미팅에 들어가기 전 해당 미팅을 통해 얻고자 하는 것이 무엇인지 명확하게 파악해야할 필요가 있다. 내가 원하는 것을 제대로 파악하지 않은채 다른 사람에게 답을 요구할 수 없기 때문이다. 원하는 것을 명확하기 하기 위해서, ‘미팅에 임하는 시간’ 보다 우선 순위를 정하고, 준비하고, 폴로우업하는 것에 더 많은 시간을 들여야 한다. 전략적으로 생각하기 위해 미팅 시간을 줄이는 것은 팀 전체의 협조를 요하겠지만 사실 이는 몇 가지 간략한 방법에 의해 실현 가능하다.

 

첫째, 참석하는 미팅 수를 줄여라. 혹시 캘린더에 있는 미팅 수를 인기 순위쯤으로 생각하고 있는 건 아닌지 되돌아 볼 필요가 있다. 더 많은 미팅에 초대될 수록 자신의 가치가 높아지고 있다고 착각하고 있는 것은 아닌가? 많은 미팅에 참여하는 게 당신을 중요한 사람이라고 착각하게 만들 수 있다. 하지만 이는 시간을 현명하게 사용하는 방법이 아니다. 미팅 초대를 받기 전 스스로에게 물어보라. “정말로 이 회의에 참석해야 하는가?” 만약 답이 “아니다”라면 회의를 거절하던가 혹은 아래 소개된 회의 시간을 덜 잡아먹을 수 있는 전략을 사용하라.

 

• 회의 전, 미팅 진행자에게 당신의 의견을 전달할 수 있도록, 미팅 진행 순서를 요청하라. (진행 순서를 요청함으로써 진행자에게 진행순서를 만들도록 무언의 압박을 줄 수 있다)
• 팀을 대표하는 사람으로 다른 사람을 보낼 수도 있다.
• 회의가 끝난 후 회의록 사본을 요청하라.

 

만약 아직도 미팅을 거절하는데 있어 양심의 가책을 느끼거나 회의에 참여해야 할 것 같은 느낌을 받는다면 스스로에게 다음과 같은 질문을 던져보자. “내가 만약 회의가 있는 날 갑작스럽게 병가를 내야 한다면, 회의 일정을 바꿔야 할까?” 만약 당신의 답이 “아니다”라면 그 미팅은 굳이 참석하지 않아도 된다. 참석해야 할 미팅에서 당신의 역할이 실무보다 전략 수립에 관련된 거라면 미팅의 앞부분만 참석하고 뒷부분은 참여하지 않아도 무방하다.

 

둘째, 당신이 소집하는 미팅의 숫자와 시간을 줄여라. 당신이 소집한 미팅에서 주로 혼자만 이야기하고 있지 않은가? 공지사항을 말하는 동안 회의에 참여한 이들이 스마트폰만 보고 있지 않는가? 혹은 당신이 소집한 미팅이 기본 한 시간 또는 그 이상인가? 만약 그렇다면 “에이 잘 모르겠으니 일단 1시간 정도 미팅을 잡아놓자”는 생각을 버릴 필요가 있다. 효과적인 미팅을 위한 전략은 아래 도표와 같다.

여러분의 새로운 원칙은 최종 목표를 달성하면서도 시간을 가장 “덜 쓰는” 방법을 갖는 것이다. 전화 한 번으로 해결할 수 있는 일에 미팅을 잡지 말고, 이메일로 소통할 수 있는 일에 대해 전화를 하지 말라. 미팅을 꼭 잡아야 한다면 가능한 짧은 미팅을 만들어라. 30분 혹은 15분짜리 미팅을 시도해보고, 빨리 끝내겠다는 목표를 정해라. 시간이 더 필요한 상황이 자주 발생한다면, 이후에 시간을 늘려도 된다. 짧아진 시간 덕에 미팅을 집중해서 하게 되므로 미팅 시간을 늘리는 일은 발생하지 않을 것이다.

 

미팅 에티켓을 모범적으로 지키고 있다면, 당신의 직속 부하들에게도 이 방법을 따르게 만들어라.

• 충분히 이메일로 보낼 수 있는 내용을 위해 미팅을 잡지 말 것. 실시간으로 팀과 함께 논의해야 하거나 결정해야 하는 사항에 대해서만 미팅을 할 것
• 미팅에 초대된 사람이 참석 여부를 결정할 때 도움이 되도록, 초대장을 보낼 때 미팅 진행 순서도 함께 보낼 것 (미팅 직전에 보내는 건 도움이 되지 않는다는 점을 명심할 것)
• 논의사항과 결정사항, 결정사항에 기반한 논거들을 꼼꼼하게 필기할 사람을 지정할 것. 필기한 내용을 관리자급 인원이나 논의된 내용을 알아야 할 관련 사람들에게 전달하도록 할 것

 

마지막으로 업무를 해야할 시간에는 다른 미팅에 참석하지 않도록 하라. 스스로 시간에 대한 능동적인 주체가 됨으로서 얻는 남는 시간에 익숙해질 필요가 있다. 이를 통해 당신의 일정표를 “바쁨”이 아닌 진짜 “업무”로 채울 수 있다. 이제 이메일, 회의 준비, 직속 부하와의 1:1 만남, 그리고 전략적인 사고를 위한 시간을 가질 수 있으며, 제시간에 업무를 처리할 수 있는 시간을 얻게 되었다. 참여하는 미팅 수를 줄임으로써 주변 동료가 무조건 당신을 미팅에 초대하는 것 대신 초대 여부에 대해 합리적인 판단을 내리게 만들어야 한다. 이를 통해 팀은 능동적인 업무 능력을 유지하며, 동시에 당신이 참여해야 하는 미팅 수는 줄어들 것이다. 추가로 남는 시간을 전략 구상과 업무 우선순위를 정하는데 사용한다면, 당신이 방에 있건 없건 팀은 올바르게 결정할 수 있을 것이다.

 

* 본 글은 Harvard Business Review에 올라온 ‘Break Your Addiction to Meetings‘를 번역한 내용으로 일부 내용은 이해를 돕기 위해 의역이 있음을 밝힙니다.