[대학교] 계원예대, 학생 관리, 정부 기관 협업 모두 잔디로 해결했어요
잔디, 일을 바꾸다: 계원예대
◇ 잔디를 잘 활용하고 계신다고 들었습니다
박진현 교수(이하 박진현): 네, 잔디를 활용해 한 학기를 잘 끝냈습니다. 잔디 사용 전에는 학생 관리, 정부 기관과의 커뮤니케이션에 애로 사항이 있었는데요. 그런 부분들을 잔디가 잘 풀어주었다고 봅니다.
◇ 학생 관리 측면에서 잔디가 어떻게 문제를 해결해주었나요?
박진현: 이전에는 카카오톡이나 여러 채널을 통해 공지사항을 수시로 알려야 했는데 잔디가 중앙 창구 역할을 하면서 이 문제가 해결되었어요. 모두가 있는 토픽에서 일괄 공지를 하고, 각 수업 대표를 통해 한 번 더 공지를 하니 예전처럼 공지를 못 읽은 이슈가 사라졌습니다. 카톡은 한 그룹채팅 방에서 여러 대화가 섞여 그냥 흘려보내는 이슈가 있고, 여러 채팅방에서 뜨는 메시지 알림 때문에 학생들이 공지사항을 넘기는 경우가 많습니다. 아무래도 단체 그룹 채팅 메시지를 무시하는 카카오톡 사용 패턴도 일조를 했다고 보는데요. 잔디는 확실히 학교 수업 관련 내용이다 보니 신규 메시지를 보면 대다수 메시지를 확인하고 응답하더라고요.
◇ 그렇다면 학생 관리에 있어 잔디의 장점은 무엇일까요?
박진현: 우선 편리성을 꼽을 수 있어요. 구글 드라이브와 잔디만 있으면 업무를 편하고 빠르게 진행할 수 있습니다. 이 때문에 동료 압박(Peer Pressure)가 굉장히 강해진다는 점도 특징인데요. 예를 들면, 모두가 있는 토픽(그룹채팅방)에서 “ooo인원은 아직 과제를 제출하지 않았다”는 메시지를 공지하면 해당 인원으로부터 10분도 채 되지 않아 바로 피드백을 받을 수 있습니다. 이 때문에 일에 대한 책임 소재를 명확히 할 수 있고, 다수가 모인 공간에서 일을 처리한다는 점이 일종의 ‘ 사이버 광장’ 같은 느낌을 받습니다. 이런 의미에서 저는 잔디가 21세기형 업무 스타일을 가능케 하는 툴이라고 생각해요.
잔디의 큰 장점은 편리성, 신속성, 투명성,
그리고 업무에 대한 책임감 부여입니다.
투명성도 큰 장점인데요. 누가 몇 시, 몇 분, 몇 초에 과제를 제출했는지 항상 확인이 가능하니 모든 커뮤니케이션이 투명해졌어요. 점수에 이의를 제기하면 관련 내역을 스크린 캡처해 보여주고 의견을 실시간으로 나눕니다. 이런 장점 때문에 내년부터는 계원예대 신입생부터 졸업반 학생까지 모든 수업에 잔디를 도입하려고 합니다. 그리고 모든 커뮤니케이션을 투명하게 처리할 수 있다는 점도 장점인데요. 과제에 대해서 누가 언제 보냈고, 안 보냈는지를 교수-학생 모두 투명하게 진행할 수 있어 학생들에게도 일에 대한 책임감을 부여할 수 있다는 점이 좋은 것 같아요.
◇ 교수님 입장에서는 학생들 과제 관리가 매우 중요할 것 같은데요. 과제 관리를 위해 잔디를 어떻게 이용하고 계신가요?
박진현: 과제의 경우, 주차 별로 토픽을 만들어 과제를 받고 각 과제에 대한 피드백을 바로 댓글로 남겨주고 있습니다. 덕분에 숙제를 제출한 학생을 확인하기 편하고, 학생 입장에서도 과제에 대한 교수의 코멘트를 바로 확인할 수 있으니 좋다는 반응이 많았습니다.
뿐만 아니라 잔디는 제가 어떤 이야기를 했고, 어떤 피드백을 달았는지 히스토리를 파악할 수 있는데요. 이 때문에 학생 별 성적 환산 시, 과제 제출 여부, 과제 수행 여부에 대한 저의 코멘트, 과제 별 점수 등을 쉽게 검색하고 정리할 수 있다는 점이 인상적입니다.
◇ 정부 기관과의 협업 측면에 대해서도 말씀해주실 수 있을까요?
박진현: 저희는 정부 기관 중 하나인 산학협력단과의 협업을 했었는데요. 이 기관과 계원예대가 진행하는 산학협력 프로그램이 있었습니다. 클래스 1개 당 800만원 정도의 예산을 받아 관리해야 했는데 작년의 경우, 계원예대 시각디자인과 교수들이 각자 담당하는 클래스를 각자 관리하니 커뮤니케이션 중복, 보고 과정의 혼선 등 문제가 발생했었어요.
보통 프로젝트가 모두 끝나면 산학협력단 측에선 활동 내역 보고서를 요청합니다. 기존에는 보고서 기간만 되면 문서 작성을 위해 자료를 모으고 정리하느라 골치 아팠는데요. 올해 잔디를 도입하면서 이 문제가 해소되었습니다. 우선 자료를 반영구적으로 보관할 수 있고 검색이 쉬운 잔디 특성을 살려, ‘주간 리포트’라는 토픽을 개설해 매주 리포트를 미리 작성해 올렸는데요. 보고서 제출 요청을 받으면 미리 업로드한 위클리 리포트를 모아 제출함으로써, 보고서 제출 마감에 대한 스트레스가 없어졌습니다.
뿐만 아니라, 산학협련단에서 특정 자료를 요청했을 때 관련 담당자를 잔디로 초대하면 알아서 파일을 찾고, 댓글을 달 수 있으니 외부 요청에 대한 응대 시간도 급격하게 줄었는데요. 리포트, 영수증, 기타 증빙 자료 등 모든 파일을 잔디에 저장해두고 담당자가 원하는 파일을 직접 찾을 수 있게 하니 산학협력단도 모범 케이스라 칭찬하기도 했습니다. 여러 채널에 분산시켜 관리하던 파일을 잔디로 통합해 관리하니 확실히 편해졌어요.
여러 채널에 분산시켜 관리하던 파일을
잔디로 통합해 관리하니 편해졌어요
학생의 경우, 토픽에 올라온 주간 리포트를 모두 출력해 모으도록 유도했더니 학기가 끝나는 시점에 주간 리포트양만 책 한 권 분량이 나왔는데요. 학생 입장에서도 이런 리포트가 훌륭한 데이터가 되기 때문에 큰 도움이 되었을 거라 생각합니다. 과제, 포트폴리오, 그리고 취합까지 모두 잔디로 해결하는 거죠.
◇ 잔디와 함께 어떤 툴을 업무에 사용하고 계신가요?
박진현: 구글 독스(Google Docs)와 함께 사용하고 있습니다. 사실 두 가지만 있으면 다른 툴은 필요 없는 것 같습니다. 공동 문서 편집은 구글독스로 하고 커뮤니케이션 및 협업은 잔디로 진행하면 되니까요.
◇ 마지막으로 하고 싶은 말씀이 있다면?
박진현: 최근 업무 생산성 향상을 위한 자동화에 관심을 갖고 있는데요. 저는 잔디와 구글독스를 통한 프로세스 구축 및 업무 자동화를 통해 생산성을 크게 향상시킬 수 있다고 생각합니다. 제가 주변 사람들에게 잔디를 추천하는 이유가 바로 이 포인트 때문입니다. 지금은 21세기이잖아요? 따라서 21세기에 맞는 방식으로 일해야 합니다. 잔디는 바로 그 방식이에요. 잔디와 같은 툴이 변화를 만드는데 필요한 키포인트라고 생각해요.
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