[F&B] 카페 오가다, 프랜차이즈 업계의 고민? 우리는 잔디로 해결했어요
잔디, 일을 바꾸다: 카페 오가다
◇ 보통 F&B 프랜차이즈 분야의 기업은 커뮤니케이션을 위해 어떤 툴을 사용하나요?
한욱 경영지원 팀장(이하 ‘한’): “프랜차이즈 업계의 커뮤니케이션 방식은 대다수 비슷할 것 같아요. 보통 카카오톡, 밴드 같은 개인용 메신저를 사용하고 있는데요. 보안 이슈, 관리의 어려움 때문에 결국 기업 전용 메신저를 찾는 상황입니다. ‘오가다’도 이런 문제에 봉착해 잔디를 도입한 케이스인데요. 이전에는 스카이프(Skype)를 사용했었는데 구성원 관리도 어렵고, 입-퇴사자 체크 이슈도 있어 잔디를 쓰게 되었습니다”
◇ 그렇다면 잔디는 어떻게 알게 되셨나요?
한: “네이버 검색창에서 ‘기업 전용 메신저’로 검색을 했었는데요. 여러 서비스 중 잔디를 선택한 이유는 아무래도 보통의 기업용 메신저가 유료라 검증이 어렵잖아요? 반면 잔디는 무료로 배포되어 있고, 사용을 통해 충분히 검토할 수 있어서 일련의 과정 이후 도입을 결정하게 되었어요”
◇ 오가다 본사에서는 어떤 툴로 업무 소통을 하고 계신가요?
권나영 직영관리팀장(이하 ‘권’): “본사 내부에서는 잔디만 사용하고 있는데요. 전체 공지사항에 대한 보완제로 활용하면서 일일 보고를 포함해 업무 관련 대화를 잔디에서 하고 있습니다”
(좌) 한욱 경영지원팀장 (우) 권나영 직영관리팀장
◇ ‘본사-지점’ 간 커뮤니케이션은 어떻게 이루어지고 있나요?
권: “보통 프랜차이즈 본사와 지점 사이에 슈퍼바이저가 있는데요. 원활한 커뮤니케이션을 위해 ‘오가다’도 가맹과 직영으로 나뉘어 슈퍼바이저를 두고 있습니다. 적게는 10개에서 많게는 20개의 매장을 1명의 슈퍼바이저가 맡아 관리하고 있습니다. 과거에는 포스(POS)를 통해 전사 공지사항을 알린 후, 전체 문자를 발송해 공지를 확인해 달라고 보냈는데요. 지금은 잔디, 카카오톡, 이메일을 활용해 커뮤니케이션하고 있어요”
◇ 전체 업무 중 협업 비중은 어떻게 되나요?
한: “개인 업무가 7할이라면 팀 업무는 3할 정도 되는 것 같아요. 아무래도 중소기업 특성상 한 사람이 여러 직무를 겸하는 경우가 많은데요. 필요에 따라 그때그때 TF팀을 조직하는 경우가 빈번합니다. 그 외에 중요 이슈 거리가 있으면 잔디에 관련 비공개 토픽을 만드는데요. 각 담당자를 초대해 실시간으로 관련 이슈를 바탕으로 업무를 진행하고 있습니다”
◇ ‘오가다’의 협업 프로세스가 궁금합니다
한: “보통 새로운 아이템을 출시하게 되면 임원진에서 TF팀에 들어갈 인원을 구성합니다. 신제품 기획부터 개발, 출시까지의 전 과정에 모든 부서의 리소스가 필요하기 때문인데요. 보통 TF팀이 구성되면 마케팅, R&D, 물류 등 모든 부서가 참여하게 됩니다.
내년에 맞춰 전 메뉴를 리뉴얼한다고 가정해보고 프로세스를 말씀드려 볼게요. 리뉴얼 프로젝트를 위해 오가다 마케팅팀에서는 광고 및 홍보를 어떻게 할지 정합니다. 동시에 물류팀은 변화한 아이템에 대해 동조를 짜 맞추고 R&D팀에선 제품 개발을 위한 원재료 수급을 요청합니다. 즉 하나의 프로젝트 안에 여러 팀이 함께 협업하게 됩니다”
◇ F&B 시장에 잔디와 같은 업무용 메신저가 필요하다고 생각하나요?
한: “저는 필요하다고 생각합니다. 개인용 메신저의 한계로 저희 ‘오가다’도 스카이프에서 잔디로 넘어온 것도 업무용 메신저의 필요성이 내부적으로 대두되었기 때문이었는데요. 다만, 잔디를 단독으로 사용하기엔 아직 부족한 부분도 존재합니다. 잔디에서는 아직 출퇴근 관리를 위한 기능이 없어서 알밤 서비스를 별도로 함께 사용하고 있어요. 개인적으로는 이 서비스가 잔디와 연동돼 잔디 토픽에서 확인할 수 있다면 좋을 것 같습니다”
◇ 잔디의 가장 유용한 기능은 무엇인가요?
한: “토픽이요. 비밀토픽 같은 경우 정말 유용해요. 각 지정된 구성원만 초대해서 업무 내용을 계속 공유할 수 있는 게 편리합니다. 검색기능도 많이 사용하고 있는데요. ‘누가 나한테 뭘 보내달라고 했던 것 같은데?’와 같은 상황에서 메시지나 파일을 찾기 위해 많이 이용하고 있어요.
이 외에도 HR 측면에서 ‘강퇴’ 기능이 편리합니다. ‘카카오톡’은 제가 단체방을 만들어도 임의로 누군가를 퇴장시킬 수 없잖아요? 반면 잔디는 팀 내 퇴사자가 발생했을 경우, 관리자가 바로 내보낼 수 있어서 좋습니다. 또한, 원하는 인원만 별도 공지를 하고 관리할 수 있는 환경도 편리하고요”
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권: “파일 댓글 남기기 기능이 유용해요. 카카오톡, 라인과 같은 메신저와 달리 잔디는 파일 댓글 달기 기능을 통해 파일별 댓글을 모두 파악할 수 있는데요. 이를 통해 히스토리를 파악할 수 있어 편리합니다. 잔디에 올라간 파일을 다른 토픽이나 대화 상대에게 쉽게 공유할 수 있는 점도 좋은데요. A라는 토픽에 올린 파일이 B 토픽에서도 필요할 수 있는데 매번 재업로드하지 않고 토픽에서 다른 토픽으로 클릭 한 번이면 파일을 공유할 수 있어 상당히 유용해요”
◇ ‘오가다’는 어떻게 토픽을 사용하고 있을까?
‘오가다’와 ‘오쉐이크’ 2개의 브랜드팀이 잔디 내 1개의 팀*에서 커뮤니케이션하고 있다. 본사 및 전국 지점 대상 일괄 공지사항은 ‘전사공지’ 토픽을 통해 공유하고 있으며, 그 외 프로젝트별, 팀별 토픽을 운영하고 있다. 신속한 고객 응대를 위한 ‘CS’ 비공개 토픽을 개설해 활용하는 게 인상적이다.
* 협력사, 고객사 커뮤니케이션이나 회사의 팀을 분할하여 소통할 필요가 있을 경우, 잔디 내 복수의 팀을 생성해 운영할 수 있다. (편집자 주)
◇ 잔디와 같은 협업 툴을 어떤 업계/직무에 추천할 수 있을까요?
한: “IT쪽이 가장 적합하겠죠? 협업 빈도가 높은 프로젝트 중심의 업무가 보편화된 대행사(에이전시) 쪽도 좋을 것 같아요. 프렌차이즈 분야는 직원 관리 관련 기능이 보완된다면 충분히 유용할 거라고 생각합니다”
권: “잔디 사용 전에는 업무 보고를 위해 메일을 사용했었는데요. 업무 보고 내용에 직-간접적으로 관련된 인원이나 팀 모두를 참조로 걸어 보냈었어요. 이렇게 되다 보니 해당 업무에 관련 없는 인원/팀도 메일 내용을 확인해야 하는 번거로움이 발생했는데요. 잔디 도입 후에는 그럴 필요가 없어졌어요.
각 업무별 토픽 방마다 관련 있는 사람들이 들어와 있어 편해졌어요. 관련된 사람만 해당 업무 내용을 확인하면 되니 업무 환경도 효율적으로 변했고요. ‘파일 댓글 남기기’ 기능을 통해 직원들이 업무 완료 여부를 댓글로 남겨주니 보고도 편리해졌어요. 보고 하는 것과 보고 받는 것 모두요”
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