직장인의 업무 시간을 단축시켜줄 엑셀(Excel) 함수 6개
직장인의 업무 시간을 단축시켜줄 엑셀(Excel) 함수 6개
직장인이라면 누구나 알고 있는 이름, 마이크로소프트 엑셀(Excel). 이 ‘엑셀’의 셀 수 없는 네모칸을 마주하며 막막했던 경험 모두 있으신가요?
오늘 직장인 생활백서 코너에서는 막막하기만 했던 ‘엑셀’을 최고의 업무 툴로 탈바꿈시켜줄 6가지 함수를 소개해드리려 합니다. 여기에 나오는 6가지 함수만 마스터하시면 대다수 업무에서 큰 이슈 없이 ‘엑셀’을 활용하실 수 있습니다. 그럼 지금부터 6가지 엑셀 함수를 살펴볼까요?
1. If
영어 단어 ‘If’는 ‘만약’이라는 의미를 갖고 있습니다. 성문종합영어, 맨투맨 영어를 통해 If 가정법을 학습했던 직장인이라면 이 단어에 대해 익숙하실텐데요.
‘엑셀’에서는 이 ‘If’를 활용해 조건의 참, 거짓 여부를 판단하고 그에 맞는 결과 값을 표기하게 함수를 짤 수 있습니다. 그 방법은 매우 간단한데요. 아래 이미지를 보실까요?
2. Count
Count 함수는 그 종류가 다양한데요. 여러 Count 함수 중 업무에 자주 사용되는 함수는 Count, Counta, Countblank, Countif 등이 있습니다. 각 함수별로 하나씩 살펴보도록 하겠습니다. 우선 예시를 하나 들어보겠습니다.
사람들에게 최근 읽었던 책과 정보를 기입해달라는 요청을 했다고 가정해보겠습니다. 요청을 받은 이 중 몇 명은 책의 모든 정보를 기억하지 못했기 때문에 일부를 위 예시처럼 비워놓을 수 있습니다. 이런 상황에서 데이터를 찾을 때 count 함수는 어떻게 사용될 수 있을까요?
3. Count + Counta
count 함수와 counta 함수를 통해 우리는 선택된 범위 내 데이터가 들어간 셀의 개수를 파악할 수 있습니다. 그렇다면 ‘count’와 ‘counta’의 차이는 무엇일까요? count 함수는 오직 숫자 데이터를 포함한 셀의 개수만 파악하지만, counta 함수는 데이터 종류와 관계없이 모든 데이터가 입력된 셀의 개수를 세줍니다. 표 1에서 알고 있는 책이 몇 권이나 되는지 파악하고 싶다면 ‘=counta(A2:A6)’ 함수를 사용하는 게 좋습니다. 책 제목은 보통 숫자보단 문자인 경우가 더 많을 테니까요.
반면 가격을 알고 있는 책이 몇 권이나 되는지 궁금하다면 어떻게 할까요? 이런 경우에는 ‘count(D2:D6)’를 사용해도 상관없습니다. 가격은 숫자로만 이루어져 있기 때문에 굳이 ‘counta’ 함수를 사용할 필요가 없기 때문이죠.
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4. Countblank
그렇다면 표 1에서 출판사 정보를 모르는 책이 총 몇 권인지 파악하고 싶은 경우엔 어떻게 할까요? 이때는 countblank 함수를 사용하면 손쉽게 확인할 수 있습니다. countblank는 선택된 범위 내에서 빈칸으로 남겨진 셀 개수를 파악할 수 있는 함수인데요. 위에서 언급했듯이 출판사 정보를 모르는 책이 몇 권인지 확인하고 싶은 경우엔 ‘=countblank(C2:C6)’를 사용할 수 있습니다.
5. Countif
countif? 앞서 배웠던 if 함수와 비슷해 보이죠? countif는 말 그대로 ‘만약 특정 조건에 부합하는 데이터가 있다면 해당 셀의 개수를 세어줘’ 입니다. 즉, 특정 조건에 부합하는 데이터가 기입된 셀을 파악할 수 있는 함수인 셈이죠. 표 1에서 가격이 9,000원인 책의 개수가 궁금하다면 ‘=countif(D2:D6,9000)’ 를 통해 쉽고 빠르게 해당 조건에 부합하는 데이터를 파악할 수 있습니다.
6. vlookup + hlookup
vlooup과 hlookup은 엑셀에서 가장 많이 사용되는 함수인데요. 이 함수들은 조건에 부합하는 셀을 찾은 뒤, 셀에 해당하는 데이터를 수집하는데 사용됩니다. 조금 어렵게 느껴지시나요? 예시와 함께 차근차근 설명해드릴게요.
먼저 vlookup 함수를 살펴보겠습니다. 예를 들어 ‘운수 좋은 날’의 가격이 알고 싶다면 ‘=vlookup(운수좋은날,A1:D6,4,0)’ 이라고 적어야 합니다. 여기서 우리는 ‘운수 좋은 날’의 가격 정보가 알고 싶기 때문에 조건에 ‘운수 좋은 날’을 적어야 합니다. 이때 조건의 우측에 있는 데이터만을 조회해 가져올 수 있으니 이 점 꼭 유념해주세요. 데이터가 있는 열과 조건이 있는 열과의 거리는 어렵게 들릴 수 있지만, ‘운수 좋은 날’은 A열에 있고 A열은 1이 됩니다. 우리가 얻고 싶은 ‘가격’은 D열에 있으니 A열을 기준으로 4번째 칸에 있는 것이죠? 따라서 여기에는 ‘4’를 입력합니다.
다음은 정확도를 설정해야 하는데요. 내가 원하는 조건과 정확하게 부합하는 데이터를 원한다면 숫자 1을 넣습니다. 반면, 원하는 데이터와 비슷하기만 해도 된다면 숫자 0을 기입해 주시면 됩니다. 다른 예시로 연습해볼까요? ‘미움 받을 용기’의 저자가 궁금하다면 ‘=vlookup(미움받을 용기,A1:D6,2,0)’이라고 입력합니다. 하지만 셀에는 아무런 데이터가 나타나지 않을 겁니다. 해당 셀이 빈 칸으로 되어 있기 때문인데요. 두 예시를 통해 vlookup 함수가 어떻게 작동하는지 알면 이용하기 편리해질 겁니다.
이번에는 hlookup 함수에 대해서 살펴보겠습니다. 표 1이 책이 잘 팔리는 인기 순위대로 나열되었다고 가정하고, 인기순으로 3위의 책의 제목이 궁금하다고 해볼까요? 이 경우, 우리는 어떤 함수를 사용할 수 있을까요? ‘=hlookup(제목,A1:D6,4,1)’이라는 함수를 사용할 수 있을 텐데요. 이 함수는 제목 열에 있는 데이터 중 4번째 칸 (head를 제외하면 3위)에 있는 데이터를 불러달라고 명령하는 함수이기 때문에 우리에게 3위인 책의 제목을 알려주게 됩니다.
지금까지 총 6개의 엑셀 함수를 소개해드렸는데요. 이해가 되셨나요? 시중에 엑셀과 관련된 다양한 서적도 존재하고 인터넷에서도 쉽게 엑셀 관련 팁을 검색할 수 있는데요. 무엇보다 가장 중요한 건 각 함수를 실제 업무에 대입해봄으로써 체득하는 게 엑셀을 마스터할 수 있는 가장 빠른 방법입니다. 이번 포스팅을 통해 배우신 6개 함수로 업무를 쉽고 빠르게 진행해보시길 바랄게요.
