[뷰티 커머스] 아빠가 만든 화장품 ‘코스토리’, 팀 소통과 협력사 협업 모두 잔디로 해결해요
잔디, 일을 바꾸다: 코스토리
◇ 오피스가 원주와 서울로 나눠져 있다고 들었습니다
강하영 전략기획실 실장 (이하 ‘하영’): ‘코스토리’는 다른 회사와 다른 환경을 갖고 있어요. 제조기반의 스타트업이면서 원주와 서울 오피스가 떨어져 있는데요. 대표님이 강원도 원주 출신이라 초기에 이 도시에서 창업을 하셨습니다. 이후 회사가 점차 커지면서 마케팅, 영업 부문의 강화가 필요하다고 판단돼 해당 업무를 효과적으로 수행할 수 있는 서울에 오피스를 추가로 냈습니다. 현재 원주 오피스에는 제품 개발실을 중심으로 패키지 디자인 팀, 물류 팀, MD 팀이 있고, 서울 오피스는 전략기획실을 중심으로 마케팅 팀, 콘텐츠 팀, 해외 영업 팀, 디자인 팀이 있습니다.
◇ ‘코스토리’의 업무 플로우가 궁금해요
김한균 대표(이하 ‘한균’): 화장품은 제품 특성상 계절, 피부 타입 등 다양한 표본집단이 필요하고 변수도 많습니다. 먼저 여러 변수 중 하나를 저희 타겟으로 잡아요. 그다음, 시장에 어떤 제품이 있고, 유통 채널에 어떤 카테고리가 빠진 게 있는지 확인을 합니다. 이후 본격적으로 제품을 기획하기 시작하는데요.
코스토리 제품 개발실이 있는 원주 오피스에서 성분을 조합해 ‘제형’, ‘냄새’, ‘사용감’, ‘효과’ 등 4가지 정도를 맞춰 안정성 테스트를 거친 샘플을 제작합니다. 그럼 저희 직원들이 직접 사용하면서 내부테스트를 진행하는데요. 그리고 HUT(Home User Test)를 꼭 했었어요. 기존 파파레시피 사이트에 가입한 분들 중 30~50명의 고객에게 샘플을 드린 후 후기를 받는 프로세스로 진행하는데요. 전체 후기 중 우수 후기의 비중이 80%가 넘으면 제품으로 출시합니다.
이후, 지속적인 작업을 통해 제품 만족도를 100% 끌어올립니다. 제품 출시 단계부터 모든 소비자를 100% 만족시키는 제품을 출시하면 화장품 특성상 트렌드가 지나가거나 다른 업체에서 먼저 출시하는 경향이 있어요. 또한 화장품에 대한 소비자의 호불호가 강한 특성도 있고요.
◇ 업무 흐름을 들어보니 협업 비중이 높을 것 같습니다
하영: 전체 업무가 협업이라고 말씀드릴 수 있어요. 수치로 말하면 100%가 되겠네요. 전략 기획실은 마케팅 업무의 비중이 상대적으로 높은 편인데요. 마케팅이 제품과 고객을 연결해주는 모든 행위이기 때문에 제품 관련 팀과 늘 함께 움직이고 있어요. 해외 영업 팀도 매일 발주를 넣어야 하는데, 물류 팀이 원주오피스에 있으니 발주 창에서 발주 관련 업무를 항상 주고받으세요.
그 외 팀들도 협업을 많이 하고 있는데요. 파파레시피 공식 웹사이트는 원주에서 관리를 하지만, 콘텐츠 제작이나 SNS 광고를 집행하는 콘텐츠 팀은 서울 오피스에 있어요. 그래서 상품에 대한 판매가 얼마나 신장되었는지, 광고 트래픽은 얼마나 되었는지 확인하려면 서울-원주 간 협업이 필요합니다. 각 팀별 상황을 간략하게 설명 드렸는데요. 모든 부서의 업무가 협업으로 이루어지고 있다고 봐도 과언이 아닙니다.
◇ 협업을 위해 어떤 툴을 사용하고 계신가요?
한균: 잔디만 쓰고 있어요. 대다수의 직원들이 잔디를 통해 실시간으로 커뮤니케이션하고 있습니다. 확실히 잔디를 사용한 후 빠른 피드백을 통해 업무 효율이 높아졌어요. 외부 이동 중에도 모바일로 첨부된 파일을 확인하고 찾을 수 있어 편리하고요.
◇ ‘코스토리’는 잔디 도입 전 어떤 서비스를 사용하셨나요?
한균: 잔디 도입 전에는 카카오톡, 이메일, 네이버웍스를 사용했어요. 아무래도 ‘코스토리’는 중소기업이다 보니 대표로서 업무가 어떻게 돌아가고 결과가 어떻게 나오는지 모두 파악해야 하는데요. 이전에는 업무 중간 과정마다 이메일로 보고받았습니다. 번거롭고 비효율적이지만 업무보고서, 일일 근무 보고 양식을 매일 받아서 읽고 컨펌하고, 피드백을 주었어요.
회사가 커지면서 업무 컨펌도 늦어지고 업무 시간도 점차 늘어나 새벽까지 일하는 상황에 직면했어요. ‘코스토리’는 잔디 도입 후, 모든 업무를 잔디로 처리하게 되었는데요. 덕분에 이전에는 30명 정도의 인원과 업무 메일을 주고 받았는데 현재는 3명으로 줄었어요. 참고로 잔디는 비투링크 박현석 이사님 추천을 통해 처음 알게 되었습니다. 무료 버전도 있다는 말에 바로 시작하게 되었어요.
◇ 코스토리 – 협력사 간 소통은 어떻게 하고 계신가요?
한균: 실제 잔디를 사용하고 있는 코스토리 협력사가 많아요. 그래서 CNF, 서울스토어, 사라다컴퍼니 등 협력사와도 잔디 내 별도의 팀을 만들어 협업하고 있습니다. 저희랑 같이 협력하고 있는 협력사에게 잔디를 많이 알리고 있어요.
‘코스토리’에서는 확실히 잔디로 협력사와 커뮤니케이션을 하다 보니 메일을 주고받을 일이 거의 없어졌어요. 예를 들어, 발주서 관련해 메일로 업무를 주고받으면 수신인과 발신인만 확인하지, 참조인들은 바로바로 확인하지 않을 거라 생각해요. 하지만 잔디에서는 업무에 관련된 인원 모두가 메시지를 확인하고, 누구나 코멘트를 남길 수 있기 때문에 이메일 대비 효과적인 커뮤니케이션이 가능하다고 봅니다.
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◇ ‘코스토리’는 잔디 사용에 있어 별도의 규칙이 있나요?
한균: 잔디에 공지사항을 올리면 꼭 피드백을 남겨달라고 주문하고 있어요. 어떤 아이디어든 일단 커뮤니케이션을 통해 발전시키면 좋은 아이디어가 되는 것 같아요. 너무 고민하지 말고, 생각나는 대로 브레인스토밍하는 게 중요합니다.
| ‘코스토리’는 어떻게 토픽을 사용하고 있을까?
코스토리 실무진의 토픽을 확인한 결과, 팀, 그리고 업무별로 토픽을 분리해 사용하는 걸로 나타났다. 또한, 서울-원주 오피스 구성원 전체가 회사 차원의 주요 내용을 전달 받을 수 있는 통합 공지사항 토픽을 활용 중이다. |
◇ 잔디에서 자주 사용하는 기능은 무엇인가요?
하영: 멘션(@), 엑셀 이미지 변환 기능을 자주 사용해요. 잔디에서는 엑셀 시트를 복사하면 이미지로 자동 변환시켜 보낼 수 있는데요. 저 같은 경우, 팀원에게 광고 분석서 엑셀 파일을 보낼 때 유용하게 사용하고 있어요.
또한 잔디 커넥트를 통해서 트렐로(Trello)를 연동해 사용하고 있어요. 보통 3~4명 정도의 소규모 팀을 운영할 때 트렐로 할 일과 일정 관리를 하고, 업무가 완료되었을 때 알림을 받도록 설정해 놓았어요. 프로젝트 동료에게 굳이 물어보지 않아도 현재 어떤 업무가 완료되었는지 바로 잔디에서 확인할 수 있어 유용합니다.
은지: 파일 찾기 기능을 자주 사용해요. 다른 메신저에서는 예전 파일을 찾으려면 수많은 글을 다시 위로 올려서 봐야 하잖아요? 잔디에서는 스마트 필터 검색 통해서 누가 어떤 파일을 얼마나 올렸는지 빠르게 볼 수 있어서 편해요. 모바일에서도 파일 검색이 쉽기 때문에 외부 미팅이 있어도 이동 중에 간단하게 사용할 수 있는 점도 좋고요.
한균: 저도 멘션 기능을 많이 사용하고 있고요. 1:1 메시지도 자주 사용해요. 비공개 토픽방은 특정 인원만 정보 공유를 할 수 있는 채팅방이라 유용합니다. 그리고 주제 별로 토픽을 나누고 필요한 내용을 즐겨찾기해 우선순위를 정하는 점도 좋아요. 저는 업무 우선순위가 중요하기 때문에 중요도가 높은 토픽을 즐겨찾기 설정해 토픽 리스트 상단으로 고정해놓습니다. 일의 우선순위를 정하는데 잔디가 큰 작용을 하고 있어요.
◇ 잔디 사용에 특이한 점이 있다면?
한균: 저희 부모님이 원주 오피스 물류 팀에서 일하고 계신데 잔디를 함께 사용하고 있습니다. 아버지의 경우, 잔디의 기능도 많이 사용하시는 편이지만, 디지로그(Diglog) 측면에서 잘 활용하고 계세요. 예를 들어, 배송실에 있는 물건을 수기로 체크하신 후 사진으로 찍어 잔디를 통해 공유해주십니다. 가끔은 오늘의 명언을 올리기도 하고요. 물론, 잔디와 카카오톡을 번갈아 사용하시며 공사를 정확히 구분하고 계세요. 업무 대화는 잔디로 하시고, 개인적인 대화는 카카오톡을 통해 대화를 나누고 있습니다. 어머니는 이모티콘을 많이 활용하는데요. 굳이 전화를 통해 대화를 나누지 않아도 이모티콘만 보면 어떤 말씀을 하고 싶으신지 알 수 있어 편합니다.
◇ ‘코스토리’에서 잔디는 어떤 역할을 하고 있나요?
한균: 물리적인 거리를 해소하는데 잔디가 큰 역할을 하고 있습니다. 거리가 멀어도 잔디를 통해 서울과 원주 오피스 멤버들이 실시간으로 소통하니 어색함이 없어졌어요. 오랜만에 봐도 마치 어제 만나 얘기한 느낌이 들어요. 친한 친구들은 5년 만에 만나도 마치 어제 만난 느낌이 드는 경우 있잖아요? 그와 비슷한 것 같습니다.
카카오톡과 메일을 사용하던 때와 비교하면 ‘업무에 대한 중간 공유’가 달라졌는데요. 메일과 카카오톡을 사용할 때는 업무 시작과 끝만 공유하고, 업무 진행 상황에 대한 공유는 잘 되지 않았어요. 잔디 사용 후에는 중간에 어떤 이슈가 있었고, 어떤 일이 있는지 확인할 수 있기 때문에 결과에 대해 명확하고 합리적인 판단이 가능해졌습니다. 중간 중간 아이디어를 줄 수도 있고요.
이건 개인적인 경험이지만 이전에는 회의에서 어떤 아이디어가 나왔을 때 그냥 흘러가곤 했는데요. 잔디 사용 후엔 토픽 방에서 회의에서 나온 아이디어에 살을 붙이거나, 다른 의견을 제시하는 문화가 자리 잡혔어요.
하영: 카카오톡은 ‘친구들과 가볍게 수다 떠는 메신저’라는 이미지가 각인되어있는 상태였기 때문에 회사 동료들과 무게감 있는 업무 이야기를 나누기 어려웠어요. 이메일은 대표님도 언급하셨지만 업무의 시작과 결과에 대해서만 통보하는 일방향(One-way) 커뮤니케이션이었는데요. 잔디는 양방향 커뮤니케이션이 가능하기 때문에 업무에 긍정적인 작용을 하고 있습니다.
◇ 잔디를 추천한다면 누구에게 추천하고 싶나요?
한균: 이번 하반기부터 대학교에 출강하게 되었는데요. 얼마 전 학교에서 진행된 오리엔테이션에서 학생들에게 잔디를 설치해달라고 얘기했어요. 잔디에서 ‘과제’ 토픽을 만들어 학생들이 과제 제출 후 퇴장하면, 제출하지 않은 사람을 효율적으로 확인할 수 있어 서로가 편리할 것 같아요. 그래서 제가 강의하는 수업에서는 잔디를 과제 확인용으로 사용할 예정이에요.
보통 과제를 내줄 때 학교 웹사이트의 교수 페이지를 통해 공지하고 있는데 보기 어렵잖아요? 이럴 땐 잔디를 통해서 수업자료를 공유할 수 있다면 유용한 것 같아요. 나중에 학생들이 “교수님, 이메일 주소 알려주세요. 이메일 몰라서 과제 못 보냈어요” 라는 말은 하기 어려울 겁니다. 잔디에서 생성한 팀은 고유 링크가 있으니, 이 링크를 학생들에게 보내면 바로 잔디를 이용할 수 있으니 대학교 교수님에게도 좋은 툴일 것 같아요. 물론, 중학교, 고등학교에서도 사용할 수 있고요. 이 외에도 소통이 필요한 어느 업계나 잘 맞지 않을까요?
하영: 저는 요식 업계에 추천하고 싶어요. 아는 지인이 요식업에 종사하고 있는데요. 사내 메신저를 사용하기는 하는데 비용 이슈로 모바일 버전은 사용하지 않더라고요. 그래서 외부 소통을 할 땐 카카오톡을 사용하는 걸 봤는데요. 개인적인 이야기를 나누는 메신저에서 업무적인 이야기를 하는 게 서로에게 스트레스이고, 카카오톡으로 업무를 하다 보면 히스토리 관리나 백업 부분에 있어서 어려움이 있는 것 같아요. 하지만 업무에서 히스토리는 굉장히 중요하잖아요? 요식업 분야도 레시피나, 촬영 스케줄 등 과거 데이터 검색이 중요한 정보가 많이 오고 가는데 카카오톡으로 소통하면 불편하겠다는 생각이 들었어요.
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