지루하고 긴 회의는 그만! 효율적인 회의 진행을 위한 4가지 팁
효율적인 회의? 4가지 방법만 숙지하자
– 대표가 돼라! 지루한 꼰대가 되지 말고
요즘 회사들의 회의는 흡사 역병과 같다. 지루함에 찌든 직원들은 생산적인 활동 시간에 영혼 없이 고개만 끄덕이며 대다수의 시간을 회의에 낭비하고 있다. 연구에 따르면 직원들은 평균적으로 한 달에 약 60번의 회의에 참여한다고 한다. 이 때문에 전체 업무 시간의 30%를 허비한다고 한다.
그렇다면 경영진은 직원들의 효율적인 시간 관리를 위해 어떤 것들을 할 수 있을까? 지디넷에서는 효율적인 회의 및 직원의 생산성을 중시하는 4명의 전문가와 이야기를 나눠봤다.
1. 회의 초반 5분은 회의 목표에 관해서만 이야기하라
세이브더칠드런(Save the Children)의 CIO(최고정보관리자)인 앤디 윌리엄스(Andy Williams)는 회의 시 방향성을 정확하게 지정하는 게 성공적인 시간 관리 비결이라고 말한다. 회의에 참여한 직원들과 오늘 회의 목표가 무엇인지 논의해보는 식으로 말이다.
“안타깝지만 모두가 회의의 목적을 인지하고 참여하진 않는다.
따라서 회의 초반 5분을 회의 목표를 공유하는데 사용한다면 모두에게 좋은 영향을 끼칠 수 있다.
이를 통해 이 회의가 왜 필요한지 참가자들이 정확히 알고 시작할 수 있다.”
– 앤디 윌리엄스
윌리엄스에 따르면 사전에 준비한 자료나 간결하게 요약된 아젠다도 ‘효율적인 회의’에 도움이 될 수는 있으나 성공적인 회의를 보장하진 못한다고 한다. 사전에 모든 것이 철저히 준비되었어도 회의에 꼭 필요한 사람 없이 진행되는 경우가 종종 있다. 이런 경우, 회의를 이끄는 강력한 리더십이 필요하다.
또한 그는 초기에 회의 목표를 현실적으로 달성할 수 있는지 직원들과 논의하는 게 중요하다고 강조했다. “가끔 직원들은 생각 없이 회의를 소집할 때가 많습니다. 그런 회의에서도 신중한 태도로 회의 시작 후 5분 동안 회의의 목적과 현실적으로 달성할 수 있는지를 논의해본다면 큰 변화를 가져올 수 있어요”라고 덧붙였다.
2. 회의 아젠다에 집중하라
캄덴 카운슬(Camden Council)의 임시 CIO(최고정보관리자)인 오미드 쉬라지(Omid Shiraji)는 ‘효율적인 회의’를 위해 굉장히 엄격한 규칙들을 갖고 있다. 그는 회의 시간과 콘텐츠에 관해 빡빡한 가이드라인을 적용한다.
“회의 서류는 이유를 불문하고 회의 48시간 전까지 준비되어 있어야 한다고 생각한다.
회의 참가자가 안건 외 주제에 대해 이야기하는 걸 허락하지 않는다.
만약 다른 주제에 대해 이야기하고 싶다면 먼저 안건을 올려야만 한다.”
“한 가지 더 중요한 건 회의가 끝날 때쯤에는
반드시 모든 안건에 대한 실행안, 담당자, 마감 날짜가 정해져야 한다.”
– 오미드 쉬라지
그렇다면 직원들은 이런 엄격한 규칙들에 대해 어떻게 생각할까? 쉬라지의 말에 의하면 반응은 나누어져 있다고 한다. “어떤 이들은 결과 중심적인 회의 진행에 만족스러워합니다. 반면 어떤 직원들은 숙고할 시간이 부족하다고 말하기도 합니다. 하지만 결론적으로 이 회의 방식은 직원들에게 계획적인 습관을 갖게 만들고 업무 효율성을 높여줍니다”고 말했다.
쉬라지는 매 회의마다 희의록 작성자를 지정하며 작성 방식은 개개인의 스타일에 따라 자유롭게 하도록 격려한다. 작성된 회의록은 협업툴을 통해 IT 리더십 팀에게 공유된다. 실제 이 과정을 거쳐 작성된 콘텐츠는 굉장히 흥미로워서 IT팀이 아닌 타 부서의 직원들도 디지털 변환(Digital Transformation) 과정에 관심을 갖고 회의록을 열람한다고 한다.
이 과정에서 얻는 교훈은 효율적인 시간 관리가 피드백의 순환을 돕는다는 점이다. 쉬라지는 늘 회의 시스템을 발전시킬 방향에 대해 고민하고 있다. “최근 직원들이 자주 묻는 질문 중 하나가 있어요. 우리가 고려했던 주제와 질문이 과연 우리 고객들의 삶을 발전시키는 데 도움이 될 것이냐는 점인데요. 초기 구성원들이 적응하는 데 시간이 걸릴지라도 결과에 기반한 의사 결정 구조를 형성하는 방법 중 하나라고 생각합니다.” 라고 덧붙였다.
3. 협업툴을 이용하라
영국 법정 변호사 의회(Bar Council)의 CIO(최고정보관리자)인 폴리 아브라미디스(Poli Avramidis)는 현대의 IT 리더들은 항상 압박감 아래서 일하고 있다고 말했다. 그들에게 있어 압박에 대응하는 가장 좋은 방법은 쏟아지는 요구들을 포용하는 것이라고 한다.
“난 매사 열정을 갖고 일을 하고 있다.
언제든지 일을 할 준비가 되어있고 최선을 다한다.
이러기 위해선 본인이 하는 일을 사랑해야만 한다.
열정을 갖고 있다면 시간 관리에 이슈는 작게 느껴지기 마련이다.”
– 폴리 아브라미디스
시간 관리를 더 빡빡하게 하고 싶은 CIO라면 특정 전략이 도움 될 수도 있다. 아브라미디스는 회사 경영진들이 늘 회의의 타당성을 의심할 준비가 되어있어야 한다고 말한다. 또한 기술을 최대한 활용해 사무실 밖에서도 소통할 준비가 되어 있어야 한다고 한다. “1시간짜리 회의를 위해 왕복 2시간을 이동할 필요는 없어요. 스카이프 같은 서비스를 이용하면 시간을 절약할 수 있습니다. 또한 1시간으로 예정된 회의가 20분 안에 끝나면 회의를 지속할 필요는 없어요. 비록 회의에 참여하는 모든 사람이 그 회의를 위해 1시간을 비워놨어도 일찍 끝나면 굳이 다 채울 필요는 없다고 봅니다”
CIO들은 프리젠티즘*을 경계하며 이 현상이 자신의 리더십 스타일에 어떤 영향을 미치는지 알아야 한다. 마이크로 매니지먼트는 경영진의 시간을 많이 잡아먹는다. 아브라미디스에 의하면 직원들을 믿고 업무를 위임하는 것은 CIO의 경영에 있어 필수적인 요소라고 한다.
*프리젠티즘(Presenteeism): 직원들이 회사에 출근은 했지만, 육체적·정신적 컨디션이 정상적이지 못할 때, 업무의 성과가 떨어지는 현상
4. 팀의 권한, 소유권, 그리고 기여도 향상에 집중하라
아일랜드 공공 의료 서비스 CIO로 활동하고 있는 리차드 코브릿지(Richard Corbridge)는 IT 리더들에게 줄 수 있는 가장 중요한 경영 팁으로 팀을 형성할 때 고민을 많이 해보라는 것이라고 밝혔다. 그는 팀 내에서 소유권과 권한을 확실히 하는 것과 그렇게 함으로써 팀이 생산하는 것이 무엇인지 정확히 하는 게 중요하다고 말한다. 그는 또 최고기술경영자는 업무의 우선순위를 파악한 후 가장 중요한 요소들을 간과하지 않는 게 중요하다고 덧붙였다.
“현대의 CIO들은 기업의 디지털 리더다.
이 직책은 단순히 기업 내의 기술 관리뿐만 아니라
디지털 솔루션을 통해 최고의 혜택을 끌어내야 하는 직책이다.”
– 리차드 코브릿지
아브라미디스처럼 코브릿지 또한 부담감이 많은 CIO의 역할 수행에 있어 자신이 믿을 수 있는 부하 직원들에게 의지하는 것이 중요하다고 생각한다. 그는 평소 스태프 회의를 통해 더 똑똑하게 일할 방안을 모색하고 격려한다고 한다. “디지털 리더는 위기상황에 민첩하게 대응해야 하므로 직원들은 그를 지지하고 신뢰해야 합니다. IT 부서에 이런 식으로 업무를 보는 시스템이 도입된다면 CIO들은 업무 과정을 관리하는데 시간을 덜 허비하고 본연의 역할로서 활동할 수 있는 시간이 더 많아질 것입니다.”
* 본 글은 ZDnet에 게재된 Mark Samuels의 Time management tips: How to create meetings that work글을 번역해 가져온 내용입니다. 내용의 이해를 돕기 위해 일부 의역이 있음을 알려 드립니다.
