직장인의 영원한 숙제 ‘커뮤니케이션’ 능력, 5가지 방법만 꼭 기억하자!
직장생활에 도움이 되는 커뮤니케이션 노하우 5선
보통의 회사들은 고객과 어떻게 커뮤니케이션하는지에 대해 많은 시간을 할애한다. 물론 고객과의 소통도 중요하지만 사내 커뮤니케이션 중요성에 대해서도 생각해야 한다. 여러분의 회사에서는 구성원들 사이에 건강한 커뮤니케이션이 이뤄지고 있는가? 만약 ‘아니오’라면 변화가 필요하다.
사내 커뮤니케이션은 왜 중요할까?
커뮤니케이션이란 단어를 들으면 으례 불화를 겪고 있는 부부가 카운셀러와 함께 앉아 대화하는 장면이 떠올릴 수도 있다. 소통이라는 단어는 우리 모두가 중요하다고는 생각하지만 정작 능숙하게 하기란 쉽지 않다. 소통은 인간 관계에서도 중요하지만 직장에서도 중요하다. 건강한 소통은 더 나은 협업과 전략 도출, 의사 결정 그리고 실행을 조성한다. 또한 아래 3가지 중요한 이슈에 대해서도 영향을 미친다.
1) 의욕: 여러분의 동료가 다소 의욕이 없어 보인다고 이를 ‘금전적 보상’에 대한 불만이라 해석하지 말자. 사업가 로즈 존슨(Rose Johnson)은 “많은 직장인들에게 연봉은 하나의 걱정거리이긴 하나 그게 전부는 아니다. 직원들은 경영진과의 소통을 통해 동기부여 된다.”고 말했다.
2) 독립: 건강한 사내 커뮤니케이션의 또 다른 장점은 직원들로 하여금 독립된 듯한 기분을 느끼게 해줄 수 있다는 점이다. 직원들이 자신의 업무를 정확히 인지했을 때 방해받지 않은 채로 프로젝트에 집중할 수 있다. 이는 직원의 행복과 더 나은 생산성을 이끌어낸다.
3) 다양성: 다양한 문화와 배경을 가진 팀원들과 함께하고 있다면? 이 질문에 대해 로즈 존슨은 “대표 혹은 경영진에 대한 커리어 초기 교육이나 정기적인 트레이닝을 실행함으로써 회사는 문화적 혼란과 소통의 혼선을 피할 수 있다. 효율적인 커뮤니케이션은 생산성의 증가를 가져오고 업무 오류는 감소시키며, 업무 흐름을 부드럽게 만들어준다”고 답했다. 건강한 사내 커뮤니케이션이 왜 중요한지에 대한 이유는 그 외에도 많지만, 의욕, 독립, 다양성은 가장 대표적인 예다.
커뮤니케이션을 향상시키는 5가지 팁
여러분의 회사가 직원 간 커뮤니케이션을 촉진하려면 어떻게 해야 할까? 역시 모든 건 전략에서 시작된다. 모든 조직의 규모, 구조, 구성이 제각각 다르지만 아래 소개하는 5가지 팁은 어떤 조직에도 적용할 수 있는 전략이다.
1. 잡담을 통해 신뢰를 쌓자
청자(Audience)가 누구인지 확실히 알아도, 그들에 대해 잘 알고 있다고 말할 수 있을까? 평소 직장 상사가 시간을 할애해 부하 직원에게 가벼운 인사를 하거나, 주말이 어땠는지 묻는다면 업무 관련 메시지도 더 잘 받아들여진다. 잡담은 신뢰를 구축하고 보다 무게감 있는 대화도 잘 받아들여질 수 있게 만드는 소통 방법이다.
하지만 대부분의 사람들은 잡담을 싫어한다. 가볍고 별 의미도 없는 데다가 가치도 없다고 생각하기 때문이다. 그러나 잡담은 사람들이 서로에 대해 더 편안함을 느낄 수 있게 만들고 향후 중요한 대화의 물꼬를 틀 수 있기 때문에 중요하다.
이 글을 읽은 후, 회사 복도를 지나가다 아직 친하지 않은 동료를 보게 된다면 잠시 가던 길을 멈추고 오늘 하루가 어떤지 물어보라. 날씨에 대해 이야기를 나누거나 그 사람이 봤을 법한 스포츠 경기, 다가오는 연휴의 계획에 대해 잡담을 나눠보자. 이런 시도를 통해 여러분은 그들과 앞으로도 대화를 나눌 수 있게 된다. 또한 미래 어느 시점에 그들의 도움이 필요할 때, 좀 더 쉽게 요청할 수 있는 든든한 바탕이 될 것이다.
2. 팀워크 활동에 투자하라
만약 여러분의 회사가 유독 커뮤니케이션 문화가 잘 잡혀 있지 않다면 보다 직접적이고 목표 지향적인 접근을 해보는 걸 원할 것이다. 구성원들이 소통을 할 수 있게 만드는 클래식한 방법 중 하나는 한 개의 목표를 설정해 각 구성원들이 협업하도록 만드는 팀워크 활동을 시행하는 것이다.
Mind Tool 사에서는 아무리 잘 소통하는 팀일지라도 커뮤니케이션 스킬을 강화하기 위한 그룹 활동을 이용하는 건 직원 간 긍정적인 업무 관계를 만드는데 잘 활용될 수 있다. 그룹 활동은 특히 새롭게 구성된 팀에서 직원들 간 관계를 쌓고 소통 능력을 개선하는데 도움이 된다. 또한, 오래된 팀이라도 커뮤니케이션 이슈를 해결하는 데 큰 역할을 한다.
팀 빌딩 관련 정보를 제공하는 팀 빌딩 디렉토리에서는 독특하고 효과적인 팀워크 방법을 제공하고 있다. 10-15분 정도 되는 활동부터 1시간 이상의 활동까지 그 종류는 다양하다. 여기에 올라온 팀워크 방법들을 추천하는 이유는 소규모 혹은 대규모 인원에 맞춰 활동을 진행할 수 있다는 점이다.
3. 명확한 소통 채널을 도입하라
사람들이 종종 소통을 어려워하는 이유는 어떻게 소통해야 하는지 정확하게 모르기 때문이다. 이 문제의 근본적인 원인은 명확한 소통 채널의 부재에 있다.
조직의 있는 모든 구성원은 누구에게 보고해야 하는지, 누가 본인에게 보고하는지, 그리고 그 사람들이 어떻게 더 큰 회사 구조에 들어맞는지 알아야 한다. 이것은 특정 구성원만 특정 이와 소통할 수 있게 허용된 의사소통 라인이 필요하다는 말이 아니다. 환경에 따라 모두가 동의한 형태의 채널이 필요하다.
구성원들 각자 누구와 소통해야 하는지 정확히 알고 있을 때 아이디어를 공유하고 협업하는 게 한층 쉬워진다. 상대가 어떻게 반응할지를 신경 쓰며 메시지를 작성하는 시간이 줄어들고, 본론만 직접적으로 말할 수 있게 된다.
4. 피드백 루프(Feedback Loop)를 만들라
이 분야의 전문가인 산토스 디에고(Santos Diego)는 “솔직히 말해 전통적인 연례 실적 리뷰는 더 이상 유효하지 않다. 오늘날의 근로자는 1년 단위가 아닌 주기적으로 본인의 실적에 대한 피드백을 받고 싶어 한다”고 전했다. 실제로 최근 연구에 따르면 현대 노동 인구의 80%가 연례 실적 리뷰보다 즉각적이고 정기적인 피드백을 선호하는 것으로 나타났다.
피드백은 조직 내에서 매우 중요하나 15-20년 전과 비교하면 그 형태가 많이 달라졌다. 모든 구성원이 동일 선상(Same page)에 있는지 정기적인 건설적 비판과 격려를 받고 있는지 확실히 하기 위해선 피드백 루트가 반드시 필요하다.
용어가 생소할 수 있지만 피드백 루프는 조직 내에서 어떻게 행동이 평가되고, 그 평가 방법을 정의하는 프로세스에 지나지 않는다. 대다수의 피드백 루프는 우리의 일상적인 대화에서도 쉽게 찾아볼 수 있다. 그러나 진행 과정 분석을 위해 공식적인 피드백 루프를 만들어야 할 것이다.
5. 개방 정책을 장려하라
마지막 팁은 회사 내 개방 정책을 장려하는 것이다. 대다수 사람들은 개방 정책을 머릿속에 떠올렸을 때 상사가 하루종일 집무실 문을 열어놓는 걸 생각하지만 여기서 말하는 개방 정책은 그 이상을 말한다.
올바른 개방 정책은 조직 내 구성원이 언제든 누구나에게 대화를 할 수 있음을 말한다. 이는 당연하게 들릴 수 있지만 실제 이런 정책을 갖고 있는 회사를 찾아보기란 쉽지 않다. 새로 입사한 인턴이 회사 대표에게 직접 찾아가 질문할 수 있을까? 회사 업무를 보조하는 아르바이트생이 회사에서 20년 장기 근속한 리셉셔니스트에게 점심을 먹자고 제안할 수 있을까? 개방 정책이란 구성원 모두 서로에게 다가가는 게 어렵지 않다고 느낄 수 있게 만드는 정책이다.
건강한 사내 커뮤니케이션을 유지하는 데 집중하라
사내 소통과 더불어 직원들 간 커뮤니케이션이 어떻게 되고 있는지 중요하게 보는 회사를 만드는 건 쉽지 않다. 유효하지 않은 다양한 커뮤니케이션을 조직에 적용하고자 시도할 것이며, 이를 반기지 않는 직원들의 저항도 직면할 것이다. 하지만 이런 이슈가 있을지라도 결국 여러분은 사내 커뮤니케이션을 활성화하는 데 전념해야 할 것이다. 협업 문화를 구축하는 건 하루밤에 이룰 수 있는 게 아니다. 하지만 기존의 문화가 하룻밤 안에 무너지는 건 가능하다. 이 문화를 만드는 데 있어 이슈가 있다면 기조는 유지하되 다양한 전략을 시도해보아야 한다.
* 본 글은 Mashable에 게재된 ‘5 ways you can improve communication with colleagues‘를 번역해 가져온 내용입니다. 내용의 이해를 돕기 위해 일부 의역이 있음을 알려 드립니다.
