[리테일] 국내 최대 협동조합 ‘아이쿱생협’이 전국 200개 매장과 소통하는 방법은?
잔디, 일을 바꾸다: 아이쿱생협
◇ 아이쿱생협?
손범규 팀장(이하 ‘손’): 아이쿱생협은 소비자생활협동조합을 중심으로 생산자, 직원과 함께 정직과 신뢰의 협동조합 기업 생태계를 만들어가는 가고자 노력하는 곳입니다. 크게 사업 부문과 공익활동 부문으로 나눌 수 있는데요.
활동부문은 식생활 교육, 공정무역 캠페인, 식품 완전표시제 캠페인, 바디버든 줄이기 캠페인 등을 통해 윤리적 소비를 알리고 미래세대와 시민들에게 ‘세상을 바꾸는 윤리적 소비’를 확산시키는 활동을 합니다. 뿐만 아니라, 지역 내 마을 만들기, 동아리 모임 등의 자치 프로그램도 운영하고 있습니다.
사업 부문은 크게 친환경 유기식품 매장 사업, 온라인 몰 사업과 함께 친환경 급식 사업을 전개하고 있습니다. 이와 더불어 바나나, 커피, 와인 등 공정무역 사업도 병행하고 있어요. 정리해서 말씀드리면, 사업과 활동의 양 날개로 운영되는 협동조합 기업입니다.
◇ 팀 구성
손: 협동조합의 원칙에 따라 민주적인 거버넌스로 운영하고 있는데요. 쉽게 말하면 조합원의, 조합원에 의한, 조합원을 위한 조직이라 할 수 있습니다. 전 그룹 중 매장운영부서에서 잔디를 도입하여 사용하고 있습니다.
◇ 협업 비중
손: 팀의 미션에 따라 협업 비중에 차이가 있겠지만 제가 속한 R&D 팀은 전체 업무의 50% 이상이 협업인데요. 팀 프로젝트뿐만 아니라 개인 프로젝트도 동료와 협업해야 하는 일들이 많아 협업 비중이 높은 편입니다.
◇ 협업의 필요성
손: 협업을 통한 작은 성공들이 누적되었을 때, 조직 내에 신뢰라는 사회적 자본이 쌓인다고 볼 수 있는데요. 그렇기 때문에 조직에서 협업의 필요성이 중요해지는 건 명약관화한 사실입니다.
일전에 직원들 대상으로 직무 만족도 조사를 실시한 적이 있는데요. 구성원들이 가장 아쉬워했던 부분은 ‘팀 간 협조가 안 된다’는 점이었습니다. 그 이유가 더 재미있었는데요. 예상과 달리 ‘상대방을 몰라서 협업이 안 된다’는 답이 압도적으로 많았습니다.
아이쿱생협은 1997년 설립이래, 2017년 올해까지 사업적인 부분이나 조직 구조적인 부분에서 빠르게 성장을 했는데요. 새로운 멤버들의 입사, 사업체 분화 등이 빈번해지면서 구성원 간 커뮤니케이션 빈도가 복잡해지고 범위가 넓어졌습니다. 타 팀의 동료들을 잘 모르다 보니 자연스레 커뮤니케이션의 질이 떨어졌는데요. 예를 들어 매장 직원들이 업무상 궁금한 점이 있을 때 본사의 어느 직원에게 물어봐야 할지 전혀 모르는 이슈가 빈번히 발생했어요.
이런 문제를 해소하는 데 잔디가 도움이 되었습니다. 상대방을 몰라도 잔디를 통해 담당 직원에게 바로바로 업무 협조를 구할 수 있어 협업과 소통이 잘되었는데요. 자연스레 커뮤니케이션도 원활해지고 업무 퀄리티도 높아졌습니다.
◇ 잔디를 사용하는 부서
손: 전국에 있는 200개 매장 직원들과 매장과 소통하는 본사의 매장운영부, 홍보팀, 마케팅팀 등에서 잔디를 통해 매장과 업무 소통을 하고 있습니다.
◇ 잔디 도입 배경
손: 올해 초 매장 직원들과 조합원의 소통 강화를 위해 본사 차원에서 매장의 사무 업무를 간소화하는 과제를 추진했는데요. 매장에서 업무상 발생하는 각종 문서와 영수증을 본사 담당팀에 어떻게 전달해야 할지 고민하다가 여러 협업툴을 찾아보았는데요.
카카오톡, 네이버 웍스모바일, 슬랙, 잔디를 놓고 비교를 한 결과 최종적으로 잔디를 도입하게 되었습니다. 카카오톡은 파일 공유와 공사 이슈 때문에 이용이 어렵다는 판단이 들었어요. 슬랙은 협업툴 쪽에서 많은 거론되고 있지만 나이대가 있는 분들이 사용하기에는 어려운 측면이 많았습니다. 네이버 웍스모바일은 잔디보다 기능은 더 다양했지만 매장직원이 사무업무에 치중하게 되는 악순환이 예상되었고요.
◇ 잔디 도입 시 조합원 반응
손: 아무래도 초반에는 UX/UI가 낯설다 보니 민원이 있었는데요. 지금은 대다수의 구성원들이 잔디에 익숙해진 상태입니다. 최근에는 매장 매니저들이 조합원과의 관계 구축에 잔디가 큰 도움이 되었다는 피드백을 받고 있어요.
◇ 기존 커뮤니케이션 툴
손: 인트라넷 문서 댓글이나 쪽지를 이용했습니다. 모바일로 이용하기 불편했고 쪽지 형태다 보니 실시간 커뮤니케이션이 어려웠어요. 쉽게 사용하기 어려운 UI(User Interface) 디자인도 아쉬운 부분이었습니다. 아무래도 인트라넷은 사무직을 위한 기능을 위주로 개발되다 보니 매장에서 활용하기에는 어려웠습니다.
◇ 아이쿱생협 내 잔디의 역할
손: 매장과 본사 간 심플한 소통을 위한 창구 역할을 하고 있어요.
◇ 즐겨 쓰는 잔디 기능
손: 모든 기능을 즐겨 쓰고 있지만 그중에 몇 개만 꼽으라면 검색, 토픽, 잔디 커넥트인데요. 특히, 잔디 커넥트를 통해 구글 캘린더와 구글 드라이브, 트렐로를 연동해 잘 사용하고 있습니다.
◇ 잔디 도입 후 달라진 점
손: 매장에서 인트라넷을 쓰는 게 현저히 줄었습니다. 기존에는 업무 건 별로 문서를 만들어 인트라넷에 공유했었는데요. 지금은 매장 신규 오픈이나 리뉴얼과 같이 여러 이해관계자들이 실시간으로 소통해야 하는 건을 잔디 토픽으로 해결하면서 효율적인 업무가 가능해졌습니다. 매장 업무 영수증, 조합원 가입 신청서 등도 역시 잔디로 편하게 주고받고 있습니다.
◇ 잔디를 추천한다면?
손: 프랜차이즈에 추천하고 싶어요. 잔디에서 구현되는 현재의 구글 드라이브, 드롭박스 연동 기능이 조금 더 다양한 옵션을 제공한다면 훌륭한 툴이 될 것 같습니다.
◇ 협업 팁
손: 저도 이 부분을 늘 고민하고 있는데요. 결국은 직원들 간의 O2O가 필요한 거 같아요. 업무 교류가 많은 팀끼리 한데 모여 얼굴을 보며 얘기를 나누는 자리를 정기적으로 갖는 가운데, 효율적인 온라인 소통이 병행될 때 비로소 효율적인 협업이 가능하다고 생각합니다.
