직장인의 미팅 효율성을 높이는 업무툴 7선
효율적인 미팅?디지털 업무툴을 활용해보자
디지털화된 업무환경에서도 변하지 않는 게 하나 있다. 바로 미팅. 사람과 사람이 만나 면대면으로 대화하는 이 아날로그적인 방법은 업무 의사결정에 있어 여전히 유효하다.
하지만 그 영향력에도 불구하고 비효율적인 미팅 행태가 계속되고 있기에 많은 직장인들이 포털 검색을 통해 ‘회의 잘하는 법’, ‘미팅 효율을 극대화하는 방법’을 찾는다. 미팅 효율성을 높이는 방법 중 하나는 디지털 업무 툴 활용이다. 미팅에 활용할 수 있는 국내외 주요 업무툴 7개를 소개한다.
1. 인공지능 스케줄러 코노(KONO)
코노랩스의 코노는 인공지능 기반의 개인 일정 관리 비서다. 머신 러닝과 데이터 알고리즘을 통해 사용자의 선호도와 패턴을 분석 후 미팅에 적합한 시간, 장소를 알려준다. 미팅에 참석하는 모든 인원의 일정을 분석해 여러 개의 옵션을 제공하기 때문에 상당히 편리하다. 미팅 일정이 정해지면 이메일, 문자 메시지, 모바일 푸시 알림을 통해 정보를 확인할 수 있다.
2. 회의실 공간 임대 서비스, 스페이스 클라우드
스페이스 클라우드는 회의 공간 임대 서비스다. 사무실에 회의 공간이 없을 때, 파트너사 미팅을 위해 각사 중간 지점에서 만나야 할 때, 대규모 미팅이나 설비가 필요할 때 스페이스 클라우드를 활용하면 시간, 날짜 단위로 적합한 공간을 찾을 수 있다. 회의 공간뿐만 아니라 커피숍, 세미나실 등의 장소도 임대할 수 있으며, 각 공간별로 사용 가능한 빔 프로젝터, 화이트보드 구비 여부 등의 정보도 제공한다.
3. 업무용 메신저, 잔디
효율적인 미팅 진행도 필요하지만 미팅 횟수를 줄이는 것도 업무 효율성을 높이는 주요 방법이다. 실시간 커뮤니케이션과 협업이 가능한 잔디는 불필요한 미팅을 줄이는데 큰 도움이 되는 업무용 메신저다. 잔디 내에 카카오톡의 단톡방처럼 업무/프로젝트/팀별 토픽을 만들어 이슈별 소통이 가능하다. 이를 통해 정기적인 미팅 없이도 토픽 내에 공유되는 업무 관련 내용을 확인하는 것만으로도 기존의 미팅 횟수를 줄일 수 있다.
4. 문서 편집-공유가 편리한 구글 드라이브(Google Drive)
구글 드라이브(Google Drive)는 구글 독스(Google Docs)와 구글 포토(Google Photo)가 통합된 클라우드 서비스다. 다수의 사용자가 실시간 공동 문서 작업이 가능하며 MS오피스와 연동이 가능하다. 공동 문서 편집은 별도의 프로그램 설치 없이 브라우저 환경에서 편리하게 할 수 있다. 미팅 시 참여자 모두 주요 사항을 실시간으로 기록-편집할 수 있고, 외부 공유와 다운로드도 자유로워 애용되는 툴 중 하나다.
5. 메모에 최적화된 업무툴, 에버노트(Evernote)
에버노트(Evernote)는 회의실에 종이와 펜을 들고 갈 수고를 덜어준다. 모든 OS를 지원하는 에버노트는 언제 어디서나 노트 작성과 수정이 가능하다. 애플 펜슬을 활용한 손 필기도 가능하며 클리핑, 자체 스캔과 리마인더 기능도 갖추고 있다. 구글 드라이브와 마찬가지로 반영구적인 콘텐츠 보존이 가능하며 언제든지 공유와 다운로드가 가능하다는 특징이 있다.
6. 온라인 화이트보드 협업툴, 비캔버스(BeeCanvas)
미팅에 필요한 요소 중 하나는 화이트보드다. 마인드 맵을 그리거나 아이디어를 시각적으로 표현하기 위해 자주 사용하곤 한다. 아쉬운 점이 있다면 한번 지우면 복구가 어렵다는 점, 미팅이 끝난 후 따로 기록해야 하는 수고가 들어간다는 점이다. 하지만 비캔버스를 이용하면 그런 수고를 덜 수 있다. 비캔버스는 크기 제한이 없는 흰색 슬라이드 위에 포스트잇 형태로 다수의 멤버가 메모를 기록할 수 있는 협업툴이다. 텍스트뿐만 아니라 이미지, 영상, 파일도 넣을 수 있으며 영상은 슬라이드에서 바로 시청이 가능하다. 실시간으로 슬라이드에 멤버를 초대하거나 이메일/구글 드라이브 연동도 가능하다는 점도 매력적이다.
7. 칸반 도구의 대명사, 트렐로(Trello)
대표적인 프로젝트 관리 툴 중 하나인 트렐로. 프로젝트 관리뿐만 아니라 회의 안건, 업무 프로세스 정리 등에도 활용할 수 있다. 마치 포스트잇에 업무 내용을 적고 보드에 기록하듯이 각 스토리 카드를 카테고리에 따라 기록하거나 옮길 수 있다. 이 스토리 카드에는 담당자, 일정, 체크리스트 등을 기록할 수 있고 코멘트를 통한 의견 교환도 가능해 편리하다. 모바일, PC 등 다양한 디바이스를 통한 액세스가 가능하며, 한눈에 모든 내용을 파악할 수 있다는 특징이 있다.
아날로그와 디지털의 만남에서 오는 시너지 효과를 경험하고 싶다면 위에 소개된 7가지 툴을 적절히 사용해보자. 보다 효율적인 미팅이 가능해질 것이다.
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