일 잘하는 팀은 뭔가 다르다? 직장인이라면 꼭 봐야할 회의 노하우 7선
직장인을 위한 회의 팁 7가지
직장인 누구나 알고 있듯이 ‘회의’를 한번 하려면 적지 않은 리소스가 들어간다. 시간도 그렇고, 여러 사람을 한 공간에 모은다는 것도. 회의로 인해 업무 흐름이 끊기는 건 더욱 심각하다. 특히, 작은 회사들에게는 ‘회의’ 그 자체가 큰 이슈다.
누군가는 업무를 시작하는 이른 아침 시간에 생산적일 수도 있다. 혹 다른 누군가는 업무를 시작하기 전 1-2시간의 예얄 단계가 필요할 수도 있다. 그러나 구성원들의 이런 특성은 회의가 시작되는 순간 배제된다. 이는 회의가 창의적인 업무 진행의 핵심인 ‘자율성’을 제거하기 때문이다. 우리는 회의로부터 벗어날 수 없는 환경에서 일하고 있다. 결과적으로 봤을 때 회의를 하며 얻는 이익은 소요되는 비용(혹은 리소스)를 상회하지만 보다 효율적으로 회의를 할 수 있는 방법을 탐구할 필요가 있다.
회의 생산성이 높은 팀들로부터 발견한 7가지 팁을 공유하고자 한다.
1. 미팅 이후를 체크하자
구체적인 실행 계획이 도출되지 않은 채 회의가 끝났다면 그 회의의 가치는 의심해 볼 여지가 있다. (특히, 이런 상황이 반복된다면) 업무 진척 상황을 공유하기 위한 미팅은 보이스 메일이나 이메일로 충분히 대체될 수 있다.
2. 월요일 미팅이 능사는 아니다
‘월요일이잖아!’와 같이 이유 아닌 이유로 회의를 하는 건 아무 의미가 없다. 특히, 주말 동안 이메일 수신함에 쌓인 업무 내용을 공유하고자 한다면 말이다. 전형화된 미팅은 지양해야 한다.
3. 실행 계획 검토와 함께 미팅을 마무리하자
회의가 마무리되는 시점에 각 인원의 실행 계획을 검토하도록 하자. 인원 당 30초 내외의 시간만 투자하면 누락될 뻔한 몇몇 실행 계획을 찾아낼 수 있다. 뿐만 아니라 구성원들 간 신뢰 구축과 더불어 다른 멤버들 앞에서 자신의 실행 계획을 공표함으로써 이를 실천에 옮길 가능성이 더 높아진다.
4. 스탠딩 미팅 방식을 이용해보자
회의 생산성이 높은 팀을 연구한 결과, 스탠딩 미팅, 즉 서 있는 상태로 미팅을 진행하는 게 효과적이라는 사실을 발견했다. 일반적인 좌식 미팅의 경우, 편안히 자리에 앉아 같은 말만 반복하는 그림이 이어지는 경향이 있기 때문이다. 이에 대한 보완책 중 하나인 스탠딩 미팅은 점차 보편화되고 있다. MTV Digital Media의 전 사장이자 현재 MySpace Music을 이끌고 있는 Courtney Holt는 스탠딩 미팅의 장점을 설파하는 사람 중 한 명이다. 그의 팀은 대부분의 미팅을 서서 진행한다. 그는 스탠딩 미팅이 빠른 의사결정을 위한 이상적인 형태라 말한다.
5. 미팅을 시작할 때 목적을 명시해라
Behance의 COO인 Brittany Ancell은 아래와 같이 간단한 질문으로 모든 회의를 시작해보는 걸 추천한다.
“왜 우리는 여기에 있고 무엇을 성취해야 하는가?”
이는 미팅 분위기 설정과 목표 제시하기 등이 리더의 주요 역할이기 때문이다.
6. 휴식 시간을 가져라
미팅과 미팅 사이에 10-15분 정도의 휴식 시간을 설정하면 스트레스 감소에 큰 도움이 된다. 비즈니스 작문 선생이자 창업가로 활동하고 있는 David Silverman이 하버드 비즈니스 리뷰(Harvard Business Review)에 투고한 글을 보면 그 내용을 확인할 수 있다. 글쓴이는 대학원 재학 시절, 수업이 끝난 후 울리는 종소리로 다음 수업 전까지 15분의 여유가 있음을 인지했다. 하지만 회사는 달랐다. 아웃룩의 ‘미팅 5분 전’ 알람 메시지를 통해 다음 미팅을 허겁지겁 참여하는 자신을 발견했다. 이는 글쓴이뿐만 아니라 회사를 다니는 직장인 모두에게 해당되는 사례다. 미팅을 앞두고 마음의 준비를 갖는 귀중한 ‘전환 시간’이 사라진 거다. 이를 막기 위해 David Silverman은 한시간짜리 미팅을 스케줄링할 때 캘린더에는 50분으로 기입하는 걸 추천한다.
7. 미팅을 주최할 때 화요일 오후 3시로 계획해라
LifeHacker가 조사한 내용에 따르면 화요일 오후 3시가 회의를 하기에 가장 적절한 시간이란 결과라고 한다. 이와 같은 발견은 과학적인 근거가 있는 건 아니나 평일 중 특정한 날짜 혹은 시간이 미팅에 적절하다는 점은 참고해볼 만하다.
존경받는 리더들은 회의의 필요성에 대한 가치를 평가하는 행위가 중요함을 인지하고 있다. 지금까지 연구를 통해 살펴본 생산성 높은 팀, 리더의 공통점 중 하나는 미팅을 갖는 걸 주저한다는 사실이다. 업무를 위한 귀중한 리소스가 낭비되는 걸 방지하기 위해 위에 소개한 7가지 팁을 참고하길 추천한다.
* 본 글은 Entrepreneur에 게재된 ‘Seven Steps to More Productive Meetings‘글을 번역해 가져온 내용입니다. 이해를 돕기 위해 일부 의역이 있음을 알려 드립니다.
