업무 카톡, 이것만은 유의하자! 직장인을 위한 업무 에티켓 10선
직장인을 위한 업무 카톡 에티켓 10선
친구나 지인 사이 대화 용도로만 쓰이던 메시지가 업무 소통에서도 자주 쓰이고 있다. 방송통신대학교(open university)에 따르면, 전세계에서 매월 3,500억 개의 메시지가 오고 간다고 하니 업무 커뮤니케이션에 메시지를 활용한다는 게 놀랄 일은 아닌 듯 싶다.
메시지를 이용하는 유저의 90%는 최초 수신 후, 3분 안에 확인하는 경향을 보인다. 빠른 피드백이 요구되는 비즈니스 의사소통에서 메시지만큼 좋은 툴도 없을 것이다. 문제는 즉시성의 특성을 가진 ‘메시지’와 업무 소통에서 다뤄지는 중요한 주제를 어떻게 조율하는 지이다. 업무 카톡 시, 결례를 범하고 싶지 않다면 아래의 몇 가지 에티켓을 잊지 말자.
1. 부정적인 소식은 메시지로 보내지 않는다
안 좋은 소식이나 부정적인 피드백을 전달할 때 메시지는 자칫 신경을 쓰지 않는 것처럼 비칠 수 있다.
2. 민감한 정보를 메시지로 전송하지 않는다
메시지를 받는 상대방의 스마트폰은 비밀번호 설정이 되어 있을 수도, 아닐 수도 있다. 따라서 메시지에 담긴 정보의 기밀 유지는 확실하지 않다.
3. 업무시간 이후에 메시지를 보내지 않는다
긴급한 상황이 아니라면 업무 시간에만 메시지를 보내자. 업무시간 이후에도 연락이 필요하다면 이메일을 활용하라.
4. 그룹 메시지를 남발하지 않는다
누구도 업무 관련 그룹 채팅방에서 하루종일 메시지 알람이 울리는 건 원치 않는다.
5. 메시지로 닦달하지 않는다
메시지는 즉각적인 답변을 듣기 위한 툴이다. 연락되지 않는 동료에게 전화를 남겼거나 음성 메시지를 남겼다면 추가 메시지를 남기지 말자.
6. 회의 변동 사항은 메시지로 하지 않는다
상대방이 제때 핸드폰을 확인하지 않으면 미팅 시간 변경 안내 메시지를 보내놓고도 상대방의 원성을 들을 수 있다. 회의에 늦거나, 진행할 수 없을 때, 혹은 장소 변경이 필요할 땐 메시지를 보내지 말고 전화를 하자.
7. 맞춤법, 띄어쓰기하자
맞춤법, 띄어쓰기가 안 된 메시지는 상대방에게 잘못된 정보를 전달하거나 불쾌감을 줄 수 있다. 특히, 업무 커뮤니케이션은 정확한 의사 전달을 위해 이 부분을 더욱 신경 써야 한다.
8. 메시지 톤을 유의하라
내용을 과하게 축약하거나, 개인적인 감정이 담긴 메시지는 지양한다. 업무 커뮤니케이션에 있어 전문성을 유지하는 게 무엇보다 중요하다. 유머, 풍자는 텍스트만 봤을 때 그 의미가 자칫 잘못될 소지가 있다.
9. 적절한 이모티콘을 활용하자
재미있는 혹은 익살스러운 이모티콘은 개인적인 대화에서만 사용하자. 친구들과의 대화에서 쓰던 이모티콘을 그대로 직장 상사나 파트너에게 보내는 사람을 없을 거다.
10. 이메일? 아니면 전화?
비즈니스 커뮤니케이션에 있어 모든 사람이 메시지를 선호하는 건 아니다. 연락에 있어서 모두가 문자를 좋아하는 것은 아니다. 긴급한 상황이 아니라면 이메일이나 전화가 가장 좋다.
* 본 글은 Get VOIP에 게재된 ‘The 10 Commandments of Business Texting‘을 참조해 제작되었습니다. 이해를 돕기 위해 일부 의역이 있음을 알려 드립니다.
