기업, 일하는 방식 업그레이드 #2, 스타트업
스타트업
본질에 집중하기 위해
로켓이 되기 위해 무엇에 집중하고 계신가요?
들어가기 전에
리서치 내용이 꽤 깁니다. 읽는데 시간이 걸리실 수도 있습니다. 하지만 이 글은 누군가에게는 변화의 동기가 될 수도 있기에 한 번에 읽을 수 있는 글이 아니라, 시간을 들여 읽을 수 있는 글을 작성했습니다. 천천히 따져보면서 읽어보시길 권해 드립니다.
스타트업이 집중해야 하는 것, 본질.
스타트업의 정의는 사람과 기관에 따라 여러가지가 존재합니다. 그 중 스타트업 전문 미디어인 비석세스(be SUCESS)는 다음과 같이 스타트업을 정의합니다.
“창업 한지 얼마 되지 않은(사업을 막 시작하는) 기업이 대규모 자금을 조달 받기 전(상장 전) 상태이지만 (아이디어와 기술을 통해) 급격한 성장을 기대할 수 있는 기업”
즉, 스타트업은 돈이 없지만 ‘아이디어 또는 기술’로 급격한 성장을 노리는 기업이라고 볼 수 있는데요, 여기서 문제는 아이디어와 기술이 대부분 날 것(raw) 그대로인 상태라는 점입니다. 잠재성이 있을 뿐 아직 캐지 않은 광산인 것이죠.
따라서 스타트업은 반드시 자신들의 ‘아이디어 또는 기술’을 사용자들에게 사랑받는 ‘제품 또는 서비스’로 만드는 것에 집중해야 합니다. 그리고 이것이 바로 스타트업이 주어진 모든 시간을 집중해야 하는 본질입니다.
< 출처: #53 와이컴비네이터 CEO: 위대한 회사를 위한 첫 단추 / 스테이지 5, >
하지만 커뮤니케이션 과정에서 스타트업의 시간을 빼앗는 문제들이 발생합니다. 그리고 몇몇 문제들의 경우 대부분의 스타트업들이 공통적으로 겪게 되는데요, 본질에 집중할 시간을 확보하기 위해 꼭 살펴볼 필요가 있습니다.
문제1. 잘못 정착된 수평적인 조직문화
스타트업의 대표적인 이미지, 수평적 조직문화 <이미지 출처: Pexels>
많은 사람들이 스타트업의 수평적인 조직문화를 부러워합니다. 좀 더 자유롭고 좋은 분위기 속에서 의견을 개진하고 효율적인 커뮤니케이션이 이루어질 것이라고 기대하기 때문입니다.
그런데 최근 몇몇 스타트업들이 이런 수평적인 조직문화의 한계를 지적하며 ‘업무는 수직적, 인간관계는 수평적’ 이라는 말에 고개를 강하게 끄덕이는 경우를 볼 수 있습니다. 또한 동시에 수평적인 분위기가 일하는데 마냥 좋지만은 않다라고 이야기 하는데요, 이는 수평적인 조직문화가 잘못 자리잡게 될 경우 발생할 수 있는 비효율성 때문입니다.
참고자료 – 수평적 분위기의 부작용
“좋은 분위기를 강점으로 내세우고 있는 회사에서는 ‘업무 효율’보다 ‘감정’이 중요하게 여겨지는 경우가 많다. 사이 좋게 지내야 한다는 무언의 압박 속에 더 나은 업무를 위해 필요한 ‘싫은 소리’를 할 수가 없다. 심지어 개인의 역할과 책임을 명확히 하는 것조차 이기적이라며 질타의 대상이 되기도 한다. 이런 곳에서는 편가르기가 심하다. 개개인이 역량이 아닌 친절함으로 평가받기에 ‘싫은 소리’를 하는 사람은 업무 효율성을 높이기 위해서 그런 말을 했더라도 미움을 받기 때문이다.
물론 서로를 인격적으로 대하고 화기애애한 분위기를 유지하는 것은 중요하다. 사람 대 사람으로서는 수평적인 관계를 유지하는 것이 백 번 옳다. 하지만 가족 같은 분위기를 유지하기 위해 업무의 효율성이 저하된다면 주객이 전도된 것이다.”
출처: 가족 같은 회사는 망한다 / 패스트 캠퍼스,
회사는 일을 하러 오는 곳입니다. 언제나 최고의 결과를 추구해야 하며 이를 위해 공과 사를 구분해야 합니다. 하지만 수평적인 조직문화에서는 일을 할 때 인간관계를 대입하게 되는데요, 이럴 경우 최고의 결과보다 내부 직원들이 두루 만족할 수 있는 공평한 결과를 선택하게 만듭니다. 그리고 이 과정에서 여러 사람들의 의견을 조율하느라 빠른 일처리를 불가능하게 합니다.
즉, 수평적 조직문화는 분명 강점을 가지고 있지만 세심하게 정착시키지 못할 경우, 일보다 조직의 분위기를 더 중요시하면서 커뮤니케이션의 비효율성을 일으킬 수 있습니다.
문제2. 회의, 회의, 회의.
얼마나 의미있는 회의를 하고 계신가요? <이미지 출처: Pexels>
많은 직장인들이 무의미한 회의가 반복되는 것에 시간을 낭비한다고 느끼고 있습니다. 2017년 대한상공회의소가 발표한 보고서에 따르면 직장인들은 일주일에 평균 3.7회, 평균 51분씩의 회의를 한다고 하는데요, 실제로 이중 절반인 1.8회는 불필요한 회의인 것으로 드러났습니다. (내용 참고: “비효율·불통·무성과’…직장 내 회의 문화 ‘낙제점’)
또한 회의가 불필요하다고 생각하는 가장 큰 이유로 ‘단순 업무 점검 및 정보공유 목적(33%)’을 뽑았는데요, 많은 사람들이 과연 단순한 점검과 공유를 위해 사람들의 시간과 에너지를 잡아먹는 회의를 자주 할 필요가 있는지 ‘회의감’을 드러내고 있었습니다.
이러한 회의의 비효율성은 스타트업을 포함한 모든 기업이 가지고 있는 문제입니다. 그런데 문제는 스타트업의 경우 체계적인 회의 방식이 부재한 상태로 성장하면서 회의로 인한 비효율성이 증대된다는 점입니다. 조직의 규모가 커짐에 따라 업무의 복잡성과 난이도가 증가하고 인원은 점점 늘어나는데, 체계성이 없는 회의로 인해 보다 많은 사람들의 시간을 낭비하게 되는 것이죠.
그러므로 스타트업은 지금보다 더 성장하기 전에 ‘효과적인 회의’에 대해 생각해보고, 회의하는 방식을 개선할 필요가 있습니다.
문제3. 이메일 블랙홀 현상
빨아들이나 돌려주지 않는 블랙홀 <이미지 출처: Flickr>
모든 것을 흡수하는 블랙홀은 빨려 들어갈 뿐 다시 원래 있던 곳으로 돌아오지 않습니다. 이메일 블랙홀은 이처럼 메일을 보냈으나 다시 돌아오지 않는 ‘미궁에 빠진 커뮤니케이션 상황’을 의미합니다.
문제는 이메일 블랙홀이 ‘느린 커뮤니케이션’을 유발하면서 업무의 진행속도를 더디게 만든다는 점입니다.
참고자료 – 이메일의 치명적인 단점
“이메일 블랙홀은 메일을 다 읽었다고 주장하나 답변하지 않는 이들을 말한다. 이건 꽤나 놀라운 현상이 아닌가? 발신자는 이게 사실인지(그리고 거의 아니다) 절대 알 수 없다. 실제로 이와 같은 상황에 처하면 답장을 받지 못한 당신은 이메일이 제대로 가지 않았다고 추측해야만 한다. (중략) 이메일은 근본적으로 불안정하다. 기본적 디자인부터 철저한 점검이 필요하다. 이메일 시스템은 아마 수십 년 동안 변화 없이 죽어 있었다.”
출처: ‘이메일’이 죽은 9가지 이유
현재의 업무 환경은 치열한 경쟁 속에서 ‘속도’가 중요시되고 있는데요, 이를 위해 업무처리의 ‘즉시성’이 강조되고 있습니다. 그리고 이를 강화하기 위해 ‘실시간 커뮤니케이션’이 점점 더 중요해지고 있죠.
하지만 이메일은 처음 개발되었던 업무환경에서 별다른 변화없이 쭉 사용되어져 왔습니다. 그리고 ‘이메일 블랙홀’처럼 변화의 흐름 속에서 점점 뒤쳐지는 모습을 보이며 현재의 업무환경을 뒷받침해주지 못하는 다소 비효율적인 커뮤니케이션 방법이 되어가고 있습니다.
따라서 내,외부적으로 이메일을 활용한 커뮤니케이션 비중이 높다면 이에 대한 효율성을 진지하게 고민해 봐야 합니다. 그리고 단점을 보완할 수 있는 방법을 찾거나 다른 커뮤니케이션 방법의 도입을 고민해 볼 필요가 있습니다.
문제4. 되물어 보기.
자꾸 되물어보면 물어버리고 싶습니다 <이미지 출처: Pexels>
문제상황1.
A: “매니저님, 그 때 말씀드렸던 OOO 말인데요”
B: “네? 그게 뭐에요??”
문제상황2.
A: “실장님, 그 자료 좀 보내주실 수 있나요?”
B: “저번에 보내드렸잖아요”
A: “어디다 저장해 놨는지 못찾겠어요”
스타트업은 인력 충원이 어렵기 때문에 성장을 하면 할수록 개인에게 주어지는 업무가 많아집니다. 이럴 경우 위와 같은 상황들이 발생하는 경우를 종종 볼 수 있는데요, 사소한 것들로 다른 사람의 업무 흐름을 방해하는 문제를 초래합니다.
이 되물어 보기 문제는 초반에는 별 것 아닌 듯 보이지만 지속적으로 반복되면서 심각해집니다. “아니, 대체 몇 번을 말씀드리는 거에요”라는 반응을 유발하며 감정싸움으로 번지기 쉬운데요, 많은 분들이 직,간접적으로 경험해 보셔서 아시겠지만 감정싸움은 골이 깊어지면 깊어질수록 해결이 불가능합니다.
설사 중재를 통해 화해를 한다고 해도 반드시 ‘앙금’이 남게 되는데요, 결정적인 순간에 이 ‘앙금’이 튀어나와 일을 망치는 경우가 종종 있습니다. 사소한 되물어 보기가 눈덩이 구르듯 굴러 눈사태와 같은 큰 문제가 되어버리는 것이죠.
이처럼 되물어보기와 같은 비효율적인 커뮤니케이션의 반복은 서로의 업무에 비협조적인 감정의 문제로 발전하여 시간을 낭비하는 요소로 발전할 수 있습니다. 따라서 이런 일이 발생하지 않도록 미리 환경 구축을 통해 예방할 필요가 있습니다.
지금까지의 문제점 요약
지금까지 스타트업이 본질에 집중할 시간을 낭비하는 요소로
1) 잘못 정착된 수평적인 조직문화
2) 회의, 회의, 회의
3) 이메일 블랙홀 현상
4) 되물어 보기
이렇게 크게 4가지를 살펴보았습니다. 그렇다면 어떻게 이 4가지 문제를 개선하여 스타트업이 일하는 방식을 업그레이드 할 수 있을까요?
업그레이드 1. 커뮤니케이션 핸드북을 만들자.
수평적인 문화일수록 원칙이 필요합니다 <이미지 출처: Pexels>
참고자료 – 수평적 조직과 원칙
“수평적 조직은 원칙이 없는 곳이 아니다. 반대로 원칙이 제대로 지켜지는 곳이다. 그러기 위해선 무엇이 조직의 원칙이고 무엇이 ‘눈치’인지 구분하고, ‘눈치’로 지켜야 하는 것들을 하나씩 없애 나가야 수평적 조직문화에 다가갈 수 있다.”
사람들은 저마다 갖고 있는 경험과 배경이 다릅니다. 같은 말을 듣더라도 다르게 해석할 가능성이 있습니다. 따라서 공통된 커뮤니케이션 기준, 즉 원칙이 없다면 이러한 서로 다른 해석 때문에 본래의 의도와는 다른 행동과 오해를 일으킬 수 있습니다.
원칙은 이러한 애매한 상황에서의 판단의 근거가 되어 고민하는 시간을 줄여주고 행동하기 쉽게 만들어줍니다. 만약 이러한 커뮤니케이션 원칙을 초기에 마련하고 지속적으로 업데이트 하지 않는다면, 앞서 문제점에서 이야기했듯이 커뮤니케이션으로 인해 점점 의도치 않은 몸살을 앓게 되고 본질에 집중하는 시간을 낭비하게 됩니다.
깃랩(GitLab)은 이런 점에서 유심히 살펴볼 필요가 있는 사례입니다. 개발자를 위한 소프트웨어를 제공하는 깃랩은 현재까지 517억원의 투자금을 유치하면서 NASA, Microsoft, Alibaba 등 10만개 고객사를 보유한 성공적인 서비스입니다.
이미지 출처: Gitlab 홈페이지
그런데 깃랩은 ‘기업, 일하는 방식 업그레이드 하기 1편, 프롤로그’에서 언급했던 오토매틱사와 유사한 근무환경을 가지고 있습니다. 전세계 39개국에 걸쳐 250명의 직원이 일하고 있다는 것과 본사로 출근하는 사람은 공동창업자인 시드 시브란지 한 명 뿐이라는 것이 그렇습니다. 그렇다면 어떻게 다른 배경을 가진 전세계의 사람들이 효율적인 커뮤니케이션을 하면서 놀라운 성장을 이룰 수 있었을까요?
성공사례 – 깃랩(GitLab)
“전 세계 39개국의 250명의 직원은 사무실로 출근하지 않은 채 자신의 업무를 수행한다. 이를 가능하게 해주는 것은 1,000페이지가 넘는 GitLab의 핸드북. 다른 사람의 도움 없이도 바로 일할 수 있게 만들어주는 핸드북 때문에 GitLab은 구성원이 어디서든 자신의 역량을 100% 발휘하고 회사에 기여할 수 있는 문화를 형성할 수 있었다. ”
출처: 워라밸을 실현하는 스타트업
깃랩의 팀 핸드북 < 이미지 출처: 깃랩 홈페이지>
“이 회사의 깃랩 핸드북에는 뭐 이런 것까지 다 적어놨나 싶을 만큼 업무에 필요한 모든 것이 있다. 회사 철학에서부터 감사 인사법까지 없는게 없다.”
- 기본 작문법
- 문장을 대문자로 쓰지 않는다. 소리 지르는 느낌이 들기 때문이다.
- 오늘 아침, 오늘 밤과 같은 표현은 쓰지 않는다. 서로 다른 시간대에 근무하니까.
- 화상 통화할 때
- 3번 이상 이메일, 채팅을 주고 받았는데도 문제가 해결되지 않으면 화상통화가 필요하다.
- 용건 있는 사람이 먼저 ‘전화(Call?)’라고 묻고 요청을 받은 사람은 대답하는 대신 먼저 전화를 건다.
- 감사 인사할 때
- 누군가에게 도움을 받았다면 채팅방을 통해 인사를 한다.
- 감사를 표현할 때는 도움을 준 모든 사람들의 이름을 언급한다. ‘모두 감사합니다’와 같은 말은 와 닿지 않는다.
- CEO나 임원에 대해서는 감사할 필요가 없다.
출처: 넷플릭스보다 더 매력적이라는 이 회사의 근무방식
이렇듯 다른 문화와 성장배경, 원거리에 있는 사람들을 공통된 ‘핸드북’으로 하나로 묶어 효율적으로 커뮤니케이션 하면서, 깃랩은 수평적인 문화 속에서 효율성을 추구하며 성장할 수 있었습니다. 그리고 이러한 깃랩의 문화에 넷플릭스에서 6년간 인재영입 부사장을 지냈던 바비 그레이가 “넷플릭스보다 매력적인 회사는 없을 것이라 생각했는데 내가 틀렸다”며 합류해 화제가 되기도 했었죠.
실리콘 밸리 기업문화의 대명사, 넷플리스 <이미지 출처: WikiCommons>
그래서 우리도 커뮤니케이션 원칙을 만들 필요가 있습니다. 깃랩처럼 자세한 수준은 아니지만 적어도 커뮤니케이션이 ‘일의 본질’에 집중할 수 있도록 핵심적인 것들을 정리할 필요가 있습니다.
이러한 원칙은 날을 잡고 한 번에 작성하기보다 일을 하시면서 얻는 경험을 통해 만드시는 것을 추천합니다. 분명 일을 하다보면 커뮤니케이션 관련해서 느끼는 ‘불편한 순간’들을 마주하게 되실 텐데요, 중요한 건 그 불편한 순간들을 그냥 넘어가지 않고 ‘개선의 순간’들로 만드는 것입니다. 그리고 이러한 ‘변화의 순간들’을 기록하고 상황에 맞춰 지속적으로 업데이트 하신다면 자연스럽게 우리만의 커뮤니케이션 핸드북을 만드실 수 있습니다.
커뮤니케이션 원칙은 수평적인 조직문화에서 발생할 수 있는 커뮤니케이션 문제를 최소화하고 ‘자율성’확보라는 강점을 잘 뒷받침해줄 수 있습니다. 그리고 이를 통해 비효율성을 낮추고 본질에만 집중하여 빠르게 성장할 수 있도록 도와줄 것입니다.
아래 깃랩의 핸드북(영문)을 링크해 놓았습니다. 여러분들의 핸드북을 작성하시는데 도움이 되셨으면 좋겠습니다.
업그레이드 2. 고효율의 회의문화.
회의가 적을수록 효율이 높아집니다 <이미지 출처: Pexels>
앞서 문제 2에서 이야기 했듯이 회의는 사람들의 시간과 에너지를 어마어마하게 잡아먹습니다. 끝장토론이라도 벌어지는 날이면 그 날 업무는 거의 끝났다고 봐도 과언이 아닐 텐데요, 이런 회의와 관련해서 창업자들은 한 가지 착각을 하고는 합니다. 바로 회의가 많을 수록 소통이 잘 되고 있다는 착각입니다.
참고자료 – 효율적인 커뮤니케이션
“대부분 자주 회의하고, 연락하고, 공유하면 커뮤니케이션을 잘하고 있다고 믿는 경향이 있다. 하지만 144개의 조직을 대상으로 한 연구 결과는 그 반대로 나타났다. 커뮤니케이션을 자주 한다고 해서 품질이 좋아지지도 성과가 좋아지지도 않았다. (중략) 실제로 효율적인 커뮤니케이션은 커뮤니케이션 품질로 결정되었다. 단 한 번의 회의라고 해도 상대방이 정확하게 이해할 수 있도록 아젠다(Agenda)를 개발하고 사전에 준비해서 정해진 시간에만 하면 효율성이 높아졌다. 실제로 효율적인 조직일수록 회의가 많지 않다.”
출처: 스타트업 레시피(도서) / 박준기, 이혜정
이처럼 회의는 오히려 많을수록 커뮤니케이션의 품질을 떨어뜨릴 수 있습니다. 따라서 우리는 꼭 필요한, 그리고 논의에 집중한 효율적인 회의문화를 만들어야 합니다. 몇몇 앞서 나가는 기업들은 이런 회의의 특성을 깨닫고 효율적인 회의문화를 만들기 위해 노력하고 있는데요, 그 중 링크드인과 애플의 사례를 참고해 볼 필요가 있습니다.
회의 사례 1. 실리콘 밸리 임원들이 회의하는 법(링크드인)
- 회의의 목적과 성공의 요건을 반드시 명기
- 공통된 회의의 목적이 없을 경우 비효율 발생
- 발표보다 논의에 집중
- 회의 24시간전 발표자료를 보내 참석자들이 내용을 숙지하고 회의에서는 논의에만 집중할 수 있도록 함.
- 노트북 그리고 휴대전화 ‘반입금지’
- 사소한 것들이 회의의 분위기를 흐리고 집중도를 떨어뜨려 효율적인 회의가 되는데 방해를 함.
- 회의록 작성 및 배포
- 회의록을 통해 자의적인 해석을 최소화하고 회의에 참석하지 않은 다른 사람들이 회의 내용을 알 수 있게 함.
- 후속조치 (follow-up)
- 할당된 action item을 처리하고 다른 참석자들에게 보고하여 회의에서 논의되었던 일들을 진행함.
출처 및 전문 보기: 실리콘밸리 임원들이 회의 하는 법
회의 사례 2. 애플, 꼭 필요한 사람만 부르기
“이 회의에 당신이 필요한 것 같지는 않네요, 로리. 고마워요”
“잡스는 그렇게 말하고는 마치 아무 일도 없었다는 듯이(처음부터 로리라는 사람이 없었던 것처럼) 하던 말을 계속했다. (중략) 개념은 아주 간단하다. 회의실에 앉아 있는 모든 사람에게 존재의 이유가 있어야 한다. ‘자비로운 초대’ 같은 것은 있을 수 없다. 자신을 포함해 외의에 참석한 모든 사람들의 시간이 허비되는 상황에서 잡스로서는 더이상 자상할 이유가 없는 것이다. (중략) 그러므로 꼭 필요한 사람만 부르라. 사람이 한 명 추가될 수록 복잡함은 증가한다.“
출처: 미친듯이 심플(도서) / 켄 시걸.
링크드인과 애플의 회의 문화는 효율적인 회의 문화가 무엇인지 잘 보여주고 있습니다. 그들은 회의를 자신들의 방식대로 분석하고 정의하여 회의의 핵심을 만들었고, 되도록 간결하게 만들어 실천 가능성을 높였습니다.
분명 이를 위해 오랜 기간 많은 시행착오를 겪었을 것이라고 생각하는데요, 따라서 우리가 이러한 회의문화를 직접 경험해보지 않고 요약된 몇 줄의 글을 그대로 가져와 적용한다는 것은 분명 무리가 따를 것입니다.
회의와 관련된 커뮤니케이션 원칙을 만드세요 <이미지 출처: Pexels>
그러므로 우리가 효션적인 회의 문화를 만들기 위해 해야 할 일은 회의 문화의 핵심으로 삼을 수 있는 주춧돌을 위 사례들로부터 찾는 일일 텐데요, 인사이터와 잔디(JANDI)가 함께 찾은 아래의 원칙 3가지는 어떤 스타트업이든 주춧돌로 활용하면서 발전시킬 수 있을 것입니다.
- 모든 회의는 목적이 뚜렷해야 하며 필요한 사람만 참석해야 한다. 이를 위해 회의 마다 아젠다를 설정해야 하며 결정을 내릴 수 있는 사람과 논의가 필요한 사람만 회의에 불러야 한다.
- 회의는 논의하는 장소지 파악하는 장소가 아니다. 그러므로 참석자들이 논의에만 집중할 수 있도록 해야 한다. 따라서 회의를 주재하는 사람은 회의 전 문제와 회의 목적에 대한 자료를 참석자들에게 알려주어, 참석자들이 문제 해결을 위한 논의를 할 수 있게끔 도와야 한다.
- 종료시간을 설정하여 짧은 시간 안에 효율적인 회의가 이루어지도록 한다. 제한은 효율과 창의성을 부른다.
위 3가지 기본 원칙은 간단하고 쉬워 보이지만 사람들의 변화를 요구합니다. 따라서 지속적으로 변화를 관리하지 않는다면 다시 원점으로 돌아갈 확률이 매우 높죠. 그러므로 조직 전체에 습관이 들 때까지 의식적인 노력이 반드시 필요하며, 이를 위해 조직 전체에 영향력을 행사할 수 있는 창업자 또는 그에 준하는 경영진이 직접 챙길 필요가 있습니다.
변화가 분명 쉽지 않겠지만 한 번 자리 잡기 시작하면 밥 먹기보다 더 쉬울 것입니다. 그리고 이를 통해 회의로 인한 불필요한 커뮤니케이션을 최소화하고 본질에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다.
업그레이드 3. 이메일 사용의 최소화.
이메일은 이제 그만 <이미지 출처: Pexels>
앞서 문제 3에서 언급했듯이 즉시성이 강조되는 현재의 업무 환경에서 이메일은 답답함을 유발합니다. 외부 커뮤니케이션이야 그렇다 쳐도 내부 커뮤니케이션을 이메일로 활용할 경우, 담당자간 업무 협조의 즉시성이 떨어져 업무나 프로젝트의 진행속도를 떨어뜨리는데요, 이는 속도가 생명인 스타트업에서 단점으로 작용할 수 있습니다.
이와 관련하여 최근 기업에서 업무용 메신저를 점차 도입하고 있습니다. 국내에서는 잔디(JANDI), 해외에서는 슬랙으로 대표되는 업무용 메신저의 경우 이메일 대비 높은 효율성과 카카오톡 대비 전문적인 커뮤니케이션 툴로서 조명을 받고 있는데요, 이를 통해 업무에 있어서 효율성을 높이는 사례들이 늘어나고 있습니다.
업무용 메신저 도입 사례 1.
“실제로 일본 내 주요 일간지 신문사는 기업용 메신저인 InCircle을 도입, 사내 메일을 90% 감소시켰으며 기자의 오송신 메일로 인한 내부 정보 유출 위험을 최소화 시켜 사내보안을 강화한 바 있다.”
업무용 메신저 도입 사례 2.
“중요한 업무 처리와 커뮤니케이션의 즉시성을 동시에 해결할 수 있는 툴을 도입하고자 했습니다. 이메일은 즉시성에 있어 적합한 툴은 아니었고, 슬랙은 몇 가지 문제가 있어 저희 니즈에 부합하지 못해 최종적으로 잔디(JANDI)를 도입하게 되었어요.”
“와디즈는 외부 이벤트를 많이 합니다. 적게는 5명, 많게는 30명 정도가 이벤트에 참석하는데 잘 아시겠지만 현장에서 해야 할 일이 정말 많은데요. 잔디(JANDI)를 통해 이벤트 운영을 위한 커뮤니케이션을 바로바로 할 수 있어 현장에서 상당히 유용합니다. 얼마 전 동료가 ‘잔디(JANDI) 없을 때 이걸 어떻게 다 해결했지?’라고 얘기하더라고요. 그만큼 잔디(JANDI)를 쓰고 나서 업무 커뮤니케이션을 하는 게 편해졌습니다.”
출처: 국내 No.1 크라우드 펀딩 ‘와디즈’가 카카오톡 대신 잔디(JANDI)를 선택한 이유는?
업무용 메신저 도입 사례 3.
“잔디(JANDI)를 도입한 이후 업무 커뮤니케이션이 일원화되어 업무 파악 시간이 확 줄었습니다. 특히 저희는 발주가 하루에도 수십 건씩 이루어지는 데 이메일로 모두 진행었는데요, 이번에 새로 생긴 보드뷰 기능으로 이메일을 대체했더니 이메일이 80%이상 줄어들었고 발주 내용도 한 눈에 파악하기 더 쉬워져서 전 직원이 만족하며 사용하고 있습니다.”
출처: [설문조사] 잔디(JANDI)로 변화된 나의 업무 중.
업무용 메신저, 잔디(JANDI) <이미지 출처: 잔디(JANDI) 홈페이지>
이메일은 분명 중요한 비즈니스 도구로써 오랜 시간동안 사용되어 왔습니다. 하지만 앞서 문제 3에서 언급한 바와 같이 비즈니스의 특성과 사용자 환경이 ‘즉시성’과 ‘실시간’을 강조하는 쪽으로 변화하여 왔고 앞으로도 계속될 것입니다. 그리고 이메일은 분명 이런 환경에서 지속적으로 빠른 업무처리를 방해하는 비효율성을 야기할 것입니다.
그러므로 원활한 업무 진행을 위해 이메일 사용을 최소화 할 필요가 있으며 현재의 업무 환경에 맞는 업무용 메신저의 도입 및 활용을 진지하게 고려해볼 필요가 있습니다.
업그레이드 4. 되물어보지 않는 업무 환경.
되물어 보지 않는 환경을 만드세요 <이미지 출처: Pexels>
앞서 문제 4에서 이야기 했듯이 되물어 보는 상황은 아주 사소하지만 사람을 귀찮게 하고 심할 경우 직원들 간의 감정도 상하게 할 수 있습니다. 특히 바쁠 경우에 이런 되물어보는 행위는 사람을 매우 짜증나게 하는데요, 업무용 메신저를 활용하면 이를 예방하는 효과적인 업무환경을 구축할 수 있습니다.
1. 대화의 맥락을 남기자.
사람의 머리는 한계가 있습니다. 아무리 뛰어난 사람이라도 몰려오는 업무 속에서 구두로 이야기한 것들을 모두 기억할 순 없죠. 그래서 대화의 맥락을 남길 필요가 있습니다.
업무용 메신저는 그런 면에서 강점을 발휘합니다. 언제 어디서든지 대화를 검색할 수 있어 대화의 배경을 쉽게 파악할 수 있구요, 이를 통해 발생할 수 있는 되물어 보기를 예방할 수 있습니다.
개선 사례1.
“메신저로 대화 및 파일 기록이 남으니까, 클라이언트와 며칠 있다가 얘길 나눠도 서로가 최근 진행상황을 금세 알게 될 수 있어서 편하더라구요.”
출처: [설문조사] 잔디(JANDI)로 변화된 나의 업무 중.
개선 사례2.
“기본적으로 모든 대화가 남기 때문에 메일과 같이 사용할 수 있고, 속도는 메일보다 빠르고 직관적이죠. 멘션을 남길 때 대상을 지정할 수 있기 때문에 R&R이 확실해 지고, 특정 파일에 대해 별도의 대화 목록이 형성되니 아무리 특정 주제의 토픽이어도 흐트러질 수 있는 대화의 맥락이 잡아지는 것도 매우 편리합니다.”
출처: [설문조사] 잔디(JANDI)로 변화된 나의 업무 중.
2. 자료(파일)의 검색을 용이하게 하자.
업무용 메신저를 통해 자료를 공유할 경우, 카톡과 달리 파일이 지워지지 않고 계속 보관되며 강력한 검색 기능을 통해 원하는 자료를 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한 자료마다 기록되어 있는 대화를 보여주어 내가 찾는 자료가 맞는지, 어떤 배경을 가지고 있는지 자료의 맥락도 파악할 수 있습니다.
개선 사례.
해당 파일에 대한 대화나 멘션 하나에도 마크업을 할 수 있으니 시간이 지난 후에 해당 대화를 이어나갈때 다시 파일을 올리고 작성하는 것이 아닌 찾아서 이어 달아 줄 수 있어서 내용에 대한 배경을 다시 확인할 필요도 없고, 서로 간의 사실관계에 대한 논쟁을 벌이고, 근거가 되는 메일내역이나 카톡 등을 찾을 필요가 없죠. 현재 준회원 초대를 통해 5~6개의 개발 및 국책사업 협업 토픽을 외부 관계사와 진행하고 있는데 여기에서는 위의 장점들이 더욱 뚜렷이 발휘 됩니다.
출처: [설문조사] 잔디(JANDI)로 변화된 나의 업무 중.
이처럼 대화의 맥락을 남기고 자료의 아카이빙과 검색을 지원하는 업무용 메신저를 사용할 경우, 되물어 보는 상황을 최대한 예방함으로써 이를 통해 발생할 수 있는 업무의 비효율적인 부분을 상당부분 개선할 수 있습니다.
자료를 모으고 쉽게 검색할 수 있는 잔디(JANDI) <이미지 출처: 잔디(JANDI) 홈페이지>
5. 보너스 업그레이드. 업무, 어느 정도는 자동화가 필요하다.
많은 스타트업들이 계속 반복되면서 손이 많이 가는 업무로 고민을 합니다. 인사이터도 마찬가지인데요, 특히 토론클럽을 비롯하여 각종 이벤트의 경우 구글 설문지를 통해 신청을 받는데 이 신청자 관리가 단순하면서도 시간을 많이 소모합니다. 한 번에 여러 이벤트의 신청이 진행될 경우 진행상황 체크를 위해 수시로 각각의 신청서를 확인해야 하는 번거로움이 있기 때문이죠. 그래서 ‘실시간으로 업무 집계가 자동으로 파악되면 얼마나 좋을까’ 하는 생각을 자주 하게 됩니다.
이처럼 우리의 업무 중 일부분은 매일 반복되지만 어쩔 수 없는 업무 환경적 요인으로 인해 비효율적인 면을 야기하는데요, 우리가 일의 본질에 집중할 수 있을지 없을지는 이러한 업무를 얼마만큼 효율적으로 처리하여 시간을 확보하느냐에 달려있습니다. 즉, 반복되는 업무에 대한 자동화가 필요합니다.
업무를 편하게 만들어주는 잔디의 커넥트 기능 <이미지 출처: 잔디(JANDI) 홈페이지>
이번에 잔디(JANDI)와 함께 컨설팅을 진행하면서 신청서와 관련된 비효율성을 개선할 수 있었습니다. 잔디(JANDI)의 커넥트(타 프로그램과 연동하는 기능)를 이용하여 잔디(JANDI)와 구글 신청서를 연결한 것인데요, 신청서를 통해 신청이 들어오면 실시간으로 연결해 놓은 토픽(그룹 채팅 방)에 자동으로 알림을 줍니다. 그리고 이를 통해 실시간으로 신청 현황을 파악하고 상황에 따라 적절한 조치를 취할 수 있어 신청서 관련 업무에 대한 시간 비중이 그 전에 비해 약 70~80% 가량 절약되고 있음을 느끼고 있습니다.
<이미지 출처: 잔디(JANDI) 블로그, 이미지를 클릭하면 해당 내용을 볼 수 있습니다.>
이번 프로젝트를 진행하면서 인사이터뿐 아니라 다른 기업들의 업무 자동화 사례들을 확인할 수 있었는데요, 그 중 다음 두 사례가 인상적이었습니다.
잔디(JANDI)를 통한 업무 자동화 사례 1.
우리 회사는 온라인 서비스를 제공하고 있는데 전에는 무통장입금 내역을 확인하기 위해서 매번 사이트를 들어가서 확인을 해야 했습니다. 그런데 잔디(JANDI)의 웹훅 기능을 이용하여 푸시 서비스를 받으니 실시간 처리도 가능하고 퇴근이후에도 편리하게 업무처리를 할 수 있어서 너무 좋습니다.
출처: [설문조사] 잔디(JANDI)로 변화된 나의 업무 중.
잔디(JANDI)를 통한 업무 자동화 사례 2.
잔디(JANDI)의 꽃인 플러그인을 개발하여 메시지를(출하집계, 수주집계, 잔업집계, 출퇴근 자동확인 등등) 자동으로 발신 및 수신할 수 있어 더욱 잔디(JANDI)를 활용하고 있음 (당사의 경우 인커밍과 아웃커밍에 대한 유저의 반응도 너무 좋음. 그리고 자체적으로 서비스를 개발하여 잔디(JANDI)와 결합할 수 있다는 것은 너무나도 좋은 장점임)
출처: [설문조사] 잔디(JANDI)로 변화된 나의 업무 중.
이처럼 업무 자동화는 반복되는 업무의 효율성을 높여줍니다. 만약 일하면서 본질에 집중할 시간이 부족하다고 느끼신다면 현재 반복되는 업무는 없는지, 그 업무를 어떻게 자동화할 수는 없는지 고민이 필요합니다.
스타트업, 세상을 더 나은 곳으로 만들기 위해.
스타트업은 세상을 이전보다 나은 곳으로 만들고 있습니다 <이미지 출처: Pexels>
지금까지 스타트업에게 시간은 어떤 의미인지, 어디에 사용해야 하는지 살펴보고 이를 위해 어떤 비효율적인 요소를 어떻게 개선해야 할 지 살펴보았습니다.
우리는 스타트업이 세상을 이전보다 더 나은 곳으로 만들 수 있다고 믿습니다. 그리고 이를 위해 더 철저히 시간을 본질에만 쏟아야 한다고 생각합니다.
부디 인사이터와 잔디(JANDI)가 함께 만든 이 리서치가 스타트업이 의미있는 일을 하는데 조금이나마 도움이 되었으면 좋겠습니다.
긴 글 읽어주셔서 감사합니다.
다음 주, 중소∙중견기업을 위한 리서치로 찾아 뵙겠습니다.
포스팅 라인업
2화. 스타트업을 위한 리서치
3화. 중소,중견기업을 위한 리서치
