이메일이 기업의 생산성을 낮추는 이유
이메일은 10년이 넘도록 업무 협업을 위한 도구로서 자리매김해 왔습니다. 쉽게 공유가 가능하고 업무를 기록할 수 있기에 많은 사람들이 이용해 왔습니다.
분명 필요에 의해서 만들어졌지만 점차 생겨나는 문제점들로 인해 사용자들은 불편함을 느낍니다.
사내에서 메일을 주 커뮤니케이션 용도로 사용할 때 생기는 문제점들을 한번 확인해 볼까요?
1. 사내에서 이메일 양식이 필요할까요?
“이메일은 격식을 갖춰서 보내야 합니다.
보고서나 기획서처럼 철저하게 양식에 맞춰서 작성하라는 것은 아닙니다.
그렇다고 모바일 메신저로 보내는 글처럼 너무 말랑말랑해도 곤란합니다.”
(IT 동아 – 직장생활 10년 차 기자가 알려주는 ‘비즈니스 이메일’ 잘 쓰는 법)
제목, 인사 방식, 서명 등 회사마다 다른 메일 양식에 따라 이메일을 작성해야 합니다.
제목은 소속과 용건을 합쳐 30자 내외로 마무리해야 하고 30자가 넘어가면 상대방이 한눈에 소속과 용건을 파악할 수 없기에 주의해서 작성해야 합니다.
외부에 발송되는 메일의 경우 회사의 이미지를 좌우하므로 양식에 맞춘 신중한 커뮤니케이션이 필요하겠지만, 사내에서 팀원끼리 주고받는 경우라면 사내 소통의 간결함과 효율성이 중요합니다.
매일매일 협업을 하는 팀 멤버와 간단한 업무 미팅 일정을 확인하려 해도 이메일 제목, 시작 인사, 내용, 끝맺음 인사 그리고 서명까지 작성합니다.
2. 내가 찾던 그 파일 어디 있을까요?
“원하는 파일을 찾으려면 메일 스레드를 다 읽어봐야 합니다.”
– 테크숩(TechSoup) 정지훈(님)
파일을 하나 찾으려면 담당자와 주고 받았던 메일의 스레드를 다 확인해봐야 합니다.
“대용량 파일은 메일로 못 보내요.”
“파일 관리하기가 어려워요.”
용량이 큰 대용량 파일은 메일 전송에 한계가 존재합니다.
특정 용량 (Gmail 기준 25MB) 이상의 첨부파일은 웹하드, 구글드라이브, 드랍박스(Dropbox) 등 별도의 툴을 사용해야만 전달이 가능합니다.
나중에 해당 대용량 문서를 찾으려면 메일에 첨부되어 있지 않아 또 다른 툴에서 찾아봐야 하는 번거로움이 발생합니다.
3. 담당자가 내용을 확인했을까요? 실시간으로 커뮤니케이션하기 어려워요.
“이메일은 양식을 작성하고 답변을 기다리는 시간이 필요합니다.”
– 원스토어 이청규(님)
기다림 또 기다림..
메일은 신속한 업무 진행이 어렵고, 상대방 수신 여부도 확인이 불가합니다.
빠르게 업무 처리가 진행되어야 하거나 즉시 답변이 필요한 경우 이메일은 큰 불편함을 초래합니다.
4. 불필요한 이메일 정리. 또 정리
메일함에는 업무 중요도가 높은 것도 있지만 나와 크게 관련이 없거나 불필요한 메일도 많이 있습니다.
받은 메일함으로 들어오는 스팸메일도 있고, 가입했던 서비스 알림 메일, 그리고 중요/비중요 업무 메일 등 모두 한 곳에 있기 때문에 점점 쉽게 파악하기 어려워집니다. 게다가 메일함 용량이 차면 많은 시간이 메일 정리에 쓰입니다.
“처음에는 온라인에서 다른 의사소통의 방법이 없었기 때문에 재미로 썼죠.”
“사내 VS 외부와의 커뮤니케이션은 분명 다릅니다.”
이메일이 생긴 시점만 해도 별다른 온라인 의사소통 방법이 없었습니다. 하지만 요즘에는 업무를 좀 더 효율적으로 할 수 있는 다양한 커뮤니케이션 툴이 존재합니다.
또한, 일부 부서 직원들을 제외한 대부분의 직원들은 외부보다는 사내 협업 비율이 주를 이룹니다.
사내 커뮤니케이션에는 불편하고 비효율적인 이메일.. 좀 더 나은 방법은 없을까요?
업무용 메신저를 이용해 보는 것은 어떨까요?
1. 부서나 프로젝트에 따라 대화방을 만들면 협업이 쉬워집니다.
사내에서 부서 혹은 프로젝트별 대화방을 구성하면 자연스럽게 해당 대화방에서 관련 내용을 확인이 가능하므로 불필요한 미팅을 줄일 수 있습니다.
주제 찾기에 용이합니다.
실제로 ‘비용정산’ 대화방에서 공지를 하고 담당자를 지정하여 @멘션 해보았습니다.
담당자는 실시간 알림을 받아 확인 후 빠르게 답변을 하였습니다.
메일과 같이 별도의 불필요한 인사말, 맺음말 등 형식을 갖추지 않아 신속한 확인과 비용정산이 이루어질 수 있었습니다.
사내에서 이뤄지는 협업뿐 아니라 자문사, 파트너사 또한 초대하여 협업할 수 있습니다.
나중에 들어온 멤버도 대화방 이전 히스토리 확인이 가능하기 때문에 업무 파악이 쉽고 프로젝트 관련 메시지/파일만 모아보기가 가능합니다.
2. 세부 조건 검색으로 파일 찾기가 쉬워집니다.
세부 조건 검색이 가능해 대화방, 멤버, 기간, 파일명 등의 조건을 적용하여 빠르게 원하는 파일 검색이 가능합니다.
3. 실시간 커뮤니케이션으로 편리해집니다.
언제 메시지를 발송했고 담당자가 해당 메시지를 확인했는지 여부를 ‘읽음’ 확인 표시를 통해서 확인할 수 있습니다.
간단한 업무 요청 메시지는 십여 분 만에 작업에 대한 답변이 가능합니다.
또한, 대화방에 함께 참여한 다른 멤버들이 관련 내용을 함께 확인할 수 있기 때문에 히스토리 공유도 훨씬 편리해집니다.
4. 다른 툴을 연동하여 알림을 받아볼 수 있어요.
저희 고객 관리팀은 Intercom이라는 미국의 유명 고객 관리 서비스를 잔디로 연동하여 문의가 들어오면 바로 알림을 받게 됩니다.
구글 캘린더 사용자의 경우 일정을 잔디와 연동 시 업무 및 개인 일정 알림을 받아 볼 수 있습니다.
팀 멤버의 일정도 함께 등록해서 관리가 가능하므로 일정 관리에 도움이 됩니다~!
잔디 커넥트를 통하면 그 외에도 수 많은 서비스와 연동을 통해 편리하게 업무를 한 곳에서 확인할 수 있습니다.
주당 52시간 근로 시대를 대비하기 위해서 많은 기업들을 업무 효율성 극대화를 위해 노력하고 있습니다.
하지만 한국 경제 연구원(2018년 6월)에 의하면 근로자 300명 이상 기업들을 대상으로 조사한 결과 근로시간 단축 준비가 완료됐다는 기업은 16%에 불과하다고 하는데요, 사내 업무 혁신의 시작으로 이메일을 대체해서 업무용 메신저 잔디를 이용해 보는 것은 어떨까요?
효율적인 커뮤니케이션을 하면 업무 효율 그리고 생산성이 높아집니다.
