[비영리] 구로구소기업소상공인회의 간편 전자 결재 시스템, 어떻게 만들었을까요?
잔디, 일을 바꾸다: 구로구소기업소상공인회
“구글 스프레드 시트 + 잔디 = 전자 결재 시스템 구축”
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KEY SUMMARY
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구로구 소기업 소상공인회는 어떤 협회인가요?
구로구의 소기업과 소상공인분들의 이익을 위한 단체입니다. 구로구에 계신 소기업소상공인분들께 사업장을 운영하기 위한 정보 제공과 변호사, 노무사, 간세사 분들과 함께 무료로 법률/세무/노무/지적재산 등의 서비스를 도와드리고 있습니다. 또한, 사업자와 소비자간의 소통을 위한 B2C 사업 외에도 리더스경영아카데미, 노란우산공제 사업, 전자 포인트적립 시스템 구축, 착한상공인업소 선정 등의 사업들을 도맡고 있습니다.
잔디를 도입하게 된 배경은 무엇인가요?
1. 소통 부재: 매니저님께서 모든 사무 업무를 혼자 담당하셔서 상호 간 정보 공유나 소통이 어려웠어요. 임원진들이 모여 미팅을 할 때에는 중요 사안에 대한 논의보단 업무 공유가 주를 이루다 보니 불필요한 시간 낭비가 많았고 의사 결정도 딜레이 되었습니다.
2. 불필요한 미팅: 위에서 말씀 드린 것처럼 효율적인 미팅 진행이 어려웠습니다. 임원 분들은 모두 개인 사업자이기에 시간을 내 미팅을 갖는 것이 현실적으로 어렵습니다. 그럼에도 불구하고 일주일에 3~4번씩 진행하며 어려움을 겪었죠.
3. 오래된 결재 시스템: 모든 결재는 다 서면으로 진행하였습니다. 이 때문에 회장님께서 단순 결재만을 위해 협회에 방문하여 하나하나 서명하곤 하셨어요.
4. 히스토리 파악의 어려움: 결재 포함 거의 모든 업무를 서면으로 처리하였기 때문에 자금 흐름 파악에 어려움을 겪었습니다. 이로 인해 회계 처리에 대한 불신도 생겼어요.
문제점을 어떻게 해결하셨나요?
잔디 도입을 추진한 정보통신이사님께서 원래 잔디를 초창기 때부터 사용하셨습니다. 이사님은 모든 회원들이 같은 정보를 함께 공유해야 회원들 간의 불편한 일들이 사라질 수 있다고 생각했습니다. 이를 위해 구글 드라이브와 잔디를 도입하여 스마트워크를 가능하게 만들었어요. 구글 스프레드 시트와 잔디를 연동하여 결재 시스템을 구축하였으며, 구글 캘린더를 연동해 모든 회원들의 업무와 동선 등을 파악하기 용이해졌습니다.
잔디를 도입하신 이유는 무엇인가요?
잔디의 쉬운 UI/UX가 가장 큰 이유 입니다. 저희 임원 분들은 이메일 마저도 가입하기 어려워하시는 50,60대 분들이십니다. 하지만 잔디는 너무나 잘 활용하고 계십니다. 회원 가입도, 초대도 쉬워요.
잔디 도입 후 업무에 어떤 변화가 생겼나요?
가장 큰 변화는 업무 자동화 시스템 구축과 조직의 안정성, 그리고 업무 딜레이가 90% 감소한 점입니다.
1. 결재 시스템: 구글 스프레드 시트와 연결하여 온라인 결재 시스템을 만들었습니다. 모든 지출 증빙을 지출 증빙 토픽방에 업로드 하고, 해당 내용을 구글 스프레드 시트에 작성하여 결재를 받는 시스템이에요. 잔디는 모든 파일 기록이 남기 때문에 회원들이 자금의 흐름을 투명하게 파악할 수 있게 되었습니다. 회장님도 굳이 결재를 위해 사무국에 방문하실 필요도 없어졌죠.
2. 미팅 감소: 모든 정보가 잔디에 공유되기 때문에 이전과 같은 불필요한 미팅이 80% 가량 줄었습니다. 이제는 일주일에 한번 내지는 2주에 한번만 진행해요. 또한, 참여가 어려운 임원들도 잔디에서 의견을 공유할 수 있어 의사 결정이 빨라졌습니다.
3. 업무 공유: 모든 업무를 다 잔디로 공유하기 때문에 굳이 매니저에게 물을 필요도 없고 소통도 원활해 졌습니다. 덕분에 업무 딜레이도 감소 되었어요.
4. 업무 효율성 향상: 이전엔 한번에 수 백명이 가입하는 신규 회원을 받는 일이 굉장히 큰 업무였습니다. 가입 신청서를 모두 서면으로 받고, 한 사람이 불러주면 매니저가 컴퓨터에 입력하곤 했어요. 굉장한 시간이 필요한 일이었습니다. 하지만 이제는 모두 잔디에 직접 가입해 신청하기 때문에 불필요한 업무 과정이 생략되어 업무 효율성이 향상되었습니다.
5. 이전 내용 확인: 카톡은 히스토리를 파악하기에 어려운데 잔디는 새로 들어온 사람도 이전 내용을 모두 확인할 수 있어요. 신규 회원이 들어올 때마다 일일이 알려줄 필요가 없고, 업무 파악을 빠르게 할 수 있어 인수인계가 훨씬 쉬워졌어요.
잔디를 추천한다면?
서울에 있는 25개구 상공인회에 가장 먼저 추천 드리고 싶습니다. 아직도 이전 프로세스로 업무를 보시고 계신데 저희 케이스를 소개하여 함께 성장해 나갔으면 좋겠습니다.
잔디를 도입하면 체계적인 업무 시스템을 구축할 수 있으며 모든 업무가 투명하게 회원들에게 공개되기 때문에 상호 간에 높은 신뢰를 쌓을 수 있습니다.