[행사플랫폼] 주 35시간 탄력 근무제를 시행하는 이벤터스의 스마트 워크 비법은?
잔디, 일을 바꾸다: 이벤터스(Event-us)
“주 35시간 탄력 근무제, 잔디를 도입한 후 가능해 졌습니다.”
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KEY SUMMARY
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이벤터스는?
성공적인 행사를 위해 행사 전, 중, 후 단계에서 필요한 서비스와 솔루션들을 원스톱으로 제공하는 맞춤형 행사지원 플랫폼입니다. 행사에 관한 모든 데이터를 축적해 반복적인 행사 업무들을 쉽게 해결할 수 있도록 돕고 있습니다.
이벤터스는 물질적, 공간적, 장비적인 제약에서 벗어나 자유롭게 업무를 볼 수 있는 것을 모토로 스마트워크를 실현하고 있습니다. 가장 큰 예로는 한 달에 한 번은 회사가 아닌 자신이 원하는 곳에서 일할 수 있는 제도가 마련되어 있는데, 이 부분은 잔디를 도입한 덕분에 가능해졌습니다.
또한, 10시 출근 5시 퇴근으로 35시간 탄력 근무제를 시행하고 있는데요. 기본 30시간은 근무 시간 내에서 지키면 되고 나머지 5시간은 자율적으로 선택해 근무할 수 있습니다.
현재 맡고 있는 업무 소개
이벤터스에서 영업, 마케팅 등 모든 업무를 맡고 있는 대표이사 입니다. 그래서 신경 써야 할 업무들이 굉장히 많은데 잔디는 마치 ‘개인 비서’처럼 저에게 필요한 정보들을 실시간으로 전달해 주기 때문에 업무 생산성을 상당 부분 높이고 있지요.
예를 들자면 고객 분들께서 이벤터스를 통해 이벤트를 생성하시면 잔디의 웹훅(Webhook)기능을 통해 자동으로 알림이 옵니다. 예전에는 시스템에 직접 접속해서 하루에 몇 개의 이벤트가 생성되었는지 확인하는 번거로움이 있었는데 잔디가 이를 줄여주었지요.
또한, 시스템 이슈가 생길 경우 바로 알람이 들어와서 즉각적으로 고객 대응을 할 수 있다는 점이 가장 큰 잔디의 장점입니다.
사내 업무 문화
행사별 업무, 기획 업무, 외부 미팅 등 다양한 업무들을 진행하고 있기 때문에 효율적인 협업이 굉장히 필수적인 문화입니다. 협업 없이 이뤄지는 일은 없을 정도로 협업은 모든 면에 있어서 필수라고 생각해요.
잔디를 도입하게 된 배경
그 전에는 트렐로와 카카오톡으로 업무를 보았는데, 공과 사의 구분이 어려웠으며 업무 내용을 기록하는 데에 한계가 컸습니다. 회사의 성장을 위해 필요한 체계를 구축하려면 협업툴은 필수적인 요소라 판단했습니다. 그래서 당시 구글 검색 결과에 나온 모든 협업툴을 다 사용해 보았어요.
슬랙과 아사나는 많은 기업들이 사용하고 있다고 하지만 국내 정서상 UI나 다른 부분이 맞지 않았고, 테스크월드는 속도가 너무 느렸습니다.
무엇보다 이 모든 협업툴들을 선택하지 않은 이유는 제가 협업툴에 적응해야 했기 때문이에요. 하지만 마지막으로 사용해본 잔디는 달랐죠. 잔디는 이미 우리나라 기업 문화에, 나에게 맞춰져 있는 협업툴이었습니다. 교육과 적응에 그 어떠한 리소스가 필요하지 않았고 바로 도입이 가능해서 잔디로 선택하였어요. 쉬운 UI 덕분에 직원들에게 바로 추천해 사용하기 시작했습니다. 추가로 우리나라 정서에 걸맞는 귀여운 이모티콘이 한 몫했어요! (잔디도 캐릭터 사업하면 좋겠네요.)
잔디를 도입하기 전 어려움
1. 공과 사 구분X: 아이디어가 떠오를 때마다 공유해야 까먹지 않아서 종종 주말이나 퇴근 후에도 좋은 아이디어가 떠오르면 카카오톡으로 공유를 했어요. 이 모든 것들이 직원들에겐 스트레스였습니다.
2. 업무 혼재: 하나의 단체 채팅방에서 여러가지 주제들이 오가다 보니 업무가 혼재돼 집중하기가 어려웠습니다. 사업 특성 상 행사가 많고 고객사 별로 신경 써야 할 부분이 많았는데 이걸 매일 매일 확인하는 것이 일이었어요.
3. 메일함 관리: 관련 메일 검색 -> 찾고자 하는 해당 메일인지 확인 -> 다시 첨부 파일 확인의 과정을 거치는 복잡하고 귀찮은 일이 많았습니다.
잔디 도입 후 업무에 어떤 변화가 일어났나요?
1. 공과 사의 구분: 근무시간 외에는 알람이 울리지 않도록 자동으로 세팅해 둔 덕분에 직원들은 여가 시간을 보장 받는다는 느낌을 받았어요.
2. 팀별/주제별 업무 집중도 향상: 팀별, 토픽별로 행사와 업무를 구분할 수 있어서 업무 내용이 헷갈리는 일이 없고 이해당사자들만 커뮤니케이션 할 수 있기 때문에 불필요한 메세지를 받을 일이 사라졌으며 업무의 왜곡을 줄이게 되었습니다.
3. 업무 기록: 모든 내용이 기록되기 때문에 관리하기가 편리합니다. 구두로 하는 내용은 트랙킹 하기 어려워서 옆에 있어도 잔디로 의사소통하는 경우가 있어요.
4. 미팅 감소: 미팅이 현저하게 줄었어요. 보통 이틀에 한 번 꼴로 하던 미팅이 이제는 일주일에 한번으로 축소됐습니다.
5. 쉬운 파일 공유: 파일 공유가 쉬워졌습니다. 내가 찾는 파일의 정확한 파일명을 기억해야 찾을 수 있던 기존 시스템들과 달리 누가 보냈는지, 어떤 파일 형식이었는지, 어떤 토픽 방이었는지 등의 단서만 알고 있어도 금방 찾을 수 있습니다. 파일 바로 보기가 가능한 점은 추가 장점이에요.
유용하게 사용하는 잔디의 기능은 무엇인가요?
1. 구글 캘린더: 구글 캘린더와 잔디를 연동하니 일정에 맞게 알람이 와서 따로 스케줄을 챙길 필요가 없어 편리합니다.
2. 트렐로: 잔디와 트렐로 연동을 통해 직원들 각자의 스케줄과 프로젝트를 파악하기가 용이해 졌습니다. (제가 외근이 잦아 자리에 없는 경우가 종종 있는데, 직원들이 대표가 노는게 아니라 일하고 있다는 걸 알 수 있지요^^)
3. 웹훅 연동: 이벤터스의 시스템과 연동하여 고객에게 기술적인 이슈가 발생하였을 때 잔디로 실시간 알람이 옵니다. 고객이 저희에게 연락하기도 전에 저희가 먼저 응대해 드릴 때도 있죠. 웹훅 기능 덕분에 고객 응대가 빨라졌고, 결과적으로 고객 만족도도 함께 상승하였습니다.
잔디 토픽 활용법
행사 별, 업무 별로 팀을 먼저 나누고 그 안에서 또 토픽을 나눠 업무를 진행하고 있습니다. 개발/CS 관련 개발 토픽이 따로 있고 행사 참가자/호스트/메인페이지 등의 토픽을 나눠 편리함을 높였습니다.
<이벤터스의 토픽 구분 내용>
잔디 활용 팁이 있다면?
가장 추천 드리고 싶은 기능은 ‘할일 기능’이에요. 여러가지 프로젝트를 동시에 맡다 보니 업무의 혼선이 있을 수 있습니다. 이러한 문제는 잔디의 할일 기능을 적극 활용하고 있어요. 관련 업무의 일정과 담당자를 바로 배정하여 명확한 R&R을 만들고 있습니다. 할일 기능 덕분에 트렐로 사용도 줄었고 거의 모든 업무를 잔디에서 처리할 수 있습니다. 저희 마케팅 담당자는 이제 모든 업무를 잔디에서 요청받고 처리합니다.
잔디를 추천한다면?
팀원 간 업무 공유가 제대로 되지 않는다면 업무 소통에 문제가 발생합니다. 우리와 같은 스타트업 뿐만 아니라 업무 소통에 문제가 발생하고 있는 모든 기업들이 잔디를 사용하시길 강력 추천드려요. 잔디를 도입하면 업무 진행 속도가 빨라지고, 모든 업무를 기록하는 데 편리해서 체계적인 업무 프로세스를 갖출 수 있게 됩니다. 잔디를 도입하게 된다면 비즈니스를 장기적으로 봤을 때 엄청난 변화와 성과를 만들어 낼 것이라 생각해요. 그래서 요즘 고객사나 지인에게 잔디 영업 사원처럼 열심히 추천하고 있습니다.^^