[에이전시] 카톡없이 대규모 행사를 기획/운영한 168의 비결
잔디, 일을 바꾸다: 168
“잔디의 토픽 기능은 프로젝트 형 업무에 최적화 되어있습니다.”
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KEY SUMMARY
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168은?
2013년에 설립해 출판과 행사 기획을 주요 사업으로 가진 기업입니다. 출판업은 영리사업을 하지 않고 있으며, 80-90년대 레트로 스타일을 주된 컨셉으로 컨텐츠를 제작하고 일회용품을 줄여 환경을 생각하는 가치 있는 행사를 기획합니다. 주로 서울시와 같은 공공 기관과 협업하고 있습니다.
사내 문화는 어떤가요?
수평적인 문화를 지향합니다. 행사 기획은 시작부터 매우 세세한 부분을 신경 써야 합니다. 따라서 의견을 자유롭고 즉각적으로 낼 수 있어야 하며 이를 잘 수용할 수 있는 분위기가 조성돼야 해요. 이런 부분에서 잔디가 큰 도움이 되고 있습니다.
잔디를 도입하게 된 배경은 무엇인가요?
기존에는 그룹웨어와 카톡을 사용했습니다.
1. 그룹웨어: 전자 결재 시스템이 된다는 장점이 있었으나 사내 문화와는 다르게 딱딱하고 수직적인 느낌이 강했습니다.
2. 카톡: 단체 채팅방 안에서 수많은 주제들이 혼재되어 업무가 정리되지 않았고, 발언의 소재를 명확하게 찾기가 어려웠습니다. 또한, 공과 사의 분리, 업무 히스토리 파악이나 자료 관리에 어려움을 겪었습니다.
잔디를 도입하신 이유는 무엇인가요?
수평적이며 많은 협업 구조를 가진 업무에 최적화된 협업툴이라 생각하였으며, 외부 서비스와도 연동이 되는 잔디 커넥트 기능 때문에 잔디를 도입하게 되었습니다.
잔디의 어떤 기능이 유용하신가요?
1. 주제별 토픽: 행사 에이전시 답게 동시에 여러 개의 프로젝트를 진행하곤 합니다. 각 프로젝트 별로 토픽을 나눠 업무를 진행하여 히스토리 파악이 쉽고 집중력 높게 일할 수 있습니다.
2. 파일 검색 기능: 파일을 누가 보냈는지, 파일 명이 무엇이었는지 등의 정확한 사항이 기억나지 않아도 다양한 분류 방법으로 파일을 쉽게 찾을 수 있어 편리합니다.
3. 할일 기능: 많은 업무에도 불구하고 할일 기능 덕분에 업무를 깔끔하게 정리할 수 있습니다. 아이디어가 떠오를 때마다 바로 할일에 넣기도 하고 어떤 일을 해야 하는지 계속 상기시킬 수 있습니다.
4. 업무용 이모티콘: 업무용 메신저이지만 딱딱하지 않은, 유머러스하고 귀여운 이모티콘 덕분에 업무가 부드럽게 진행됩니다.
5. 외부 연동 기능: 구글 캘린더와 트렐로를 연동하고 있습니다. 구글 캘린더 연동 덕분에 한 주와 그날 그날의 일정을 미리 확인할 수 있어서 업무를 놓치지 않게 되었습니다. 트렐로에 새로운 사항이 추가되면 바로 잔디에 알람이 와 일일이 업데이트를 할 필요도, 확인할 필요도 없어 업무가 굉장히 편해졌습니다.
잔디를 도입한 후 어떤 변화가 생겼나요?
1. 피드백 공유: 파일 별로 댓글을 달 수 있어 다같이 의견을 주고 받을 때 자연스럽게 토론을 하게 되었습니다.
2. 사내 문화 변화: 수평적이고 각자의 생각과 사생활을 존중하는 문화가 자리 잡았습니다. 자신의 의견을 편하게 말할 수 있는 기업이 제 목표였는데 잔디가 그 부분에서 참 많은 도움이 되었습니다.
3. 미팅 감소: 잔디에서 실시간으로 소통이 가능해 3년 간 진행했던 토요미팅을 더이상 하지 않게 되었습니다.
4. 업무 혼선 감소: 많은 프로젝트들이 동시다발적으로 이뤄지기 때문에 업무 자료의 소속이 불분명한 경우도 있었습니다. 잔디는 프로젝트별로 방을 나눌 수 있어 업무 자료를 편리하게 관리할 수 있습니다.
5. 업무 효율성 향상: 외부 업체와 협업하는 일이 많았는데 준회원 초대 기능으로 잔디에서 모든 커뮤니케이션이 이뤄져 업무 효율성이 향상되었습니다.
잔디를 추천한다면?
“여러가지 프로젝트를 동시에 진행하는 기업과 수평적이며 자유로운 의사소통이 필요한 기업에게 추천합니다.”
* 행사 기획 전문 에이전시 ‘168’의 포트폴리오가 궁금하시다면?
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