[에이전시] 유플리트의 외부 프로젝트에 투입된 직원 관리 비법
잔디, 일을 바꾸다: 유플리트(UPLEAT)
“외부 프로젝트 투입 직원들의 동선과 업무사항을 파악하기 쉬워졌습니다.”
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KEY SUMMARY
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유플리트는 어떤 기업인가요?
2006년도에 설립된 웹에이전시로 주로 금융권의 웹사이트, 모바일웹 및 앱 제작, UI/UX 컨설팅 프로젝트를 의뢰받아 구축업무를 수행하고 있습니다. 직원들의 회사만족도를 우선시하는 대표님의 경영 철학에 따라 올 1월에 행복추진본부(조직문화 및 인사전담조직)를 신설하였으며, 3월부터는 본사 근무시 주40시간을 기본으로 법적 연장근로수당을 모두 지급하고 있습니다. 프로젝트 투입직원들의 경우 파견수당 및 프로젝트 직책수당을 통해 근로에 대한 적정한 보상을 시행하고 있습니다. 이러한 노력을 통해 2018년에는 직원들의 워라밸이 상당부분 개선되었으며, 업무 생산성에서도 가시적인 변화를 느끼고 있습니다.
잔디를 도입하게 된 계기는 무엇인가요?
그룹웨어의 메일로만 커뮤니케이션을 하다보니 전사적인 소통 뿐만 아니라 팀별로 업무를 관리하는 것이 어려웠습니다. 외부에서 근무하고 있는 프로젝트 투입 직원들도 있었기 때문에 전직원이 모든 정보를 공유할 수 있는 협업툴이 필요했습니다. 이를 위해 플로우, 콜라비, 워크플레이스 등 다양한 툴들을 비교하며 사용해 보았으나 속도나 UI 등의 이유로 사용이 어려워 저희 회사와 맞지 않다고 판단하였습니다. 그러다 운영팀에서 잔디를 사용하고 있는 것을 보고 사용했는데, 메신저 기반으로 실시간 커뮤니케이션이 가능하며 가볍고 속도도 빨라 도입하게 되었습니다.
잔디를 도입한 후 어떤 변화가 생겼나요?
1. 업무 파악 용이: 경영진은 전 직원이 각자 어떤 일을 하고 있는지 파악하기가 쉬워졌습니다.
2. 집중도 향상: 각 팀별, 주제별로 토픽을 나눠 업무를 진행해 업무 집중력도 높아지고 공유도 훨씬 빠르고 쉬워졌습니다.
3. 업무 속도 상승: 간단한 결정 과정도 메일로 했습니다. 격식을 차린 메일 작성부터 시작해서 발송됐다 말씀 드려야 하고, 답변을 받기 까지도 시간이 상당 부분 걸려 의사 결정이 지체되었습니다. 잔디 도입 후 실시간으로 업무 논의를 할 수 있어서 메일보다 업무, 의사 결정 속도가 훨씬 빨라졌습니다.
4. 히스토리 관리: 새로운 토픽에 참여해도 이전 내용을 모두 확인할 수 있어 업무 히스토리 관리가 편리해 졌습니다.
5. 커뮤니케이션 채널 일원화: ‘유플 소식지’를 한 달에 두 번 씩 발행하는데, 전 직원이 소통하는 창구가 있어 소식 공유가 쉬워졌습니다.
잔디의 어떤 기능이 업무에 변화를 주었나요?
1. 이전 기록 확인: 저희는 외부 프로젝트에 투입되는 직원이 많기 때문에 관련 공지사항과 인수인계가 많습니다. 같은 내용을 각각의 직원에게 매번 공지하는 것이 번거로운 일이었는데, 잔디는 새로운 사람이 들어와도 이전 기록을 타임 라인처럼 모두 열람할 수 있어서 인수인계 과정이 훨씬 간결하고 편리해졌습니다.
2. 주제별 토픽: 연장근로수당제를 실시한 이후 초과근무신청 토픽방을 생성했어요. 메일로 야근을 신청하면 수신과 참조를 걸어 모든 직원에게 공유하기가 어려웠는데 잔디 토픽은 모두에게 공유하기가 쉬워서 좋습니다.
3. 파일 관리: 아무리 오래된 파일이어도 모두 영구 저장되기 때문에 언제든 찾을 수 있습니다. 정확한 파일명이 기억나지 않더라도 보낸 사람이나 확장자, 단어만 알아도 찾을 수 있습니다.
4. 구글 캘린더 연동: 구글 캘린더를 연동해서 본사 직원 뿐만 아니라 프로젝트 투입 직원들의 업무 내용과 동선 파악이 쉬워졌습니다.
5. 투표 기능: 미팅 대신 간단한 의사결정은 투표로 정하게 되었어요. 불필요한 미팅이 사라졌습니다.
6. 연락처 연동: 휴대폰에서 잔디의 연락처를 연동해 놓으면 굳이 번호를 저장하지 않아도 전화 수신 시, 발신자의 정보가 나타납니다. 입/퇴사자 분들을 관리할 때 굉장히 편리합니다.
사내 도서관도 잔디로 관리하시나요?
유플 도서관이라는 토픽이 있습니다. 이 토픽에서 책 기증과 대여, 반납을 관리할 수 있어요. 굳이 장부를 만들 필요도 없어서 편리하고 좋아요. 직원 분들께서 서로 감상평을 공유하기도 합니다.
잔디를 추천한다면?
“본사 이외의 외부 근로 직원들이 많아 소속감과 의사소통에 어려움을 겪고 있는 기업에게 추천합니다.”