[제조] 카톡의 업무 손실과 보안 이슈를 해결한 극동기계 사례

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잔디, 일을 바꾸다: 극동기계(KUKDONG)

 

“업무 자산화와 보안을 한 번에 해결하였습니다.”

 

  KEY SUMMARY

  1. 빠른 소통으로 현장 파악과 문제 해결 속도가 향상됐습니다.
  2. 퇴사자를 바로 탈퇴시킬 수 있어 단톡방의 보안 이슈가 해결됐습니다.
  3. 본사 소통뿐만 아니라 현장, 해외 사무소와도 원활하게 소통하게 되었습니다.

 

극동기계는 어떤 기업인가요?

극동기계는 1975년 설립 이후 “고객이 만족하고 고객이 신뢰할 수 있는 기기를 제작한다”는 신념 아래 40년간 쌓아온 경험과 기술력을 바탕으로 여러 고객으로부터 꾸준한 인정과 도움을 받고 있는 ‘국내 최대 제화 기계 제조기업’입니다. 21세기 전문화 시대에 발맞추어 제화설비와 자동차 부속 생산 설비 및 조선 기자재 설비를 주축으로 자동화 설비 및 제철, 발전 플랜트 분야에서 성장하고 있습니다. 부산에 본사를 두고 있고 중국, 베트남, 인도네시아에 영업소와 공장을 두어 고객의 요구에 부응하고자 보다 경제적이면서도 견고한, 보수성이 좋은 제품들을 생산하고 있습니다.

 

기존 업무 방식의 가장 큰 문제점은 무엇이었나요?

이전엔 사내 소통을 카톡으로 하였습니다. 가장 큰 문제점은 개인용 메신저 내에서 회사의 중요한 업무들이 공유되고, 이 자료들이 유출되는 보안의 이슈가 있었습니다. 업무 내용을 주고받았던 대화창 자체가 사라지면 모든 자료들도 사라지고 유효기간도 있어서 일정 시간이 지나면 확인하기도 어려웠어요.

또한 부서 간, 사업장 간의 협업이 잘 되지 않으면 제조업체의 생산차질로 납기 지연과 고객 응대 등에 문제가 발생합니다. 전 직원이 원활하게 소통하고 공과 사 구분을 위해 업무 전용 툴의 필요성을 느끼게 되었습니다.

 

잔디를 선택한 이유는?

대표님께서 소통의 문제를 고민하시다가 여러 툴들을 알아보셨고 다음의 이유로 잔디를 도입하기로 결정하셨습니다.

  1. 임원진들도 쉽게 사용할 수 있는 UI/UX
  2. 업무 자료의 무기한 저장
  3. 히스토리가 남아 인수 인계가 수월
  4. 구글 드라이브와 연동

 

협업툴 도입 후 어떤 변화가 생겼나요?

“본사, 생산 팀, 현장 간의 효율적인 소통이 가능해져 현장 파악과 문제 해결이 빨라졌습니다.”

1. 편리해진 자료 공유: 여러 업체들과 협업하는 구조이기 때문에 업무 공유와 히스토리 파악이 굉장히 중요합니다. 일일이 자료를 다운받아 협력 업체에 또 카톡으로 보내는 어려움도 있었는데 무기한 자료 저장과 ‘외부 공유 링크 생성’ 기능으로 이러한 어려움을 한번에 해결하였습니다. 메일에 대용량첨부가 어려울 경우에 굉장히 유용하죠.

2. 업무 자산화: 업무 내용이 다 기록되고, 한번 업로드한 자료는 몇년이 지나도 남아있기 때문에 업무 데이터화, 자산화하는 데에 있어서 많은 도움을 받고 있습니다. 

3. 업무 보안: 모든 업무 논의가 다 잔디에서 이뤄질 뿐만 아니라, 토픽의 공개/비공개 기능, 준회원/정회원 기능 덕분에 접근 권한을 달리하여 자료 보안이 보다 용이해졌습니다.  

4. 미팅 감소: PPT같은 업무 자료가 공유되면 해당 내용을 설명하기 위해 또 미팅을 잡아야 했습니다. 하지만 이제는 실시간으로 자료와 피드백을 공유하기 때문에 불필요한 미팅이 사라졌습니다.

5. 해외 사업장과 원활한 소통: 모든 업무를 실시간으로 공유할 수 있고 메세지 확인 여부를 볼 수 있어서 물리적으로 거리가 있는 해외 사업장과도 즉각적으로 소통할 수 있게 되었습니다.  

 

업무에 유용하게 사용하는 기능은 무엇인가요?

1. 주제별 대화방(토픽): 단톡방으로 업무가 진행될 때엔 비관련 자도 해당 내용을 확인하는 것이 불필요한 업무 중 하나였습니다. 이제는 토픽 내에서 목적에 부합하는 내용만 공유되기 때문에 업무 확인, 히스토리가 편리해졌고 업무 집중도도 향상되었습니다.

2. 외부 서비스 연동 기능(구글드라이브/RSS): 이전부터 사용하였던 구글 드라이브와 연동이 되기 때문에 사내에선 더 쉽게 자료를 공유할 수 있게 되었습니다. 또한, 해외에서도 사업을 하고 있기 때문에 환율 정보를 RSS연동하여 실시간으로 변화된 환율을 확인할 수 있습니다. 

3. 정회원/준회원 기능: 중대한 자료가 많이 오고가기 때문에 어떠한 이유에서도 외부에 유출되지 않도록 준회원 기능을 통해 접근 권한을 나눌 수 있습니다. 이전엔 특정인을 위해 또 하나의 새로운 단톡방을 만들어야 했던 불편함이 사라졌죠.

4. 조직도: 카톡에선 이름만 나와 있기 때문에 일일이 저장하지 않는 한 업무와 조직 파악이 어려웠습니다. 잔디는 각 부서별 담당자의 이름과 직급이 모두 나오기 때문에 협업이 편리해졌습니다.

5. 비공개 토픽: 저희 사장님께서 제일 많이 사용하시는 기능이 바로 비공개토픽입니다. 굉장히 중요한 내용을 전달할 때 관련자들만 초대하여 공지, 업무를 공유할 수 있기 때문에 엄청 선호하십니다. 

6. 직원 관리: 퇴사자 발생 시, 퇴사자의 업무 자료들도 함께 사라지거나 단톡방에서 퇴사자를 추방할 수 없어 새로 방을 또 만들어야 하는 불편함이 있었습니다. 잔디는 퇴사자를 바로 탈퇴시킬 수 있고 탈퇴 처리 후에도 기존 자료들이 모두 남아있기 때문에 인수 인계가 편리해졌습니다. 

 

잔디를 추천한다면?

“업무 자산화와 보안의 이슈를 한번에 해결하고 싶은 기업에게 추천합니다.”

 

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