[IT] 유비온이 30명의 파트너와 협업하는 방법
잔디, 일을 바꾸다: 유비온(UBION)
“300대 서버 모니터링 비용이 대폭 감소하였습니다.”
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KEY SUMMARY
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유비온은 어떤 기업이고 어떤 팀에 속해 계신가요?
국내에 동영상 온라인 강의 서비스를 최초로 선 보인, 이러닝(e-learning)을 만든 기업 입니다. 유비온은 시간과 장소에 구애받지 않고 어떠한 기기로도 원하는 강의를 학습할 수 있게 만들어 ‘평생학습사회’가 요구하는 평생교육의 혁신과 발전에 이바지하고자 합니다.
저희 팀은 에듀테크센터 부서 내의 ‘코스모스(Coursemos)’ 팀으로 오프라인에서 발생하는 팀 프로젝트, 협력형 과제, 상호 평가, 토론 등을 데이터화하여 학교 발전에 사용할 수 있도록 하는 솔루션을 개발하고 컨설팅하고 있습니다. 저희 업무 특성상 다양한 분야의 여러 파트너들과 협업하여 개발을 진행하고 있기 때문에 효율적인 협업 환경은 굉장히 중요한 요소입니다.
협업 방식이 어떻게 되나요?
에듀테크센터 부서는 제품(코스모스) 성장을 중심으로 각자 맡은 역할을 수행하고 있으며 전문가 파트너들의 참여로 사업이 이루어지고 있습니다. 부서 내의 개발, 영업, 교육, 마케팅 등 다양한 팀과 협업할 뿐만 아니라 제품 개발에 전문적으로 참여하는 30명 정도의 외부 인력(파트너)과도 함께 일하고 업무 환경입니다. 내부 구성원 간, 에듀테크센터와 파트너 간, 그리고 파트너와 파트너 간의 다양한 형태로 끊임없이 소통하는 구조이며, 변화하는 환경에 즉각적으로 대응하고 집단적 문제 해결을 돕고자 수평적인 문화를 지향하고 유연한 커뮤니케이션 방식을 추구하고 있습니다.
여러 파트너와의 협업에 어떤 어려움이 있었나요?
이전엔 팀 내에선 구글 행아웃과 이메일로 소통을 하였고 개발 업무를 위한 트렐로나 지라같은 툴도 사용하였어요. 팀이 성장하면서 파트너가 늘어감에 따라 협업량도 많아졌고 파일 공유도 잦아지면서 업무 누락 등의 문제가 발생하였습니다.
이를 해결해 보고자 개인용 메신저를 잠시 사용하였는데 함께 일하는 파트너분들에게 소속감을 심어주기에는 많이 부족하였어요. 또한 개인용 메신저 역시 업무 누락이나 자료 유출과 같은 문제점을 안고 있었죠.
다시 이 문제점들을 해결하기 위해 슬랙을 도입하였지만 툴 활용 능력에 개인 차가 있다보니 IT 비 전문가 분들은 사용하는 데 불편함을 겪으셨습니다. 무엇보다도 각각의 파트너가 자신이 선호하는 툴이 달라 여러가지 커뮤니케이션 채널을 사용하는 비효율적인 업무 시스템이었습니다.
많은 툴을 사용해 보셨는데 잔디를 도입하게 된 이유는 무엇인가요?
업무 효율성을 높이고자 다양한 툴들을 사용해 보았지만 각자 가지고 있는 단점이 오히려 업무에 불편함을 주었어요. 결국 아래의 조건을 충족하는 새로운 툴을 도입하기로 결정하였습니다.
- 코스모스 팀의 정체성과 소속감을 위한 소통 채널 일원화
- 모든 사람이 거부감 없이 사용할 수 있어야 함
- 메신저 형태: 업무가 신속하게 진행되고 여러 사람이 원격으로 협업하기 때문
- 외부 서비스 연동 기능
- 구세대와 신세대가 공존하고 있기 때문에 수평적인 문화를 만들 수 있는 툴
이러한 조건을 가진 툴을 찾던 중 국내 기업이 만든 협업툴이란 잔디 광고를 보고 직접 사용해 보다가 결국 2016년부터 도입하게 되었습니다.
협업툴 도입 후 어떤 변화가 생겼나요?
“외부 인력과도 효율적으로 협업할 수 있게 되었습니다. 각자 편리함을 느끼는 소통 채널이 달라 일원화가 어려웠는데 잔디는 모두가 사용하기 편리하다는 것이 가장 큰 장점입니다.”
1. 모니터링 비용 감소: 서버의 관제시스템을 구성하고 매번 모니터링 하는 것 자체가 엄청난 시간과 비용을 소모하는 일이었습니다. 이제는 웹훅 기능을 이용해 모니터링 기준을 설정하여 그 설정에 맞춘 알람이 오기 때문에 시간과 비용 소모가 매우 감소하였습니다.
2. 빠른 장애 대처: 모니터링 자동화와 업무 담당자들이 모두 관련 토픽에 참여해 있는 덕분에 별도의 업무 지시 없이 신속한 처리가 가능해졌습니다.
3. 업무 데이터화: 장애 발생 이유, 장애 지침, 해결 내용 등을 잔디에 남겨 향후에 참고할 수 있도록 케이스화 하고 있습니다.
4. 업무 파악 용이: 각 파트너 별로 소통 툴이 다양했는데 이제 일원화 되어 업무 진행 과정을 실시간으로 파악할 수 있게 되었습니다.
5. 사라진 보고, 미팅: GitHub를 연동해 업무 진행 과정, 완료 내용이 자동으로 업데이트 되고, 관리자가 토픽으로 업무 내용을 파악할 수 있기 때문에 보고와 미팅이 사라졌습니다.
6. 유연 근무제 정착: 팀 내에 원격 근무제, 외근, 내근, 유연 근무제 등 다양한 근무체제를 두고 있는데 잔디를 도입한 이후 실시간으로 업무 공유가 가능해져 유연근무제가 훨씬 제도화 되었습니다.
7. 소속감, 수평적 문화: 개발자 전문 집단인 파트너 분들과 친근한 분위기에서 협업하게 된 것이 엄청 큰 장점입니다. 멤버 모두 각자의 직함이 있지만 잔디 내에선 별명을 따로 두고 불러요. 덕분에 메일처럼 어색한 인사 필요 없이 바로 업무에 대한 논의가 가능해졌고 업무 요청도 훨씬 수월해졌습니다.
8. 효율성 향상: 업무를 토픽으로 세세하게 나누어 진행할 수 있고 관계자들만 공유하기 때문에 업무 집중도도 훨씬 높아졌습니다. 또한 관심 키워드를 RSS로 등록하여 관련 뉴스도 실시간으로 받아볼 수 있어서 업무 효율성이 많이 향상되었어요.
9. 외부 인력 소통: 잔디의 준회원/정회원 기능 덕분에 외부 인력과도 편리하게 협업할 수 있게 되었습니다. 각 단계 별로 권한을 달리해 관련 업무만 공유할 수 있어 보안 이슈가 해결되었고, 모두가 하나의 소통채널 안에서 논의하기 때문에 이전보다 훨씬 유기적으로 움직여 업무 속도도 빨라졌어요.
잔디를 추천한다면?
“외부 인력과 협업이 많은 팀에게 추천합니다.”
