[에이전시] 한국인 사장님의 잔디로 베트남 공장 운영기
잔디, 일을 바꾸다: Elizabeth seSE
가구 생산부터 배송까지 모든 업무는 잔디로 관리합니다.
ㅣElizabeth seSE는 어떤 회사인가요?
안녕하세요. 저는 Elizabeth seSE 의 대표 김세영 입니다.
2007년도에 가구회사 직원으로 파견돼서 처음 베트남 호치민에 오게되었습니다. 이후 독립해 가구 관련 일을 해오다가 현재는 가구 수출 에이전트 일을 하고 있습니다.
Elizabeth seSE는 베트남 현지 가구 수출 에이전트입니다.
여러 경로로 베트남에서 한국으로 가구를 수입하는 가구 수입 회사들이 많이 있습니다. 하지만 낯선 베트남에 와서 공장을 찾고, 가구를 주문하여 한국으로 수입해오는 일은 쉽지 않습니다. 우리 회사는 베트남 현지에서 가구에 대한 많은 노하우로 수입의 처음부터 끝까지 모든 업무를 대행 관리해주는 가구 수출 에이전트 업무를 하고 있습니다.
베트남 분들이 제 한국 이름 발음이 어려워서 ‘쎄쎄’ 라고 불러왔는데 그 닉네임을 따서 ‘엘리자베스 쎄쎄(Elizabeth seSE)’ 라고 회사명을 정하게 되었습니다. ;-)
< 바쁘게 가구를 생산 중인 베트남 공장 모습 >
ㅣ협업툴 잔디를 도입한 이유는 무엇인가요?
저와 일을 하는 분들께 가장 먼저 하는 말이 있습니다.
“저랑 일하시려면 잔디부터 깔아주세요”
< 업무 연락은 잔디로 요청하는 김세영 대표님의 카톡 프로필>
잔디를 사용하기 전에 다른 협업툴은 사용하지 않았습니다. 조금은 일반적이지 않은 저희 에이전트 업무에 딱 맞는 툴이 있을까 인터넷을 통해 많이 알아봤었네요. 그러던 중 잔디를 알게 되어 사용했는데, 군더더기 없이 대화하는 방식으로 협업을 하는 방식이 가구 수출 에이전트인 우리 회사의 업무와 잘 맞았습니다.
1. 베트남에서도 개인용 메신저 Zalo를 업무용으로 많이 써서 불편했어요.
한국의 카카오톡처럼 베트남에서는 Zalo를 개인적으로는 물론 업무용으로도 많이 씁니다. 업무를 할 때 무조건 이메일로 보내 달라는 클라이언트도 있죠. 하지만 Zalo는 공사 구분이 안 되어서 혼란스럽고, 이메일로는 너무 많은 프로젝트가 돌아가는 공장에서는 할 일의 진행 상황을 파악하기가 어려웠습니다.
대부분 업체가 그렇듯 한국 바이어와 소통할 때는 카카오톡으로 일을 진행했었는데 현실적으로 업무 정리가 되지 않고 담당자와 1:1 소통만 하다 보니 일을 어렵게 하고 있다는 생각이 들었습니다. 그렇기에 저는 JANDI로만 일을 하자고 클라이언트들에게 제안했고 이후에는 개인용 메신저와 이메일은 사용하지 않습니다.
2. 잔디는 교육 없이 바로 사용할 수 있기 때문입니다.
주문 현황 확인을 위해서 Taskworld라는 프로젝트 관리 서비스도 테스트해봤는데, 우리 베트남 직원들이 사용하기 어려워했습니다. 본사 사무직부터 10개가 넘는 가구 공장에서 일하는 생산직 분들과도 같이 일을 해야 하는데 모든 멤버분들을 교육하기는 쉽지 않잖아요. 그런데 잔디는 사용법이 단순하고 쉬워서 멤버들이 사용하는데 거부감이 없기에 협업툴로 도입했습니다.
< 카페에서 잔디로 편하게 일을 하는 직원들>
잔디를 어떻게 활용하고 있나요?
1. 가구 주문 내역별로 룰을 정해 토픽 이름을 만듭니다.
가구 주문을 받은 컨테이너별로 토픽을 만듭니다. 우리 회사에서 하나의 업무를 끝낸다는 건 곧, 가구 배송을 위한 컨테이너를 선적했다는 개념입니다. 따라서 토픽의 이름만 보고도 주문 진행 정도를 알 수 있는 우리 회사만의 룰을 만들었습니다. 토픽 이름을 정하는 룰은 아래와 같습니다.
< 주문 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있는 토픽 이름>
토픽 제목을 업무 진행 상태에 따라 만들면, 토픽들이 가나다순으로 자동으로 배열이 되기에 진행 상황을 한눈에 파악하기 좋습니다.
예를들어 토픽 제목 앞에 – 표시가 있으면 진행 예정이고, + 표시가 있으면 생산 중인 것입니다. 이렇게 일의 진행 정도에 따라 토픽 제목 앞에 기호를 바꿉니다. 마지막으로 토픽의 컨테이너가 선적되면 토픽 제목 앞에 x 기호를 붙여 완료된 업무임을 표시합니다.
저희는 업무 특성상 완료된 주문 요청도 다시 돌아봐야 하는 일이 잦아서 토픽을 당장 삭제하지 않고 일정 기간 남겨둡니다. 이렇게 프로젝트별로 토픽을 정리하고 저희만의 업무 감성을 잔디에 불어넣어 주문 현황을 관리하는 것이 저희의 잔디 활용법 자랑입니다 ^ ^
JUMP (단축키 : Ctrl + J)로 토픽이 계속해서 늘어나는데 대화방 검색 기능을 이용해 원하는 토픽으로 찾아가기도 유용합니다.
< 주문 건별로 정리된 토픽 >
2. 주문 상세 내용을 할 일(To-Do)에 기록합니다.
각 토픽은 하나의 선적하는 컨테이너 업무라고 말씀드렸습니다. 그 토픽 안에는 항상 해당 컨테이너에 배송하는 가구의 주문 상세 내용을 ORDER SHEET 라는 할 일(To-Do)로 세트처럼 만듭니다.
< 각 토픽에 세트로 만드는 컨테이너별 Order Sheet 할 일 >
토픽마다 하나씩 심장처럼 박혀 있는 이 ORDER SHEET, 역시 만드는 룰이 있습니다. 각 토픽의 주문 상세 내용을 ‘Order Sheet – 모델명 (차수)’ 로 제목을 만들고 크기, 수량, 재질, 쿠션 유무, 도착 항구 등 27가지 항목을 할 일(To-Do) 설명에 기록합니다. 이 Order Sheet 하나만 토픽에 있으면 상세 주문 사항을 빠르게 확인할 수 있습니다.
< Order Sheet 할 일의 설명 부분에 기록한 주문 상세 내역>
3. 5일 간격으로 할 일(To-Do) 알림을 설정합니다.
일반적으로 컨테이너 주문 배송은 총 45일 걸립니다. 이를 나눠서 5일에 한 번씩 알람이 울릴 수 있도록 할 일 알림을 설정합니다. 처음 업무가 시작될 때부터 컨테이너가 선적될 때까지 여러 사항을 일정 간격으로 항시 체크합니다. 급한 건이면 5일보다 더 짧게 할 일 알림 시간을 설정하기도 합니다.
< 3~5일 간격으로 설정한 Order Sheet 할 일의 리마인드 알림>
4. 사진을 공유해 제품 상태를 검품합니다.
선적할 때, 컨테이너 문 닫기 전 같이 제품 상태를 검품해야 할 때 잔디에 바로 사진을 찍어서 올립니다. 제품에 하자는 없는지 배송이 정상적으로 진행되고 있는지를 실시간으로 파악할 수 있습니다. 바로 핸드폰으로 사진을 찍어서 올리니 너무 간편합니다. 그러므로 매우 기본적이지만 자주 올린 파일 검색 기능도 같이 사용하고 있습니다.
< 디테일한 작업의 검품 사진을 직원이 찍어 올린 토픽>
< 선적하는 제품 사진을 찍어 바이어와 공유한 토픽>
ㅣ잔디 도입 후에 어떤 변화가 있었나요?
동시다발적으로 진행되는 많은 일을 정리하고 관리할 수 있게 되었습니다. 토픽 = 한 개의 컨테이너 주문 개념으로 프로젝트를 관리하니 모든 것이 한 번에 정리가 되게 되었고, 업무 관리가 쉬워졌습니다.
현장에서 일하는 직원들과 꼭 오프라인 미팅을 할 필요 없이, 잔디에서 피드백을 주고받고 회의 내용을 메시지로 정리해 일을 진행하는 것이 익숙해지다 보니 불필요하게 소모되는 오프라인 미팅 시간도 줄일 수 있게 되었습니다.
과거에 이메일을 사용해 일했을 때 보다 파일이나 업무 내용 검색이 쉽고 빨라 쾌적하게 일을 할 수 있게 되었습니다.
ㅣ베트남 기업 또는 직원들의 업무 특징이 있을까요?
베트남 기업이라고 일하는 방식이 다르지 않습니다. 가장 한국인과 비슷하게 일을 하는 국가라고 생각이 들어요. 가구의 공정부터 발주, 생산, 수출까지 모두 직접 관리하고 있기에 공장 현장 직원들과 원활한 커뮤니케이션이 매우 중요합니다. 이런 업무 특징에 맞춰서 베트남 직원들이 매우 친절하고 유능하게 일을 해준 덕분에 기업을 오늘까지 잘 운영하고 있습니다.
한국에 있는 가구 수입자와 베트남에서 공장을 운영하는 수출자 중간에서 거래가 원만히 진행 되도록 하는 것. 그것이 Elizabeth seSE 저희의 업무 특징입니다. 이를 위한 업무 진행은 모두 잔디로 하고 있습니다.
< 김세영 대표님과 내수 팀의 3주년 기념 파티 >
ㅣ베트남에서 기업을 운영하는 분들께 드리는 조언이 있나요?
조급해하지 말고 다양한 경험을 쌓으면서 베트남의 문화와 언어를 충분히 이해한 다음에 본격적으로 업무를 하기를 추천합니다. 베트남어도 꼭 배우시기를 권장합니다. 베트남어는 단어와 문장 구성이 단순하고 쉬운 편이라고 생각합니다. 따라서 베트남어를 배우면 본인이 현지 언어를 알고 일을 직접 일을 할 수 있는데 그렇지 않으면 항상 통역에 의존하게 됩니다. 해외에서 사업할 때 자신감은 현지인들과 대화를 할 수 있는지 여부에 따라서 나온다고 저는 생각합니다.
관련해서 우리 기업이 잔디 베트남어 출시를 위해 번역 과정에 참여했는데 베트남어로 잔디를 빨리 사용할 수 있으면 좋겠습니다. 연내로 선보일 것으로 예상하는데 기대가 됩니다!
ㅣ잔디를 추천한다면?
잔디를 생산직 인원이 많은 공장에 강력히 추천합니다.
중국에서 베트남으로 공장이 많이 이전하고 있습니다. 이런 변화에 발맞춰 생산직 인원이 많은 공장에 잔디를 추천합니다. 공장은 관리직뿐만 아니라 생산직 인원이 많고 베트남 봉제 회사는 특히 그 규모가 큽니다. 공장 규모가 크고 사람도 많은데 공정이나 관리를 효율적으로 진행하기 어려운 경우가 있습니다. 프로젝트별 토픽을 만들어 정리된 스케줄과 업무 현황 체크를 하면 좋을 것 같습니다. 수출 금액이 많고 자금이 여유가 있는 기업이라면 더욱 생산성 향상을 위해 잔디를 꼭 도입하기를 추천합니다.
P.S. 베트남에 계시는 김세영 님과의 인터뷰는 잔디 엔터프라이즈 플랜에서 제공하는 영상통화로 진행했습니다.
