[에이전시] 보안에 취약한 네이트온 대신 광고대행사 미쓰윤이 선택한 협업툴은?
잔디, 일을 바꾸다 : 미쓰윤(MISSYOON)
회사 차원의 전사 통합 관리는 잔디를 활용합니다.
ㅣ 광고 대행사 미쓰윤(MISSYOON)은 어떤 회사인가요?
미쓰윤은 종합 광고 대행사로 광고주들의 니즈를 현실로 구현하는 회사입니다. 어떤 채널을 통해서 어떤 광고를 해야 효율적이고 매출에 영향을 미치는지 그 솔루션을 광고주와 함께 고민하는 매출 지향 회사(Sales Leading Agency)를 표방하고 있습니다. 저희가 만든 광고가 소비자에게 좋은 영향을 미쳐 매출이 증가하는 결과를 가져와야 합니다. 그래야 광고주와 광고대행사 양측 모두에게 긍정적인 선순환이 이뤄질 수 있습니다. 광고주 분들의 매출신장을 돕는 마음가짐이 미쓰윤의 매출에도 도움이 된다고 볼 수 있죠!
ㅣ 미쓰윤의 협업은 어떻게 이뤄지나요?
‘광고가 만들어진다는 것’은 광고가 만들어지는 여러 단계에 따라 굉장히 많은 팀이 참여하고 협업하고 있다는 것을 뜻합니다. 현재 미쓰윤의 팀은 크게 기획팀, 제작팀 그리고 매체팀으로 나눠져 있습니다. 온라인 채널들은 별도로 관리를 하고 있고, 모든 팀이 프로젝트 진행 상황에 따라 함께 일을 해야 하므로 협업이 몹시 중요한 회사입니다. 업무 단계별로 담당자가 유연하게 투입되었다가 나오는 방식으로 일이 진행되며 문제가 제기 되었을 때 상급자의 의견이 수직적으로 내려오는 것이 아닌 토론방식으로 사원의 의견도 존중하는 문화를 가지고 있습니다.
ㅣ 커뮤니케이션 툴로 잔디를 도입하게 된 이유는 무엇인가요?
2018년 초반까지는 네이트온을 통해서 업무를 진행했습니다. 네이트온은 개인용 메신저 용도로 만들어진 툴이다 보니 업무용 파일을 업로드할 수 있는 용량도 적고 오류도 잦았습니다. 또한, 개인 계정이다 보니 회사 차원에서 관리가 불가능했던 점이 많이 불편했어요. 그때 사내에서 네이트온 해킹 사건이 일어났습니다. 팀원의 계정이 해킹을 당해서 다른 팀원들한테 돈을 요구하는 사태가 있었어요. 이와 같은 문제점이 발생해서 개인용 커뮤니케이션 툴은 보안이 취약한 것으로 인식이 되었고 회사 차원에서 통합 관리를 할 수 있는 계정이 필요해서 잔디를 도입하게 되었습니다.
“이전 툴에서 잔디로 온보딩까지 약 1달의 시간이 필요했습니다.”
잔디를 도입하고 나서는 한 달 간 시험으로 운행하는 기간을 거쳤습니다. 시험 운행 기간 동안은 네이트온과 잔디를 병행해서 사용을 했고 한 달이 지난 후, 팀원들이 각자 네이트온 계정을 삭제하고 정리를 했습니다. 물론 일부 잔디에 바로 적응하지 못한 인원들이 네이트온을 사용하기도 했지만 점차 모든 관리를 잔디를 이용함에 따라서 자연스럽게 온보딩이 가능했어요.
< 현재 미쓰윤이 사용 중인 업무용 툴 >
| 커뮤니케이션 | 품의(전자결재) | 파일 관리 |
| 잔디 | 그룹웨어 | 나스(NAS) |
현재는 여러 업무용 툴을 함께 이용하고 있습니다. 그룹웨어도 사용하고 있는데요, 예를 들어 ‘휴가 신청’과 같은 품의를 올리는 전자 결재 기능이 필요해서 함께 사용하고 있고 그룹웨어에도 메신저 기능이 있지만 커뮤니케이션 기능이 너무 약하고 이용하기 불편해서 업무 관련 커뮤니케이션은 모두 잔디로 통일하고 있습니다. 또, 광고 회사이다 보니 용량이 큰 파일(ex. 동영상 파일)의 보관이 필요하여 파일 관리는 나스(NAS)를 이용 중이고 외부 협력사들과 진행되는 프로젝트들은 일반적으로 이메일을 통해서 진행됩니다.
ㅣ 잔디 사용 후 달라진 점이 있으신가요?
“토픽 별로 프로젝트를 진행하다 보니까 업무 혼선이 없어졌습니다.”
업무 특성상 1개의 광고만 진행하는 것이 아니라 여러 개 프로젝트를 동시 다발적으로 진행하게 되는데 네이트온을 사용할 때는 주제별로 구별이 되지 않아 업무 구분이 힘들었어요. 잔디는 토픽 별로 프로젝트를 진행하다 보니까 업무 혼선이 없어졌습니다.
“인수인계가 편리합니다.”
기업의 자산은 데이터로 기록이 남는 유형 자산이 있고, 업무를 이행하는 사람이 그 경험에 따라 갖고 있는 무형의 자산도 있습니다. 무형의 자산은 담당자가 회사를 퇴사할 경우에 남겨져 있지 않아 회사의 자산으로 관리하기가 어려운 부분이 있습니다. 하지만 잔디를 이용하게 되면 프로젝트 진행할 때 기록된 메시지나 파일들이 유실되지 않고 저장됩니다. 따라서 새로운 담당자가 투입되더라도 찾고자 하는 정보를 바로 확인할 수 있기 때문에 다음 담당자에게 인수인계가 편리합니다.
저희는 보안 문제로 인해 대부분의 토픽을 비공개로 활용하고 있습니다. 또한, 이미 종료된 프로젝트들(토픽들)이라도 기록을 자주 확인해야 하기 때문에 토픽을 삭제하거나 나가지 않고 업무 저장공간으로 이용합니다.
“의사 결정이 빨라집니다.”
미팅 시간 약속을 정할 때에도 구두상으로 ‘몇 시에 모이자’라고 하면 늦는 사람들이 있습니다. 하지만 잔디 토픽에서 시간 약속을 정하고 미팅을 갖게 되면 약속을 정하는 시간도 절약되고 간단한 내용은 잔디 토픽에서 확인을 하기 때문에 불필요한 미팅이 없어졌습니다. 따라서 보다 효율적으로 소통을 하는 방법을 익히게 되었습니다.
ㅣ 자주 사용하는 유용한 기능은 무엇인가요?
김정민(Ben) 이사님 : 파일 검색 기능
파일 검색 기능을 가장 잘 활용하고 있습니다. 지금까지 사용해온 많은 메시지와 파일이 기록으로 남아 있으므로 잔디가 저장공간 역할을 하고 있습니다. 매일 많은 광고주를 접하는데 광고주가 요청한 사항이나 이전에 작업한 자료를 검색 기능을 통해서 바로 확인할 수 있어 정보의 즉시성이 가장 좋은 것 같습니다.
오현진(Summer) CW님 : 검색 기능(Ctrl / Cmd + F)
저도 검색 기능을 가장 많이 쓰는 것 같습니다. 저는 직함이 대리인데 다른 임원진이나 상사분들이 “견적이 얼만가요?”, “이 프로젝트는 언제 처리했었지?” 등 저에게 정보를 요청할 때 다이어리를 뒤지지 않고도 잔디 ‘키워드’ 검색을 통해 빠르게 전달드립니다. 업무 히스토리를 확인하기 쉽고, 제가 속해 있지 않은 토픽 방(공개 토픽의 정보일 경우)에 있는 정보도 검색할 수 있어서 편리합니다.
안정모(Joseph) 차장님 : 토픽(주제별 대화방)
다양하게 나눠져 있는 토픽 방이 가장 마음에 듭니다. 사내에 알릴 전체 공지를 공지사항 토픽에서 한 번에 알릴 수 있고, 프로젝트나 주제에 따라서 토픽이 나눠져 있기 때문에 필요한 내용을 공유하기가 좋습니다. 사내에서 문제가 발생했거나 불편한 점이 발생했을 때에도 ‘관리, 전산, 시설 협조 요청의 방’ 토픽에서 알리고 문제 상황 공유 및 해결된 결과를 확인할 수 있습니다. 잔디는 모바일도 있기 때문에 언제 어디서나 이용할 수 있다는 점도 편리합니다.
ㅣ 잔디 토픽 어떻게 활용하고 계신가요?
토픽명 : ★관리, 전산, 시설 협조 요청의 방
사내에서 ‘시설 관리 토픽’이라고 불리는 토픽이 있습니다. 전사 인원이 들어와 있는 대화방으로 ‘여자 화장실에 불이 안 들어와요~’, ‘5층 전구가 깜빡거림 증상이 있습니다.’ 등 미쓰윤 건물 내에서 시설, 관리, 전산 관련된 이슈 및 문제 발생 시 요청을 하고 해결되는 프로세스가 진행되는 토픽 방입니다. 문제를 발견한 사람이 이미지와 함께 문제 사항을 업로드하면 관련된 사람이 댓글을 달아줍니다.
ㅣ 잔디를 추천한다면?
“업무의 시간이나 장소에 구애받지 않는 회사,
보안을 중요시하는 회사에 추천합니다.”
광고 회사와 같이 업무 장소나 업무 시간에 구애받지 않고 일하는 사람들에게 추천합니다. 협업툴을 이용하면 장소나 시간에 관계 없이 의사 결정을 빨리 진행할 수 있습니다.
또한, 저희 회사처럼 크리에이티브가 곧 경쟁력이고 생명력인 회사라면 보안이 몹시 중요합니다. 그렇기 때문에 잔디처럼 보안이 확실하고 안전함이 전제된다면 그 안에서 자유롭게 업무를 공유하고 이야기가 가능하기 때문입니다. 잔디를 이용해 더욱 안전한 업무, 효율적인 협업을 추천 드립니다!
