[컨설팅] 효율적인 리모트워크 환경을 완성한 쿠퍼실리테이션그룹
잔디, 일을 바꾸다 : 쿠퍼실리테이션그룹
자율근무제 일정과 장소 공유는 잔디 메시지와 구글 캘린더로
ㅣ쿠퍼실리테이션그룹은 어떤 회사인가요?
쿠퍼실리테이션그룹은 조직개발 컨설팅 전문기업입니다.
쿠퍼실리테이션그룹은, 참여를 촉진하는 퍼실리테이션 스킬(Facilitation Skill)과 철학을 바탕으로 수평적 조직문화, 애자일 등 조직개발을 연구하고 컨설팅을 수행하는 조직개발 컨설팅 전문기업입니다.
협업, Win-Win, 상생, 합의, 통합을 현장에서 실제로 실현하며, 조직개발, 공동체 개발, 갈등해결, 임파워먼트, 창의조직, 창의교육, 학습조직의 이슈를 해결하고 교육합니다.
새로운 기법과 도구를 연구하고 개발하여 세상에 공급하며, KT, SK, 한국 몰렉스, 샘표 등 다양한 기업과 협업해 전략, 정책, 신제품, 신기술을 만들어 내고 있습니다. 또한, 쿠퍼실리테이션그룹이 쌓아온 지식과 스킬을 오롯이 전수하는 교육과 훈련으로 퍼실리테이터와 조직개발 전문가를 양성하고 있습니다.
< ‘퍼실리테이션 종합교육’인 ‘이니셔티브’ 강의 모습>
ㅣ협업툴 잔디를 도입한 이유는 무엇인가요?
부서별로 대화방을 정리할 수 있는 협업툴이 필요했기 때문입니다.
이전엔 카톡을 사용했습니다. 전사 멤버가 부서 구분 없이 하나의 단톡방에 모두 참여하고 있었는데요, 업무별로 따로 방을 나누지 않고 회계, 업무, 일정 얘기들을 두서없이 단톡방에서 공유하니 너무 혼란스러웠습니다. 하루에 몇 백개의 업무 카톡 메시지가 쏟아지는데 내용이 계속 밀려 올라가면 나중엔 정확히 검색도 불가해서 업무 내용을 도저히 찾을 수가 없었습니다.
카톡은 업무와 사생활 메시지를 구분할 수 없어 퇴근하고 집에서도 계속해서 일을 하는 느낌이 든다는 직원들의 의견으로 강력하게 협업툴 도입을 요구하게 되었습니다. 이에 구성원들의 필요에 의해 자발적으로 여러 협업툴을 검색하고 공유해 전 멤버가 함께 논의해 잔디를 도입하게 되었습니다. 슬랙, 잔디 등 여러 협업툴을 검토했는데 최종적으로 사용하기 쉬운 잔디를 도입하게 되었습니다. 현재는 잔디와 G Suite를 업무용으로 사용하고 있습니다.
잔디를 어떻게 활용하고 있나요?
1. 자율근무제 일정을 공유합니다.
우리 회사는 자율근무제를 시행하고 있습니다. 자율근무제는 공식 업무 시간이나 장소가 아닌 곳에서 근무를 할 경우 해당 시간과 장소를 잔디 메시지 또는 구글 캘린더로 사전에 공유하는 방식으로 운영하고 있습니다. 자세한 업무 시간과 위치는 잔디 메시지로도 남기지만 구글 캘린더를 보고 전체적으로 확인합니다.
되도록 하루 전까지 ‘카페에서 일하겠습니다.’, ‘재택근무 하겠습니다.’, ‘외근 미팅이 5시까지 있습니다.’ 와 같이 동료들이 필요할 경우 연락이 가능한 시간을 알 수 있도록 꼭 사전에 공유하는 룰을 지키고 있습니다.
저희는 근무시간에 대해서 전혀 통제하지 않고 양심적으로 일을 하고 있습니다. 서로에 대한 신뢰를 바탕으로 잔디 메신저와 구글 캘린더를 통해 업무를 하고 있습니다.
< 자율근무제 일정과 장소는 잔디 메시지로 꼭 사전에 공유하기 >
< 모든 업무 일정은 구글 캘린더에 기록해서 공유하기 >
2. 현장 컨설턴트와 연락 채널로 활용합니다.
컨설팅 회사이다 보니 현장에서 일하는 컨설팅 본부와 본사에서 근무하는 사업지원본부 2본부 체제로 조직이 나눠져 있습니다. 컨설턴트는 외부 현장에서 워크숍이나 강의를 진행합니다. 반면 사업지원본부 멤버들은 역삼 사무실에서 다양한 지원 업무를 수행합니다.
서울부터 제주도까지 전국구로 컨설팅과 워크숍이 이뤄지다보니 현장 컨설턴트 분들과 모바일로 빠르게 연락하는 것이 중요합니다. 잔디를 도입하기 전에는 이렇게 물리적으로 떨어져 있는 멤버들과 전화, 문자, 카톡으로 업무 연락을 하고 히스토리를 남기기 어려워 잔디를 도입하게 되었습니다.
< 멤버들의 자발적인 학습모임을 공유하는 토픽 대화 >
이제는 외부에서 컨설턴트 분도 강의 중간 중간 업무 내용만 빠르게 확인하기 위해서 카톡과 구분해 잔디만 보면 되니까 쉬는시간에 모바일로 빠르게 업무 내용을 확인할 수 있어서 만족도가 매우 높습니다. 전사 직원의 공간 제약없는 효율적인 리모트워크를 완성하는데 잔디가 큰 역할을 톡톡히 하고 있습니다.
< 코엑스에서 진행된 ‘조직개발 컨퍼런스’ >
3. TFT 이 구성될 때 토픽을 만듭니다.
쿠퍼실리테이션그룹은 애자일(Agile)한 조직답게 다양한 TFT(Task Force Team)이 만들어져 운영되고 있습니다.
멤버별로 본인이 맡고있는 주 업무 외에도 홈페이지 개발, 도구취합 및 모듈개발 TFT, 역량 로드맵& 채용프로세스 개발 TFT 등 본인이 가지고 있는 역량과 능력을 최대한 발휘할 수 있는 TFT에 자유롭게 참여해 즐겁게 일하고 있습니다.
‘홈페이지 TFT’를 예로 들어보자면, 홍보팀인 HYUN과 홈페이지 개발 경험이 있는 컨설턴트인 BOM, 콘텐츠를 구체화하고 꼼꼼하게 체크하는 컨설턴트 ZOEY로 각 주 담당 업무가 다른 세 명이 모여 개발업체와 협력해 우리 회사의 새로운 홈페이지를 만들어가고 있습니다.
< 홈페이지 개발 TFT 토픽에서 파일 댓글로 진행 계획 논의 >
특히 TFT로 모인 멤버들은 본연의 업무가 있는 상태에서 추가적으로 더 업무를 맡고 있는 것이기 때문에 본 업무로 인한 외근 스케줄, 재택 등등의 이유로 모두 모이기 어려울때가 있습니다. 이럴때 잔디를 활용해 커뮤니케이션과 파일공유를 하면서 빠르게 소통하고 업무를 진전시키고 있어요.
ㅣ잔디 도입 후에 어떤 변화가 있었나요?
1. 회계 업무를 토픽으로 진행합니다.
우리 회사는 1인 1법카를 사용하고 있습니다. 따라서 일반적인 법인카드 사용 내역 외에 회계 팀에 비용 결제 요청이 필요할 경우에 ‘회계톡’ 이라는 하나의 대화방에 일괄적으로 모든 자료와 내용을 요청합니다.
회계 토픽에는 세금계산서 발행, 입금 계좌 알려주기, 광고비 집행 요청에 대한 영수증이나 자료 등을 투명하게 공유합니다. 담당자가 회계 토픽만 확인하면 누락 없이 처리를 해주기 때문에 다른 기업에서도 사용해보시기를 꼭 추천합니다.
< 행사 예산 내용도 엑셀로 투명하게 공유하는 회계 토픽 >
2. 홍보/디자인 토픽을 활용합니다.
홍보 또는 마케팅 팀은 항상 이미지를 제작할 일이 많습니다. 잔디에 콘텐츠 제작 요청과 수정 내용을 주고받을 전용 토픽을 만들고 각 업무 파일에 댓글로 피드백을 남길 수 있어서 유용합니다.
디자이너는 여러 이미지 작업을 동시에 진행하다 보면 수정사항을 모두 기억하기 힘든데요, 잔디 파일 댓글을 남기면 언제든지 따로 다른 곳에 기록할 필요 없이 해당 파일을 클릭해 주고받은 피드백과 수정사항을 확인할 수 있어 효율적입니다.
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< 이미지 수정 후 쿠퍼실리테이션그룹 페이스북에 공개된 포스터 >
ㅣ잔디를 추천한다면?
잔디를 현장 근무자가 많은 팀에 추천합니다.
외근이 많은 팀은 밖에서 업무 메시지를 편하게 확인할 수 있는 것이 중요합니다. 잔디를 도입한 이후에는 컨설턴트 분들이 강의 중간 중간 업무 내용만 빠르게 확인하기 위해서 카톡과 구분해 잔디만 보면 되니까 워크숍 쉬는시간에 모바일로도 빠르게 연락을 할 수 있어서 만족도가 매우 높습니다. 간단한 업무 처리도 가능하게 된 것은 덤입니다.
특히 빠르게 확인이 필요한 경우 해당 멤버를 @멘션해 메시지 전달 속도를 높입니다. 전화로 연락이 필요할 경우에는 모바일 조직도로 연락처를 확인해서 전화를 걸 수도 있습니다.
현장 근무자가 많아 사내 직원들과 효율적인 연락이 필요한 기업의 경우 꼭 한 번 잔디를 사용해보세요!
< 멤버 프로필 정보를 확인할 수 있는 모바일 조직도 >
