[IT] 카택스의 업무보고 절차가 줄어든 이유는?
잔디, 일을 바꾸다 : 카택스
“업무 진행 상황은 사람 대신 알림봇이 알려줍니다”
l 스마트폰 차량운행일지 1위 ‘카택스’
카택스는 업무용 차량운행일지 서비스를 제공하는 IT 스타트업입니다. 업무용 차량의 경우 2016년 세법 개정 이후 차량운행일지 작성이 필수가 되었는데요, 대부분은 아직까지도 수기로 작성을 하고 있습니다. 카택스는 이러한 수기 작성의 고충을 덜어주기 위한 통합적 차량운행일지 자동작성 서비스입니다. 카택스 어플 설치 후 블루투스로 차량과 연결하면 시동을 거는 동시에 자동으로 운행 기록이 생성되기 때문에 스마트폰 하나로 쉽고 정확한 차량운행일지 작성이 가능합니다.
카택스 서비스는 Biz와 Oil 모델로 구분되어 있습니다. 카택스 Biz는 다수의 업무용 차량과 다수의 임직원들이 차량을 공유하며 탈 수 있는 다인 다차 관리가 가능한 반면, 카택스 Oil은 기록된 운행일지를 기반으로 실제 운행 거리만큼 유종별 유류비 정산이 자동으로 가능합니다. 카택스 Biz와 Oil은 양대 앱 스토어에서 1위를 하고 있을 만큼 현재 많은 기업에서 사용하고 있습니다.
l 효율적인 업무 문화를 고민하다
카택스가 시작된 제이코프는 9년 전 적은 인원으로 시작한 스타트업인데요, 많은 스타트업이 그렇듯 초반에는 업무 절차를 세우기보다는 업무를 처리하는 데 더 중점을 두었습니다. 하지만 카택스 서비스를 출시한 2016년부터 인원과 회사 규모가 커지기 시작했고, 이때부터 더 효율적인 업무 문화를 만들기 위해 노력하고 있습니다.
본격적으로 업무 효율성에 관심을 가지며 다양한 툴들을 도입해서 사용해 보았습니다. 처음에는 트렐로와 같은 프로젝트 관리 툴을 사용했었고, 실제로 칠판에 포스트잇을 붙여 보기도 했습니다. 그러던 중 대표님의 제안으로 잔디를 알게 되었고, 2주간 시범적으로 사용해 보았습니다.
l 잔디를 선택한 세 가지 이유
사실 처음에는 ‘기존의 프로젝트 관리 툴을 메신저 기반인 잔디로 대체할 수 있을까?’라는 고민을 하기도 했습니다. 하지만 카택스의 경우 협업툴의 형태보다 효율적으로 업무를 관리할 수 있는지가 핵심 포인트였습니다. 결국 최종적으로는 잔디를 도입했고 지금은 모든 업무는 잔디로만 진행하고 있습니다.
잔디를 선택한 이유는 여러 가지가 있지만 가장 크게는 세 가지입니다.
1. 자연스러운 히스토리 관리가 가능하다
모든 대화와 파일이 토픽 안에 영구적으로 남아있기 때문에 찾기도 쉽고 그 자체가 히스토리가 되어 따로 세세하게 기록할 필요가 없어졌습니다. 특히 개인용 메신저와는 달리 통합 검색이 가능하기 때문에 신규 입사자가 업무를 파악하기에 좋습니다.
2. 잔디 커넥트로 업무 자동화를 할 수 있다
웹훅으로 채널톡, 레드마인 등의 외부 서비스와 잔디를 연동해 업무 자동화를 실현했습니다. 잔디에서 모두 확인이 가능하기 때문에 업무 자체가 줄어들었을 뿐 아니라 보고 절차도 간소화되었습니다. 덕분에 직원들의 업무 스트레스가 줄어들고 만족도는 높아졌습니다.
3. 보드뷰로 체계적인 업무 관리가 가능하다
잔디는 채팅 형식의 챗뷰는 물론 게시판 형식의 보드뷰를 제공하기 때문에 체계적인 업무 관리가 가능합니다. 공지사항과 업무 보고는 물론 긴급한 고객 문의 관리, 개발 이슈 관리도 보드뷰 토픽에서 진행하고 있습니다. 문의나 이슈에 대한 답변을 댓글로 달 수 있고 가장 최근 내용이 위로 올라와 편리합니다.
카택스의 보드뷰 토픽 목록
l 고객 관리부터 이슈 해결까지 모두 잔디에서
채널톡 연동
고객 문의를 받아보는 채널톡을 연동해 잔디 토픽으로 받아보고 있습니다. 카택스 웹사이트 내 채널톡으로 문의가 들어오면 토픽에서 바로 내용을 확인할 수 있습니다. 토픽 안에는 담당 멤버들이 모두 들어가 있기 때문에 함께 대응이 가능하고, 고객이 주신 문의 및 피드백 내용은 메시지로 기록되어 나중에 다시 찾아보거나 아카이빙이 가능합니다.
개발 이슈/고객 상담 관리
IT 서비스를 운영하다 보면 긴급하게 해결해야 할 버그와 같이 여러 가지 개발적인 이슈들이 생기기 마련입니다. 버그가 발생할 경우 보드뷰 토픽에서 담당 부서에 내용을 공유합니다. 이후 오류가 해결되면 담당자가 댓글을 달아줍니다. 이 외에도 고객 상담 관리에도 보드뷰 토픽을 활용하고 있는데요, 상담이 필요한 고객사 이름과 연락처, 상담 내용을 기록해 공유하면 나중에 담당자가 상담 히스토리를 기록합니다.
l 잔디 ‘알림봇’으로 업무 보고는 간편하게
마케팅팀 SNS 업로드
마케팅 팀에서는 고객들에게 카택스 서비스를 알리기 위한 다양한 SNS 채널을 운영하고 있습니다. 이전에는 콘텐츠를 올리면 ‘어떤 채널에 어떤 콘텐츠가 올라갔다’라는 내용을 보고하는데 많은 시간을 들였습니다. 하지만 지금은 웹훅으로 페이스북, 인스타그램, 블로그와 연동해 콘텐츠가 업로드되면 자동으로 ‘홍보봇’이 알려줍니다. 덕분에 일일이 보고하지 않아도 되어서 업무가 많이 줄어들었고, 더 중요한 일에 집중할 수 있게 되었습니다.
레드마인 연동
프로젝트 관리 및 버그 추적을 위해 레드마인이라는 툴을 사용하고 있습니다. 하지만 아쉽게도 레드마인에는 새로운 이슈가 등록되었을 때 즉각 알려주는 알림 기능이 없어 종종 놓치는 업무가 발생하곤 했었습니다. 잔디 도입 후에는 레드마인을 연동해 새로운 이슈가 올라오면 ‘레드마인 업무 알림봇’이 알려주기 때문에 놓치는 일이 전혀 없습니다.
l 잔디를 추천합니다!
“커뮤니케이션은 물론 업무 관리가 체계적으로 필요하다면 잔디를 추천합니다 “
잔디는 주제별로 토픽(대화방)을 생성해 업무를 진행합니다. 또한 외부 서비스와의 연동을 통한 업무 자동화도 가능하기 때문에 업무에 들어가는 시간은 줄이고 생산성을 높여줍니다. 따라서 적은 인원으로 진행하는 프로젝트가 많거나 업무의 변화가 잦은 기업이라면 잔디 토픽을 활용해 효율적인 관리가 가능할 것입니다.
* 대구에 위치한 카택스 유세호 님과의 인터뷰는 잔디 엔터프라이즈 플랜에서 제공하는 영상통화로 진행했습니다.
