일하는 스타일을 바꿔라, 업무에 집중해라

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직장에서 항상 바쁘다는 말을 입에 달고 다니는 사람이 있다. 

그는 언제나 바쁘다고 하고 누가 무엇을 요청해도 자기는 바빠서 못한다고 한다. 그런데 그 사람의 업무 행태를 자세히 살펴보면 그럴게 바쁠 수밖에 없는 이유가 있다.

여기서 오해해서는 안 되는 것은 바쁜 사람이 열심히 일 한다는 것은 아니라는 것이다. 

그는 항상 무엇인가를 열심히 하지만 그에 반해서 성과는 나오지 않는다.

동료들과의 잡담시간, 커피 시간, 담배 피우는 시간 등에 많은 시간을 빼면 진정 일하는 시간은 얼마 되지 않는다.

 

직장인의 시간은 자신이 관리해야 하는 아주 귀중한 시간이다. 

 

최근까지만 해도 오랫동안 업무를 하는 직원을 회사에서는 선호했다. 열심히 일하고 있다고 믿었기 때문이다. 그도 그러할 것이 그때까지만 해도 성과보다는 팀워크가 중요했으며 오랫동안 회사에서 체류하며 회사 업무를 하기 때문에 어쨌거나 회사로서는 이익이었기 때문이다. 

그러나 이제는 철저히 직원들의 시간을 관리하는 시대가 되었다. 

이제 직장인의 업무 시간은 곧 회사의 비용으로 연결되고 있다.

직원의 근무 시간은 법적으로 일정 시간을 초과해서는 안되며 일정 시간까지는 철저한 보상을 해 주어야 한다. 이렇다 보니 기업에서는 직원들의 근무 시간 관리에 집중을 하고 있다.

이제는 직원의 업무 성과를 관리하는 시대로 접어들고 있는 것이다.

따라서 기업 직원 개개인은 자신의 업무 시간을 철저하게 관리하여 효율적이고 성과 중심적인 업무를 수행해야 한다.

그럼, 직장인들의 시간관리는 어떻게 해야 하는가?

 

자신의 To-Do를 작성하고 관리하라

월간, 주간, 일간 To-Do를 관리하여야 한다. 즉, 내가 해야 할 일에 대하여 통제하여야 한다.

요즘은 다양한 앱이나 관리 프로그램이 나와 있어 자신의 업무 리스트를 관리하는 데는 어려움이 없다. 

필자는 Microsoft 이메일 프로그램인 outlook에 있는 작업관리 기능을 이용하는데 아주 유용하다.

내가 무엇을 해야 할지를 정확히 적고 그 업무에 대하여 수행 여부를 관리하면 된다. 

하루의 끝인 퇴근 시점에, 

‘ 오늘 바빴던 것 같은데, 내가 무엇을 했지? 뭐 한 게 하나도 없네…’ 

라고 말하는 것은 정확히 자신이 할 일이 무엇인지 정하지 않고 중구난방으로 그때 닥치는 대로 했기 때문에 철저하게 업무 단위를 관리가 되지 않았기 때문이다.

내가 할 일이 무엇인지 정확히 아침에 출근해서 Define 하고 나서, 하루에 어떤 업무를 수행해야 하는지 그리고 어떻게 수행할지를 체크하여야 한다.

To-Do 리스트 관리는,

우선, 내가 수행해야 하는 자신의 업무를 리스트 본다.

그다음 우선순위를 정하는 것이다. 급하게 처리해야 하는 업무를 먼저 처리해야 하기 때문이다.

이후, 각 업무에 대한 소요시간을 예상해 수행 범위를 정한다.

그다음부터는 각 항목들에 대하여 하나씩 처리해 가는 것이다.

만약에 항목 중에서 수행이 미진한 부분은 향후 언제까지 어떻게 처리할지 확인하고 그다음 To-Do List에서 관리되어야 한다. 

 

불필요한 개인 업무를 최대한 지양해라

스웨덴 룬드대의 롤란드 폴센(Roland Paulsen) 학자는 근무시간 중 딴짓을 하는 것을 ‘공허노동(empty labor)’이라고 하였다. 

그가 스웨덴 근로자들을 대상으로 조사한 바에 의하면 하루 평균 2시간 정도를 개인 여가 활동에 사용했다고 한다. 대체로 인터넷 서핑이나, 메신저 잡담 등이었다.

한국에서도 직장인을 대상으로 조사한 결과 하루 평균 59분 21초를 개인적인 일에 사용했다고 한다. 주로 메신저, 스마트폰, 뉴스 검색, 인터넷 쇼핑, 잡담 등이 주요한 공허 노동으로 나타났다.

직장인들 중에 업무 시간에 개인적인 용도로 인터넷을 활용한다거나 심지어는 인터넷 쇼핑 등을 하는 것은 직장인으로서 지양해야 할 사항이다. 또한 사소한 개인 용도로 전화를 장기간 하는 것도 관리 대상이다.

요즘에는 흡연자들에 대한 시선이 곱지 않다. 타인에게 불쾌감을 주기도 하지만 시도 때도 없이 흡연을 위해 자리를 비우는 것은 업무 성과에 영향을 미치기 때문이다.

이렇게 개인적인 일을 업무 시간에 하고 야근을 하게 되면 우리들은 개인적으로 저녁이 없는 삶이라고 투덜거린다. 우리들은 혹시나 이러한 현상이 직장에서 만연되어 있지 않은지 다시 한번 확인해 봐야 할 것이다.

이제부터는, 개인적인 업무를 일과시간에 하는 것은 지양해야 한다.

그래야 회사와 개인이 Win-Win 할 수 있는 환경이 조성될 것이다. 

 

사소한 커피타임을 최대한 지양해라

일부 직원들은 너무 잦은 커피타임을 갖는 경우를 볼 수 있다. 그들은 회사 내의 인맥관계를 이러한 모임을 통해서 굳건히 한다고 생각한다. 

그러나 그들의 대화 주제를 살펴보면 개인사와 회사 내의 풍문을 공유하는 것이 고작이다. 

솔직히 말해 회사 내 풍문을 들으면 시원하고 내가 뭔가 고급 정보를 갖고 있는 것처럼 착각하기 쉽지만 그 풍문은 정말 풍문일 가능성이 높다. 업무를 위해서는 그리 필요한 정보가 아니라는 것이다.

직원들 간의 커뮤니케이션은 활성화되어야 한다. 그래야 업무가 활성화되고 창의성도 증진될 것이다.

따라서 목적성을 갖고 동료와의 커뮤니케이션 시간을 가져야지 그저 시간 때우기 식은 지양해야 할 것이다.

 

고민만이 답은 아니다 무엇이라도 써내라

업무를 하는 직원을 자세히 관찰해 보면 그저 열심히 고민만 하는 경우를 발견한다. 

그러다 업무지시자가 진행상황을 물어보면 그저 고민을 하고 있다는 말만 되뇐다.

어쨋튼 고민거리를 아웃풋으로 도출해 내야 한다. 그래야 타인도 그 고민에 대해 도움을 줄 수 있는 것이다. 

뭐라도 자꾸 만들어 내고 그 내용을 지속적으로 연마해 옥으로 만드는 작업을 해야 한다. 처음부터 옥을 만들 수는 없는 것이다. 원석을 이리저리 깎으면서 아름다운 보석의 모습을 만날 수 있는 것이다.

고민은 고민일 뿐이다. 고민을 공유해라. 그러면 답이 보일 것이다.

그러려면 나의 고민에 대한 내용을 산출물로 도출해 내고 그것으로부터 출발한 해결책을 찾아가야 한다.

단지, 머릿속으로 고민만 하면서 이것이 자신의 걱정거리로 자리매김되어서는 안 된다.

기업은 학문을 하는 곳이 아닌 성과를 만들어 내야 하는 곳이기 때문이다.

이제는 철저히 개인의 업무 성과를 관리해야 한다.

아마추어가 아닌 프로 정신으로 중무장한 직장인만이 치열한 경쟁사회에서 살아남을 수 있다. 기업에서도 이제는 그러한 인재들을 선호할 것이다.

프로 스포츠 세계에는 자유계약(Free Agent)이라는 것이 있다. 

일정기간 팀에서 정해진 게약 기간이 지나면 FA가 되어 다른 팀으로 자유롭게 이적할 수 있는 제도이다.

이제 우리 직장인들도 FA시대가 도래하고 있다.

내가 FA 대상이 될 때 구단들이 서로 지명하려고 할지, 아니면 아무도 거들떠보지 않은 선수가 될지 생각해 봐야 할 것이다.