[미디어] ㅍㅍㅅㅅ는 어떻게 업무 카톡 지옥에서 탈출했을까?
잔디, 일을 바꾸다 : ㅍㅍㅅㅅ
“업무 카톡 지옥, 잔디로 해결했어요”
l ㅍㅍㅅㅅ를 소개해주세요.
안녕하세요. 필자와 독자의 경계가 없는 이슈 큐레이팅 매거진, ㅍㅍㅅㅅ 대표 이승환입니다. ㅍㅍㅅㅅ는 외부 기고 중심으로 각 분야의 전문가들이 자기 분야에 대한 글을 쓰게 하자는 모토를 갖고 운영하고 있어요. 물론 이렇게 얻은 신뢰를 바탕으로 광고를 하나라도 더 받아서 먹고 살려고도 노력하고 있죠(^^)
교육 사업으로 외부 기고자 분들과 강의도 운영하고 있어요. 주로 재테크나 실무에 관한 강의가 많이 있고요, 이제 만으로 3년째에요. 강의가 끝나면 수강생들이 바로 피드백을 주는데, 그걸 바탕으로 개선해 나가고 있어요.
l 어떻게 일하고 있나요?
업무가 딱 나뉘어 있거나 하지는 않고 그냥 필요할 때마다 서로 소통하고 요청하는 식이이에요. 협업툴을 많이 활용하고 있는 편인데, 먼저 내부적인 업무 소통은 모두 잔디(JANDI)에서 하고 있어요. 회의록 같은 업무 기록이나 아카이브에는 노션(Notion)을, 콘텐츠 발굴에는 피들리(Feedly)를 사용 중이죠. 이 밖에 구글 스프레드시트나 어도비 같이 남들이 사용하는 웬만한 툴들도 다 사용하고 있어요.
ㅍㅍㅅㅅ가 사용하는 주요 협업툴
- 잔디 : 내부 업무 소통 및 파일 공유·관리
- 노션 : 회의록 등 업무 기록 아카이빙
- 피들리 : RSS구독을 통한 콘텐츠 수집
사실 노션으로 모든 업무를 관리해보기도 했는데 결국은 메신저가 필요하더라고요. 아무리 매일 노션 업데이트 내용을 확인해 업무를 공유한다고 해도 실시간으로 피드백을 주고받아야 할 때가 있으니까요. 사람들에게 이미 채팅이 일상이 되었기 때문에 업무할 때도 채팅을 더 편하게 생각하는 것 같아요. 그래서 결국 잔디와 노션을 함께 사용하고 있어요.
l 잔디는 어떻게 쓰게 되었나요?
원래는 카카오톡을 썼었는데 일할 때 카톡은 정말 지옥이에요. 일단 기록이 안남아요. 모바일 앱이랑 PC 카톡이랑 동기화가 잘 안되고, 파일도 한 달이 지나면 다 없어져 있죠. 그리고 팀원이 나가면 그 사람이 갖고 있던 기록도 모두 소실돼요. 얼마 전에 제가 2년치 광고 데이터를 정리할 일이 있었는데, 지금은 퇴사를 한 당시 담당자에게 물어보니 본인도 잘 기억을 못하더라고요. 카카오톡엔 당연히 기록도 안 남아있었죠.
또 카톡에서는 메세지를 누가 읽었는지 확인하기가 어려워요. 단톡방에 업무를 공유해도 사실 그 내용을 꼭 알아야 할 사람은 정해져 있을 때가 많은데 그 사람이 읽었는지 안 읽었는지 모르잖아요. 이런 점 때문에 업무 전용 메신저를 찾다가 잔디를 알게 됐어요.
– 업무 카톡 탈출하고 싶다면? 카톡 vs 잔디 비교 글 읽어보기
l 써보니 어떤가요?
먼저 업무용 메신저, 개인 메신저가 구분된다는 점이 제일 좋아요. 또 카카오톡을 쓸 때 느꼈던 불편한 점들을 잔디에서는 모두 해결되어 있어요. 모든 대화 내용과 파일이 남아 있고, 통합 검색 기능으로 원하는 내용을 바로 찾을 수 있어요. 누가 읽었는지 확인도 할 수 있고 멘션 기능이 있어 편리해요.
그리고 저는 웬만한 토픽에는 다 들어가 있어요. 외부 일정이 많은 편인데 잔디에 올라오는 대화 내용을 보면서 사무실에서 어떤 일들이 있는지 파악하고 있어요. 덕분에 놓치는 정보가 줄어들었죠.
l 가장 활발한 토픽은 뭔가요?
- 점심은 중요하다
보통 가장 활발한 토픽이에요. 재밌는 건, 어떤 토픽이 활발한지에 따라 사내 분위기를 대충은 읽을 수 있더라구요. 분위기가 조금 안좋은 날이면 점심 토픽도 조용해요.
- Show_me_the_money
최근에 제가 가장 많이 사용하는 토픽이에요. 세금계산서를 처리하는 방인데, 담당 회계사님을 준회원으로 초대해 업무를 처리하고 있어요.
자주 사용하는 토픽은 자연스럽게 생긴 토픽인 것 같아요. ‘이거 하자’라고 해서 잘 돌아가는 경우는 별로 없었고 정말 필요해서 만들면 잘 사용하게 되더라고요.
l 다른 토픽들도 소개해주세요.
- ㅍㅍㅅㅅ에 실을 수 있겠습니까?
각자 잉여짓 콘텐츠 발굴을 하면서 ㅍㅍㅅㅅ에 실을만한 글을 공유하는 토픽이에요. 페이스북에서 남기던 댓글이 그대로 토픽 이름이 됐어요.
- 수불석권의 방
참고할 만한 내용이나 재밌는 내용을 내부적으로 공유하고 싶을 땐 이 토픽에 링크를 던져요.
- CEO 어록
사실 대표가 외근을 다녀오면 또 어디서 놀다 왔다는 오해(?)를 받기도 하잖아요. 그래서 미팅을 다녀오고나서 이런 걸 보고 듣고 왔다고 공유하는 토픽이에요.
정보를 많이 공유하는 편인데, 내가 무심코 공유한 것이 누군가에겐 중요한 정보가 될 수도 있다고 생각해요.
l 잔디에서 잘 사용하고 있는 기능이 뭔가요?
- 할 일(To Do) : 외근이 많기 때문에 이동 중에 모바일로 잔디를 볼 때가 많은데, 잔디 메시지를 바로 할 일로 바꿔서 기록할 수 있어 편리해요.
- 보드뷰 : 게시판처럼 내용을 올릴 수 있어서 공지사항이나 피드백이 필요한 정보를 공유할 때 유용해요. 미팅 정리방을 보드뷰로 쓰고 있어요.
l 잔디 말고 써 본 툴이 있나요?
슬랙도 써봤어요. 그런데 사실 제 입장에서는 슬랙이나 잔디나 큰 차이점을 모르겠더라고요. 슬랙에 이런 저런 연동 기능을 많이 있는데 사실 저는 많이 사용해 볼 일이 없었어요. 개발 중심 조직에서야 잘 쓰겠지만 저희 같은 미디어는 잔디가 오히려 한국어 지원도 되고, 문제 있으면 바로 고객지원도 받을 수 있고, 카톡 쓰는것과 크게 다르지 않아서 더 편리해요.
잔디의 1:1 고객 지원
l 협업툴을 도입할 때 중요하게 생각하는 점이 있다면요?
누군가는 책임자가 되어야만 해요. 툴을 잘 쓰기 위해 노력하는 존재가 필요하죠. 특히 노션이나 트렐로 같은 툴은 누군가가 붙잡고 관리하지 않으면 잘 사용하지 않게 되더라고요. 잔디가 메신저 기반으로 자연스럽게 사용하게 되긴 하지만 사실 기본적인 것들 외에도 다양한 기능이 많이 있잖아요. 그런 것들을 누군가 먼저 관심을 갖고 알아보고 알려주면 좋을 것 같아요. 누군가는 쓸 수도 있고, 또 누군가는 안쓰겠지만 아예 정보가 없으면 아무도 못 쓸테니까요. 저도 오늘 잔디와 인터뷰 하며 알게 된 기능들을 직원들과 공유하려고 해요.
l 어떤 회사에 잔디를 추천하나요?
다양한 연령대가 함께 일하는 회사들 중 협업의 니즈가 있다면 잔디를 추천해요. 슬랙과 같은 외산 툴과는 다르게 한국어 지원도 되고, 신입부터 이사님까지 다양한 연령대의 사람들이 모두 쉽게 사용할 수 있거든요. 물론 자체적으로 사용하는 메신저가 있을 수도 있지만 잔디는 일반 채팅이 아니라 주제별 토픽을 만들 수 있어서 개념이 조금 달라요. 이미 좋은 솔루션이 나와 있으니 일부 팀에서부터 먼저 테스트해보면서 도입을 고민해보면 좋을 것 같아요.
