[물류] 남성해운이 전화, 메일, 팩스에서 벗어나 선택한 것은?

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안녕하세요! 남성해운의 전산 유지보수 업무, 서버 인프라 자원을 담당하고 있는 정보관리 팀의 황인선입니다. 전반적인 IT 업무를 관리하고 잔디 메신저 도입의 전 과정을 도맡아서 진행하였기에 인터뷰를 진행하게 되었습니다. 이번 인터뷰는 중국 지역 커뮤니케이션을 맡고 계신 경영지원 팀의 김주희 님도 함께 하였습니다.

 

ㅣ전세계 물류의 허브, 남성해운을 소개해 주세요.

남성해운은 1953년 설립된 컨테이너 정기선사로 대한민국 최초의 민간 외항선사입니다.

남성해운은 20여 척의 컨테이너 자사선과 다양한 용선 선대, 500여 명의 숙련된 해운 전문 인력 및 고객 편의성을 극대화한 최첨단 IT 시스템을 통하여 국내 6개, 일본 내 34개, 중국 내 10개, 홍콩/베트남/필리핀 등 동남아시아 내 7개 포트를 보다 신속하고 정확하게 연결함으로써 아시아 물류 네트워크의 혁신을 주도하고 있습니다.

남성해운은 컨테이너 정기선 서비스 이외에 벌크선 서비스, 국제 물류 주선업, 선박 관리업, 육상 트럭킹 사업 등 지속적인 사업 확장을 통해 다양한 서비스를 제공하는 동시에 고객과의 신속하고 효과적인 커뮤니케이션이 가능한 IT 시스템인 NSICON을 개발하여 고객 니즈에 신속하게 대응하고 있으며, 선박/화물 위치 등 고객이 원하는 정보를 실시간으로 제공함으로써 고객의 편의를 더욱 높이고 있습니다.

 

 

 

ㅣ협업툴 잔디를 도입한 이유는 무엇인가요? 

 잔디는 남성해운의 첫 사내 메신저입니다.

잔디 도입 전에는 회사 공용 업무 메신저가 없었습니다. 해운업 특성상 여러 해외 지사와 함께 일을 하는데 한 명의 직원이 스카이프, 위챗, 카카오톡, 네이트온 등 메신저만 4~5개를 사용했습니다. 뿐만 아니라 전화, 팩스, 메일까지 분산이 되어 업무에 방해가 되었습니다.

업무 이메일의 대한 피드백이 늦어서 불편하다는 의견이 많았고, 제가 담당하는 정보 관리팀에는 전산 문의가 매일 빗발쳤어요. 답변이 늦어지니까 리마인드 이메일이 계속되는 현상이 지속되었습니다.

그러던 중 해외 지점에서 먼저 메신저를 통합하자는 의견이 나왔습니다. 빠른 피드백을 받고, 이메일과 전화를 분산하는 것을 목표로 사내 메신저 도입을 고려하게 되었습니다.

 

 

l 잔디가 정착되기까지

PoC를 통해 충분한 사용성 검증 기간을 거쳤습니다. 

‘메신저를 도입해보자!’로 결정을 한 후 짧은 리서치 시간을 가졌습니다. 잔디는 초기부터 고객 지원이 원활했고, 다수의 고객 성공 사례를 보면서 믿고 선택할 수 있었어요.

현재 잔디를 유료로 사용 중인데, 유료로 전환하기 전에 PoC 기간을 6개월 간 가졌고 각 부서당 1~2명을 선택하여 워크(Work) 그룹을 만들어서 진행했습니다. 

잔디 PoC를 위한 사내 PT도 진행했습니다. 어떤 방식으로 잔디를 도입할 거고, 테스트 기간은 몇 개월 동안 진행할 것인지, 함께 테스트를 진행할 워크 그룹의 인원을 안내하고 ‘이메일보다는 잔디를 써달라’는 요청을 하였습니다. 워크그룹의 잔디 이해를 돕기 위해 “팀 = 남성해운”, “토픽 = 각 부서”로 생각하면 된다고 설명을 했고 토픽은 각 부서마다 그리고 해외는 사무소마다, 대리점은 대리점끼리 모아서 토픽을 정리했습니다.

워크 그룹 사용자들에게는 잔디 이용 후에 설문조사를 했고 메신저 도입에 대해서 어떻게 생각하는지, 잔디 도입이 괜찮을지를 검증하고 사장님 보고를 올렸습니다. 

워크 그룹이 총 15명 미만이었는데 전체 회사 규모에 비해서 사용인원이 너무 적다는 생각이 들더라고요, 그래서 남성해운 전사 인원을 잔디 정회원으로 모두 등록 시켰습니다. (*꿀팁: 100명 이상 인원은 잔디팀에서 직접 지원해줍니다.)

 

‘잔디’ 보고서 목차 구성

  • 왜 잔디인가?
  • 잔디 구성 (잔디의 구성과 남성해운에 적용한 모습)
  • 업무 효율이 일어나는 부분, 기존 업무의 변화
  • 어떻게? (잔디 도입 주체 부서와 목표 설정, 주요 추진 항목, 워킹그룹 등)
  • 잔디 환경 구성 (기능)
  • 운영 방안 (일정 별)

 

 

l 잔디 Before & After

주간 미팅 보고는 잔디로!

주간 보고를 위한 오프라인 미팅은 진행하지 않습니다. 담당자가 보고 사항을 취합해서 잔디로 보고를 진행합니다. 또한, 이전에는 공지사항을 읽었는지 안 읽었는지 확인이 불가능했는데 메시지 수신확인이 되기 때문에 잔디로 공지하고 있습니다.

 

해외 사무소, 대리점에서 모두 잔디를 사용합니다.

남성해운, 동영해운, 동주 마리타임 , 법인사 등 해외 사무소, 대리점이 모두 잔디를 사용하고 있습니다. 한국어 외 영어, 중국어, 일어, 베트남어를 지원하고 있어 국내, 일본, 중국, 홍콩, 베트남, 필리핀 등 해외 사무소와 대리점 인원이 모두 손쉽게 잔디에 적응할 수 있었습니다.

특히 일본의 서브 로컬 지역 대리점들은 모두 준회원으로 초대해서 이용 중입니다. 로컬 직원들도 라인을 이용하는 것보다 편리하다고 생각하기에 일본에서도 많이 사용합니다.

 

전화, 이메일 수가 많이 줄었습니다.

이메일은 형식적이라 간단한 내용도 시간이 많이 걸리고 피드백도 늦어 업무 진행이 느렸습니다. 결국 이메일을 보내고도 전화를 통해 컨펌하는 경우가 많았으며, 이런 경우에는 기록이 남지 않거나 공유가 되지 않아 또 다른 문제점이 발생했습니다. 잔디 도입 후 이메일과 전화의 빈도 수가 현저히 줄었고, 업무 진행도 더 빨라졌습니다.

외부로 나가는 공식적인 업무는 이메일을 사용하지만 내부에서 오고 가는 내용은 모두 잔디로 주고받습니다.

 

 

l  토픽 살펴보기

  • 주간 보고

정보관리팀 주간보고 및 공지사항 토픽입니다. 담당자가 자료를 취합해서 토픽에 올리면 파일을 확인하는 것으로 오프라인 미팅을 대체합니다.

 

  • Board

공지 사항 토픽으로 이용하는 Board 토픽입니다. 팀의 정회원들만 참여가 가능한 ‘기본 토픽‘을 공지사항 토픽으로 이용하고 있습니다. 이 토픽은 ‘읽기 전용‘으로 설정했기 때문에 관리자 외 다른 멤버들은 메시지나 댓글을 달 수 없어 공지 용도로만 심플하게 이용합니다.

또한, 한국인이 아닌 해외 직원들이 많기에 모든 공지사항은 영문으로 작성하고, 전사 직원들의 이름은 영문으로 작성하는 문화를 갖고 있습니다.

 

  • 부킹섹션&정보관리팀

부킹섹션팀과 정보관리팀 업무를 위한 토픽입니다. 부킹섹션 팀에서 문의하면 정보관리 팀에서 가이드를 줍니다. 매일 진행하는 물류 시스템의 선박 스케줄 관리는 특정 스케줄이 확인되지 않는 경우 이 토픽 방에서 확인할 수 있습니다. 

 

  • 뉴스

해운 관련 뉴스를 받아 보는 토픽입니다. RSS 연동해서 전반적인 해운업 관련 기사를 구독하고 있습니다.

 

 

l 남성해운이 스마트하게 잔디 사용하는 법

웹훅 API를 활용해서 고객의 니즈에 빠르게 대응

남성해운 홈페이지에서 고객 게시글이 등록되면 ‘홈페이지 게시글 토픽’에 알림이 옵니다.  웹훅(Webhook) 연동을 이용해서 잔디로 고객의 요청을 빠르게 확인하고 대응이 가능합니다.

예를 들어 홈페이지에서 화주(남성해운 선박-컨테이너 정기선-에 물건을 싣으려고 하는 사람. 즉, 컨테이너 내 물건을 수출하려는 사람)들이 회원 가입이나 기타 요청 사항이 있을 경우, 각 담당자들이 웹훅으로 알림을 받아 봅니다. 회원 가입은 단순히 회원 가입으로 완료되는 것이 아니라 화주마다 각각의 승인이 필요합니다. 지역마다 승인하는 사람이 별도 지정되어 있기 때문에 요청을 보고 승인이 필요한지, 사업자 번호가 필요한지 확인하여 담당자가 진행합니다.

남성해운 내 홈페이지 E-service 문의

 

 

 

수입 세관 신고 알림 

국제 물류 업무 중 중요한 것 하나는 수입 세관 신고입니다. 수입 세관 신고는 각 나라에 24시간이나 48시간 전에 시행해야 하는데, 담당자가 잊지 않도록 세관 신고하기 72시간 전에 잔디로 알림 메시지가 발송됩니다. 어떤 선박이 들어오고 신고를 해야 하는지 확인할 수 있는 자동 알림 시스템이 구축되어 있습니다.

 

그밖에 연동 (웹훅 정말 잘 사용하고 있는 남성해운!)

남성해운 팀에는 150개가 넘은 웹훅이 연동되어 있습니다. 프로젝트 단위나 팀 별로 토픽을 생성해서 웹훅을 연동해서 이용하고 있습니다.

 

조직도 기능으로 부서를 정리

남성 그룹을 총 4개의 하위조직으로 구성되어 있습니다. 국/내외, 부서, 회사 별로 구분하여 관리할 수 있어 편리합니다.

 

 

특정 부서는 드라이브를 이용하여 문서관리

전사가 함께 이용하고 있는 드라이브는 아니지만 특정 해외 지사에서 드라이브를 잘 활용하고 있습니다. 대화방에 업로드하는 파일보다 드라이브에 모아 관리를 하면 한눈에 보기 편하다는 장점이 있습니다.

자주 사용하고 많은 사람들이 보는 파일은 드라이브를 활용하면 좋습니다.

 

비공개 토픽에서 개인 자료 관리

개인적인 팁으로 나만의 비공개 토픽을 잘 활용하고 있습니다. 회사 업무 자료도 정리하고, 전산 프로그램과 웹훅을 연동해 중요한 업무 내용들을 놓치지 않게 받아보고 있습니다.

현재 들어오는 문의 그리고 문의에 대한 처리 상황까지 확인할 수 있어서 편리합니다.

 

편리한 캡처(Capture) 기능

PC 잔디의 캡처 기능을 유용하게 사용하고 있습니다. 공유해야 하는 내용을 캡처하여 ‘저장’하거나 ‘잔디로 공유’ 그리고 캡처한 이미지 위에 텍스트를 쓰는 등 간단한 편집도 가능합니다.

 

 

 

l 잔디를 추천합니다!

“전화와 팩스, 이메일을 줄이고 싶다면 잔디를 선택하세요.”

 

과중한 전화, 팩스, 메일 업무, 커뮤니케이션의 분산으로 업무 능률이 저하되던 때에 잔디를 도입했습니다. 사내 메신저 하나만으로 빠른 피드백이 가능해지고 사내 업무 효율을 증대할 수 있습니다. 

 

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