[비영리] 부천국제판타스틱영화제, 준비 과정을 말하다

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[비영리] 부천국제판타스틱영화제 의 준비 과정을 말하다

| 부천국제판타스틱영화제를 소개해주세요.

부천국제판타스틱영화제(이하 : BIFAN)은 1997년 경기도 부천에서 시작해 신선하고 다양한 장르 영화를 제공하여 20년 넘게 국내/외 영화 관계자들로부터 꾸준한 지지를 받고 있습니다. 2019년에는 49개국, 284편이 상영되었으며, 게스트 1,930명과 관람객 68,079명이 참여해 성황리에 종료되었습니다. 올해로 제24회를 맞게 된 BIFAN은 07.09~07.16까지 8일간 진행될 예정이니 많은 관심과 참여 바랍니다.

김우람님 인터뷰 보러가기

 

| 조직은 어떻게 협업하나요?

사무국 아래 총 20여 명이 5개 팀, 13개 실로 나뉘어 영화제 기획부터 운영, 초청, 전략, 홍보, 외부 협력을 위해 유기적으로 협업합니다. 행사가 임박하면 계약직 직원들과 자원봉사자까지 100여 명이 무대 설치, 초청, 티켓팅 등 수많은 주제로 소통합니다.

 

| 영화제에서 협업툴이 필요한 이유는 무엇인가요?

불필요한 리소스를 현저히 줄여주었습니다. 1년에 약 10일을 위해 ‘아이디어, 기획, 운영, 실행’을 하는 동안 많은 관계자와 협업이 불가피합니다. 기존에 사용하던 네이트온이나 그룹웨어는 셀 수 없는 단체채팅방, 다운로드 기간이 만료된 파일, 사라지는 대화 내용으로 협업에 많은 문제가 있었습니다. 문제 해결을 위해 이메일로 소통했지만 파일과 업무 히스토리 검색이 어려워 여전히 불필요한 리소스가 존재했습니다. 인력 구조상 단기 근무자와의 협업 비중도 높은데, 업무 히스토리 확인이 되지 않아 검색, 교육 등 의사소통에 큰 비용을 낭비하고 있어서 이를 해결하고자 협업툴이 필요했습니다.

 

| 잔디 도입 후 무엇이 변했나요?

인식 개선

외근 시 의사소통에 대한 인식이 개선되었습니다. 기존에는 모바일 환경이 불편하여 사무실에 있을 때만 업무 소통을 하는 게 당연시되고 있었습니다. 외근도 업무 중의 하나인데 소통이 되지 않아 비용 낭비와 불편함을 초래했습니다. 잔디 도입 이후에는 모바일 환경에서도 쉽고 편하게 소통할 수 있어지자 인식 개선과 함께 협업 비중과 의사 결정 속도가 빨라지게 되었습니다. 

 

메일량 감소

사내 메일 소통량이 획기적으로 감소했습니다. 사내 공식 메일부터 초청, 대여, 섭외, 정부 부처 등 외부 메일까지 많게는 하루에 300~400통이 오가곤 했습니다. 잔디 도입 이후, 사내 메일이 대부분 사라져 현재는 80% 이상 줄어들었고, 파일과 업무 히스토리를 파악하는 시간도 줄어들어 생산성이 향상됐습니다.

 

| 잔디에서 가장 좋아하는 기능은 무엇인가요?

잔디 커넥트 (연동)

흩어진 알림을 하나로 관리해주는 잔디 커넥트를 좋아합니다. 최신 영화, 기술 소식을 받아보기 위한 RSS, 팀원들의 일정을 관리하는 구글 캘린더, 프로젝트 진행 상황을 파악하는 트렐로 등 비영리단체치고는 소프트웨어를 많이 활용하고 있습니다. 여러 소프트웨어를 사용하는 만큼 알림들이 제각각 울려 불편했는데 잔디가 모두 해결해주었습니다. 잔디 커넥트 정말 최고입니다. (만세!)

 

 

멘션, 알림센터

BIFAN에는 일주일에 2~3회만 사무실로 출근하는 전문 위원 분들이 계십니다. 상주 인원은 전문 위원 분들께서 사무실에 오지 않으셔도 잔디 메시지를 통해 프로젝트 진행 상황을 따로 브리핑하지 않아도 되니 회의 시간을 줄일 수 있지만, 전문 위원 분들은 많이 쌓여있는 메시지를 모두 읽어야 해서 피로감이 든다는 피드백을 받았습니다. 전문 위원 분들께 알림 센터에 본인이 멘션된 메시지만 읽을 수 있다고 알려드리니 상당히 편리하다는 피드백과 함께 그분들의 잔디 만족도 또한 높아졌습니다.

 

| 토픽 살펴보기

폴더를 이용한 토픽 구분

제가 속해 있는 VR팀이 가장 위, 개인 토픽, 노조, 사무국 순으로 되어 있습니다. 매년 새로운 토픽이 생성되기 때문에 기간이 지난 토픽들은 아카이브 해두고 필요할 때마다 찾아보고 있습니다.

 

토픽 목록

[사무국], [전체] 등 대괄호를 이용해 카테고리를 구분하고 토픽명을 최대한 간결하게 만들고 있습니다.

 

  • [사무국] 판타스틱오피스 모두

매주 금요일 오전 9시, 주간 업무 보고를 위해 구글 캘린더의 반복 일정을 등록해뒀습니다. 매시간 문서를 찾을 필요 없이 토픽 참여자가 구글 캘린더 알림 내 링크로 접속하여 주간 업무 보고를 작성할 수 있습니다.

 

  • [IFFR Pro x VR Days] 일정 알림 

IFFR Pro X VR Days 일정 알림 토픽은 매월 11월 열리는 VR 스토리텔링 프로젝트 행사에서 선정된 작품과 로테르담 영화제(IFFR: International Film Festival Rotterdam)의 협업을 위한 토픽입니다.

 

  • [전체] 조금씩 익숙해지기

‘조금씩 익숙해지기’ 토픽은 잔디 활용 팁을 알려드리기 위한 토픽입니다. 잔디를 조금 더 스마트하게 사용하기 위해 전사적으로 사용하고 있습니다.

 

| 잔디를 추천한다면?

 

다른 행사 운영 단체의 사례가 궁금하시다면?

 

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